Digitalisierung in der Hochschulverwaltung

Die digitale Transformation hat auch die Hochschulverwaltung und das Hochschulmanagement erfasst. So ist es heute vielfach möglich, die Studienzulassung oder die Prüfungsanmeldung bequem per Mausklick oder durch Wischen am Smartphone erledigen. Aber nicht nur das. Digitale Technologien ermöglichen völlig neue Verwaltungsabläufe und Formen der Zusammenarbeit an Hochschulen.

e-Administration lautet das Schlagwort für Digitalisierung in Verwaltung und Management. Gemeint ist, Verwaltungsabläufe durch digitalisierte Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten. Das ist kein Selbstzweck, sondern dient primär dazu, die Hauptaufgaben einer Organisation effizienter und effektiver erledigen zu können. Studierende müssen etwa so Anträge, Zeugnisse und Unterlagen nur mehr einmal einbringen, weil sie dann zentral gespeichert werden und problemlos verschiedene Stellen gleichzeitig auf sie zugreifen können. Das spart nicht nur ihnen unnötig viel Zeit und umständliche Wege, sondern auch den Mitarbeiter/inne/n in der Hochschulverwaltung, die sich dann intensiver anderen Aufgaben widmen können.

Digitale Verwaltung verschafft Freiräume für Forschung

Was allgemein auf das Verwaltungspersonal an Hochschulen zutrifft, gilt umso mehr für die Wissenschaftler/innen, die im Rahmen ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit auch zahlreiche bürokratischen und administrativen Aufgaben (etwa Beurteilungen von Studienleistungen, Beantragung von Fördermitteln oder Personal etc.) zu erledigen haben. Die digitale Verwaltung, kann ihnen hier Freiräume verschaffen, vorausgesetzt, die jeweilige Hochschule verfügt über die entsprechende technische Infrastruktur und Ausstattung, die es ihnen möglich macht, auf die Daten zuzugreifen, sie zentral zu speichern und sie weiterzuverarbeiten. Dazu bedarf es freilich auch des entsprechend geschulten Personals für Wartung und Weiterentwicklung dieser Systeme.

Einsatz von Campus-Management-Systemen

Die Digitalisierung in der Verwaltung hat aber auch Auswirkungen auf den Lehr- und Forschungsprozess an sich. Man denke an studienzentrierte Campus-Management-Systeme, wie sie bereits vielfach im Einsatz sind, und die die individuelle Begleitung des einzelnen Studierenden von der Zulassung bis zum Studienabschluss möglich machen (= Student Life-Cycle Management). Und die den Hochschulen wichtige Informationen über mögliche Barrieren und Stolpersteine im Studium liefern. Campus-Management-Systeme können jedoch auch zur verbesserten Kommunikation mit Studieninteressierten, Studierenden, Lehrenden und Forschenden sowie für Marketing und Werbung eingesetzt werden. Darüber hinaus lassen sich damit etwa auch die Alumni-Verwaltung oder Sponsoring abwickeln.

Mehr Kostentransparenz durch IT-Unterstützung

Darüber hinaus benötigen Hochschulen – wie andere Organisationen dieser Größenordnungen – integrierte Systeme zur Unterstützung der Finanz- und der Personaladministration, des Controllings sowie der Beschaffungsprozesse. Die Digitalisierung kann ihnen in diesem Zusammenhang zu mehr Prozess- und Kostentransparenz verhelfen.

Digitalisierung der Universitätsverwaltung in den Leistungsvereinbarungen

Der Digitalisierungsschwerpunkt, den die Leistungsvereinbarungen 2019 bis 2021 inhaltlich setzen, bezieht sich daher auch auf die Digitalisierung der Verwaltung. Sie ist einer der wesentlichen Bereiche in den institutionellen Digitalisierungsstrategien, die nun alle öffentlichen Universitäten ausarbeiten und vorlegen sollen. Darüber hinaus haben sich einige Universitäten auch bereits zu konkreten Maßnahmen verpflichtet.

Ausschreibung zur digitalen und sozialen Transformation in der Hochschulbildung

Auch abseits der Leistungsvereinbarungen fördert das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) schon seit vielen Jahren Projekte, die sich um die Digitalisierung der Hochschulverwaltung drehen. Bisher hatte es aber noch keine explizite Ausschreibung dafür gegeben, wie das nun mit jener „zur digitalen und sozialen Transformation in der Hochschulbildung“ der Fall ist. Deren Auswahlergebnisse wurden am 20. Jänner 2020 im Rahmen einer BMBWF-Veranstaltung präsentiert.

Von den 71 Einreichungen hat eine Fach- und Expert/inn/enjury jene zukunfts- und richtungsweisenden Vorhaben ausgewählt, die für sie das Potenzial aufweisen, das gesamte Universitäts- und Hochschulsystem in Österreich innovativ und leistungsfähig zu gestalten. Darunter finden sich auch einige, die die Digitalisierung der Hochschulverwaltung zum Ziel haben. Ein prominentes Beispiel ist „Austrian University Toolkit“, mit dem unter der Federführung der Technischen Universität Graz und ihren Partnerinstitutionen ein digitaler Baukasten aus IT-Anwendungen und Applikationen entwickelt werden soll, der Verwaltungsprozesse an Hochschulen vereinfacht. Ein anderes ist „Mobile First for Students“ unter dem Lead der Wirtschaftsuniversität Wien, mit dem das Smartphone zum Universalgerät für alle hochschulischen Angelegenheiten umfunktioniert werden soll.

BMBWF-Broschüre mit allen 35 ausgewählten Digitalisierungsprojekten

Eine Beschreibung zu allen 35 Digitalisierungsprojekten, die es in die Auswahl der Ausschreibung geschafft haben finden Sie in der Broschüre „Digitale und soziale Transformation in der Hochschulbildung. Ausgewählte Digitalisierungsvorhaben an öffentlichen Universitäten 2020 bis 2024“.

Downloads

BMBWF-Broschüre „Digitale und soziale Transformation in der Hochschulbildung. Auswählte Digitalisierungsvorhaben an öffentlichen Universitäten"