手書き用紙・PDF文書を LibreOffice Calc で入力・編集できるように変換

0. 目次

• 大雑把で良いから、手書き用紙・PDF文書を PC で簡単に入力・編集できるようにしたい
• 2. 対象の画像を得る
• 3. ページ、列幅の設定
• 4. 対象画像の設定
• 5. 行の高さとセルの結合
• 6. 入力のサポート

 

1. 大雑把で良いから、手書き用紙・PDF文書を PC で簡単に入力・編集できるようにしたい

手書き用紙やPDF文書を PC で入力しやすくできるよう変換したい。

PDF には、フィールドに文字を入力するための PDFフォーム という機能が用意されている。ただし、様々なサイトで配布されている PDFファイル には、フォーム が設定されていない。そのため、自力で入力フィールドに合わせて文字を入力し、印刷しなければならないことがある。

しかし、繰り返し使う文書である場合、PDFフォーム が設定されていないと、文字入力をする前にフィールドのサイズに合わせて、文字列の範囲を指定しないといけないので手間がかかる。 (+_+)

 

a. Acrobat の PDF フォーム

Acrobat を持っていれば、割と簡単に PDFフォーム を作成できる。(メニューより、表示 > ツール > フォーム)

Acrobat を持っていない場合、いくつかのやり方がある。

 

b. LibreOffice Calc で大雑把に作る

ここでは LibreOffice Calc を利用する。方法としてはかなり大雑把だけれど、手っ取り早い。

ただし、あまり複雑な文書には向いてないし、正攻法という感じはしない。

しかし、表計算の機能を必要とする文書では、お手軽に計算式を利用できるというメリットはある。

 

2. 対象の画像を得る

例えば、名古屋市（暮らしの情報） > 住民票の写し等交付申請書 の場合。

最初に申請書の画像を得る。実際に用紙を持っているなら、スキャナで取り込み画像化する。上記のPDF ファイルからなら、PDF-XChange Viewer で画像としてエクスポートする。

 

3. ページ、列幅の設定

a. 余白、ヘッダー、フッターをなくす

次に、LibreOffice Calc を起動し、ページの余白をなくすために 0.00 cm に設定する。

• メニューより、書式 > ページ

同ダイアログにおいて、ヘッダーとフッターも付けないようにチェックを外しておく。

 

b. 列幅を設定する

予め列幅を 0.10cm に設定しておく。そのために、

1. 全てのセルを選択しておき、列の見出しで右クリック > 列幅 を選択。
2. 幅を 0.10 cm に指定する。

 

4. 対象画像の設定

a. 画像を読込み、背景に配置する

この状態で対象の画像を読み込み、左上に配置する。

その後、画像を右クリック > 整列 > 背景へ を選択する。

背景に配置した画像を調整したい場合、

• メニューより、表示 > ナビゲーター

において対象画像を選択することにより、再び操作できるようになる。

 

b. サイズの微調整

ところで、対象の PDF ファイルは A4 横。オリジナルの画像サイズは 210mm × 297mm。

LibreOffice Calc 4.4.3.2 では、上記の画像を読み込み、印刷プレビューを確認すると A4 サイズに納まらない。そこで、対象画像を縦横 1mm ずつ縮める。

1. 前述の通り、ナビゲーターで画像を選択し、画像を右クリック > 位置とサイズ を選択。
2. 「縦横比を固定する」にチェックを入れた後、サイズの幅、高さを 0.10 cm 小さくする。

この状態で一度「印刷プレビュー」を表示し、閉じると、表計算の入力画面に印刷のガイドが表示される。行の高を少しだけ調整すると、A4 1 枚に納めることができることを確認できる。

 

5. 行の高さとセルの結合

a. 入力フィールドに合わせて、行の高さを調整

次に、入力フィールドやチェックマークのサイズに合わせて、行の高さ上から調整していく。

 

b. フィールドに合わせてセルの結合

後は、入力フィールド、チェックボックスに該当する箇所に対して、大雑把に「セルの結合」を行なう。

列幅は、最初に 0.10 cm に設定してあるので微調整は必要ないことが多い。セルの結合には、ショートカットキーを割当てておくと便利。

 

6. 入力のサポート

a. 文字サイズを入力に合わせて変更

入力文字数が変化したときに合わせてフォントサイズを自動で変更されるように、

• セルの書式設定 > 配置 > プロパティ > セルサイズに合わせて縮小

を選択しておく。

ただし、「テキストを自動的に折り返す」機能と同時には使えないようだ。

• 配置 - LibreOffice Help

そのような場合は、「テキストを自動的に折り返す」設定をしておき、文字を入力するときに、手動でテキストサイズを設定する。

cf. LibreOffice Calc でセルに複数行を入力

 

b. 計算式を入力

計算で自動的に求めることができるセルには、関数を入力し、書式を設定しておく。

例えば、「日付」を入力するフィールドを自動的に入力したい場合、

1. 「年、月、日」のセルに =today() を入力
2. 各セルで右クリック > セルの書式設定 を選択し、ユーザー定義カテゴリーにおいて 日付の書式 を入力する。

