確定申告と支払調書の関係とは？必要性について解説

確定申告の時期が来ると、報酬や配当金などの支払いを受けていた場合、支払った側から「支払調書」が送られてきます。支払調書には、支払金額と源泉徴収税額が記載されることになっています。

この支払調書はそもそも何のためにあるのでしょうか。また、確定申告に必要な書類なのでしょうか。

ここでは、徴税システムやビジネスの現場において、支払調書がどのような機能を果たしているかについて解説します。

支払調書とは

支払調書とは、報酬や契約金、料金、配当金などを支払った側（企業や個人事業主など）が作成する書類です。

以下で具体例を紹介します。

・報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
・生命保険契約等の一時金の支払調書
・退職手当等受給者別支払調書
・株式等、譲渡の対価等の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・不動産等の譲受け対価の支払調書

このうちビジネス上の取引に関連するものは、主に「報酬や料金、契約金、賞金の支払調書」です。

報酬を支払った側は、この支払調書に支払った相手の名前や住所、支払金額、源泉徴収税額を記入します。

報酬を支払った側は、上記のように作成した支払調書を税務署に提出します。

支払った側が、税務署に対して「誰々に対して、このような支払いを行いました」という報告をすることは、税務署側が支払い先や支払い額を認識して、報酬を受け取った者からの税の徴収漏れを防ぐ役目を果たします。

言い換えると、支払いを受けた側が確定申告をしなかったとしても、税務署が「その人がどれくらいの支払いを受けているか」を調査することは可能なのです。

支払った側が支払調書を税務署に提出することは法律で義務付けられていますが、支払いの内容や金額によっては、税務署への提出が免除されているものも一部あります。国税庁のサイトや税務署の担当部署で確認しましょう。

一方、支払いを受けた側は支払調書をもとに確定申告の書類を作成することも多いと思います。

そのため、個人事業主やフリーランスとして働く方のなかには、確定申告書には支払調書を添付する必要があると考えて、1年分の支払調書を保管している方もいるでしょう。

実は、税務署に提出する確定申告書に支払調書を添付する義務はありません。添付しても構いませんが、添付しなくても違反にはならないのです。

そもそも、正確な収入額と源泉徴収額が分かっていれば確定申告の書類は作ることができます。ですから、支払いを受けた側にとって支払調書を受け取ることや保管することはそれほど重要ではない書類ということになります。

それよりも、日々の取引をきちんと帳簿や確定申告ソフトなどにつけて、自分で管理して、請求額や受取額を把握しておくことが大切です。

このように、報酬の支払いを受けた側にとって、税務署への支払調書の提出には法的な義務が生じる書類でないのにもかかわらず、ビジネスの現場では支払調書が発行されていることを、不思議に思う方もいらっしゃるかもしれません。

支払調書を送るという行為は、もともとは支払った側が支払った相手に対して、「自分たちは1年間分の支払額を集計するのだから、教えてあげた方が便利だろう」という親切心からのサービスの一環として行ったことでした。それが一般化し、慣習となったためではないかと考えられています。

報酬などの支払いを受けたときに、支払った側から送られてくる支払調書は単なる慣習であり、受け取った側が確定申告する際に必要な書類ではありません。

自分で、支払われた金額と源泉徴収額を管理していれば、支払調書がなくても確定申告書を作成することはできます。しかし、支払調書があると便利なことも確かです。

支払調書の意義を知って、適切な取扱いを行いましょう。

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ハンドメイド作家・ブロガー佐藤せりな様

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：大道智之 (税理士)
税理士法人ナレッジラボ代表社員
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