 

c. テンプレートファイルとして保存

最後に、ファイルをテンプレートとして保存する。

メニューより、ファイル > 名前を付けて保存 において、

• 「ファイルの種類」として「ODF 表計算ドキュメントテンプレート (.ots) (*.ots)」

を選択する。

これにより、テンプレートファイルを開くと、テンプレートを元に新しく LibreOffice Calc のファイルが作られる。

PDF を画像に変換する 4Videosoft Free PDF to JPEG Converter

1. PDF-XChange Viewer

PDF を画像に変換するには PDF-XChange Viewer を用いる。

• メニューより、ファイル > エクスポート > イメージへエクスポート

1. イメージの種類を決定
2. 保存先のフォルダを選択
3. ファイル名: マクロから選択する

例えば、以下はファイル名を「ファイル名」「ページ番号」としている。

しかし、100 ページ以上ある PDF を変換したら、一部が真っ白になり、ちゃんと変換されなかった。 (+_+)

 

2. Smallpdf.com

オンラインで PDF を画像に変換するには、

• Smallpdf.com > PDF to JPG

Smallpdf.com では様々なファイルの変換に対応している。

オンラインでもセキュリティについては考えられているとのこと。

PDF to JPG によると、

Secure online conversion

Your PDF and JPG files will be deleted from our servers an hour after the conversion. No-one has access to those files and your privacy is guaranteed.

ただし、上記の PDF を変換したら、全て変換されたが、ページがバラバラになってしまった。 (+_+)

 

3. 4Videosoft Free PDF to JPEG Converter

上記 2 つが上手く変換できなかったので

• 4Videosoft Free PDF to JPEG Converter

を利用した。このアプリでは、問題なく変換することができた。

1. PDF を D&D
2. Output Folder を決める
3. Convert ボタンを押す
4. Open ボタンを押して、変換された結果を表示する。

 

4. Acrobat

Acrobat を持っているなら、

• メニューより、ファイル > 名前を付けて保存 > 画像 > JPEG

流石に何の問題なく、変換された。

 

• cf. PDF を他のファイル形式で書き出す方法 （Acrobat X）

文字をコピーすると文字化し、内容を検索できない PDF ファイルを Adobe Acrobat Standard で OCR

1. PDF の内容を検索できない

ある PDF 文書の内容を検索したが、文字列がヒットしなかった。文字は画像ではなく、「選択ツール」で選択できる。しかし、目の前に見えている文字を検索しても、見つからない。

PDF 内の文字列を選択しコピーして、テキストエディタに貼りつけたら、なぜか文字化けした。恐らく、これが文字を検索できない原因と関係していそうだ。

Adobe Acrobat 11
Standard Windows版

これに対して、Adobe® Acrobat® Standard を利用し、

1. PDF を画像に変換した後、
2. OCR 機能を使い、
3. PDF を作りなおした。

これにより、PDF 内を検索できるようになった。

 

2. 画像として保存する

最初に、対象の PDF ファイルを開き、画像として保存する。

• ファイル > 名前を付けて保存 > 画像 > JPEG

複数のページがある場合、

XXXXX_ページ[ページ番号].jpg

という名前のファイルが複数できる。

 

3. ファイルを降順に表示し、追加

まず、1 ページ目となる画像ファイルを Adobe Acrobat で開く。

「ページサムネイル」ボタンを押す。

複数の画像ページがある場合、エクスプローラーでファイルの「名前」の降順に並び替える。

2ページ目以降の画像ファイルを選択し、先ほど Adobe Acrobat で開いた 1ページ目のサムネイルの後ろに D&D する。

ちなみに、「名前」を降順にしないと、ページが逆順になってしまった。

 

4. OCR 機能を利用

メニューより、

• 表示 > ツール > テキスト認識

を選択し、

このファイル内

をクリックする。

「すべてのページ」を対象にテキストの認識を行う。

最後に、メニューより、

• ファイル > 名前を付けて保存

 

Adobe Acrobat Standard

FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500

Adobe® Acrobat® Standard は、ScanSnap iX500 : 富士通 を購入したら、付属してきた。

Adobe Acrobat XI Standard の値段を見ると、このスキャナーはお得だったのかな。

 

参考サイト

• [ 裏ワザ ] PDFファイルが文字化け!? 画像変換して文字認識すると簡単に直ります! | yossense
• ScanSnapOrganizer以外で制作したPDFを読み込む方法
• Adobe Community: acrobat XI proへのアップグレードについて

PDF ファイルの比較 - xdocdiff WinMerge Plugin

1. WinMerge と xdocdiff

2 つの PDF ファイルを比較し、変更点を確認したい。

xdocdiff WinMerge Plugin は、

diffツールであるWinMergeで、 Word、Excel、PowerPoint、pdf、その他のファイルを比較し差分を見られるようにするプラグインです。

WinMerge via kwout

WinMerge の 64 bit 版では xdocdiff を使えないので、WinMerge 日本語版 より 32bit版(XP以降) をダウンロードしてインストール。

 

プラグインのインストール

後は、xdocdiff WinMerge Plugin のインストール方法に従う。

xdoc2txt.exe、zlib.dllを、WinMergeのインストールフォルダ（WinMerge.exeと同じフォルダ）にコピーしてください

amb_xdocdiffPlugin.dllを、インストールフォルダのサブフォルダ"MergePlugins"にコピーしてください

(太字は引用者による)

右図のような配置になればよい。

 

2. 各種エラー

64bit版を使った場合

ちなみに、WinMerge 日本語版 の 64bit 版の場合、ファイルを比較すると、

Failed to load library!
Continue anyway?

とエラーが表示された。

 

プラグインの自動展開を忘れた場合

WinMerge のメニューより、

• プラグイン > 自動展開

が選択されていない状態で、ファイルの比較すると、

エンコーディングエラーにより情報が失われています。

とエラーが表示される。

 

3. ファイルの比較方法

1. ファイルを比較するには、WinMerge を起動
2. 比較したい 2 つのファイルを WinMerge に D&D

 

4. レポートの作成

上記の結果を他人に見せたい場合は、レポート機能を使う。

• ツール > レポートの生成

これにより HTML ファイルが作成される。

 

関連記事

• WinMerge - すぐに忘れる脳みそのための Wiki

Google ドキュメントビューアで PDF を埋め込む。特定ページを開くための URL.

1. Google ドキュメントビューアーで PDF ファイルを開く

PDF ファイルを、ブラウザに組込まれたプラグインを使わずに開くときは、

• Google ドキュメントビューア

を利用する。

Google ドキュメント - ビューア via kwout

ブラウザのデフォルトの動作として、 PDF ファイルを上記サービスで開きたいときは、Userscripts.org にある Greasemonkey スクリプトをインストールしておく。

 

2. PDF ファイルを示す URL の末尾でページを指定する

特定のページを開きたい

Google ドキュメントビューア で生成したリンクを開くと、PDF の「最初のページ」が開かれる。

特定のページを指定したい場合はどうするのだろう？

• How do I target a specific page in a PDF document with Google Docs viewer?

によると、例えば、

• http://www.scala-lang.org/docu/files/ScalaReference.pdf

を Google ドキュメントビューア を利用して開く場合のリンクは、

• http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.scala-lang.org%2Fdocu%2Ffiles%2FScalaReference.pdf

となる。

 

ページを指定する URL

3 ページ目を指定して開きたいときは、URL の末尾に

&embedded=true#:0.page.2

を追加する。

• http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.scala-lang.org%2Fdocu%2Ffiles%2FScalaReference.pdf&embedded=true#:0.page.2

ページは最後の数字で示される。1 ページ目は 0 からはじまる。

よって、開きたいページから 1 引いた数を指定する。

 

3. ウェブサイトに PDF ファイルを埋め込む場合

ウェブサイトに PDF を埋め込む場合、iframe タグを使う。

上記の例の場合、

<iframe src="http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.scala-lang.org%2Fdocu%2Ffiles%2FScalaReference.pdf&embedded=true&embedded=true" width="600" height="780" style="border: none;"></iframe>

 

ページを指定する URL

特定ページを開くための URL は、iframe タグの src 属性の末尾に

#:0.page.2

を追加する。

<iframe src="http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.scala-lang.org%2Fdocu%2Ffiles%2FScalaReference.pdf&embedded=true&embedded=true#:0.page.2" width="600" height="780" style="border: none;"></iframe>

 

4. ブラウザ内で開く PDF ファイルに対して、ページ指定をしたリンクを作成には

追記 (2011.3.16) : 普通にブラウザ内で PDF ファイルを開く場合、特定のページを指定したリンクを作成するには、PDF ファイルのリンクの末尾に、

#page=ページ数

を追加する。例えば、

• http://www.scala-lang.org/docu/files/ScalaReference.pdf

の 3 ページ目を表示させるリンクは、

• http://www.scala-lang.org/docu/files/ScalaReference.pdf#page=3

( 参考： PDFファイルに対するページ指定ハイパーリンク - 繰り言 )

ps ファイルを pdf へ変換 - PDFCreator

たまに ps ファイルを読みたいことがある。これを PDF に変換したい。

お手軽なのは PDFCreator を使うこと。インストール時のオプションで

• Associate PDFCreator with the .ps file extention

のチェックを付けておく。

インストール後に Firefox で ps ファイルを開こうとすると、以下のダイアログが表示されるので 「PDFCreator で開く」を選択。

PDFCreator で PDF を生成したら、PDF-XChange Viewer 等で PDF ファイルを開く。

 

参考記事

• PDF ファイルをマーカーを付けながら読む – PDF-XChange Viewer

PDF-XChange Viewer でコメントするときの 識別情報 (名前) を変更する

PDF で作成された文書に対して注釈を付けたい場合、PDF-XChange Viewer を使う。

このツールでコメントを付けたり、図形や矢印などのマークアップツールを使うと、デフォルトでは Windows にログインしたときのログイン名が表示される。これを変更したい。

 

方法

特定のコメントのみ変更したい場合、コメントを右クリック > 「プロパティ > 一般」の「作者」を変更する。この場合、新しくコメントを作ると前の変更は反映されない。あくまでも変更した対象が変わるだけ。

 

永続的に変更したいときは、メニューより、「編集 > 環境設定」を選択。

環境設定ダイアログの「識別情報」の「ログイン名」は固定されているので、「名前」の方に変更したい名前を入力して、OK ボタンを押す。

これにより、新しく作るコメントは上記で設定された名前となる。

内容がコピーされない PDF ファイルを作成 (2)

「内容がコピーされない PDF ファイルを作成する」の続き。

PrimoPDF と並んで定番の クセロPDF2 を使って PDF ファイルを作成していたときのこと。作成している途中でエラーが表示され、その後何をしても PDF を作成することができなくなった。エラーが表示されるけれどその意味が調べてもわからず。 (+_+) そこで別の PDF を作成するアプリを探すことに。

【レビュー】仮想プリンタとしてPDFファイルを作成 - オープンソースソフト「PDFCreator」 (1) に、おもしろそうな機能を持ったアプリが紹介されていた。

PDFファイルのほかにも、「JPEG」や「PNG」などの画像ファイルとして文書を変換できることが特徴的

オープンソースであることもよさげ。試しにこれを使ってみよう。やることは前回と同じように内容がコピーされないな PDF ファイルを作成すること。

 

インストール

PDFCreator の ダウンロード から PDFCreator_XXXXX.setup.exe をダウンロードしてインストール。

 

方法

印刷をする操作において、プリンタのプリンタ名を PDFCreator に変更する。

 

表示されたダイアログにおいて、Options ボタンを押す。

 

Formats > Security において、以下をチェックして Save 。

• Use Security
• High
• Password required to change permissions and passwords
• Copy text and images
• Modify the document
• Modify comments

 

パスワードを設定。

 

印刷できなかった理由

後でわかったのだけれど、クセロPDF2 でエラーが表示された後に PDF を作成できなくなった理由は、エラーになったものがプリンタのスプールに溜っていたからだった。 (+_+) エラーになっていたものをキャンセルしたら、また PDF を作成できるようになった。

内容がコピーされない PDF ファイルを作成する

PrimoPDF をダウンロードしてインストール。

 

方法

PDF を作成したいファイルを開いて、メニューより「ファイル > 印刷」。

プリンタ名において「PrimoPDF」を選択して、OK ボタンを押す。

PrimoPDF の設定ウィンドウが表示されるので、「PDF のセキュリティ」において「変更」ボタンを押す。

「セキュリティとパスワード」の設定ウィンドウが表示されるので、「許可」の[セキュリティ設定および指定機能の変更にパスワードが必要」にチェックを入れ、パスワードをフィールドに入力。

「テキスト、画像、およびその他の内容のコピーを有効にする」のチェックがはずれていることを確認して、OK ボタンを押す。

 

日本語ファイル名の問題

PrimoPDF – Wikipedia によると、

PrimoPDFでは、各アプリケーションからプリンタに送られるドキュメント名※をPDFのファイル名として設定していが、その中に日本語等が含まれる場合、文字化けしたファイル名となってしまう。ただし保存ウインドウで、再度日本語のファイル名を入力する事で回避することは可能。

こういった点を考えると、クセロPDF2 の方がいいだろうか。上記のセキュリティの設定の方法についてはほぼ同じようだ。

 

連続して PDF ファイルを作成

連続してファイルを PDF にしたい場合、「コントロールパネル > プリンタ と FAX 」において、PrimoPDF のアイコンに対象のファイルをドラッグ&ドロップ。

 

設定したパスワード

同様な PDF を作成するアプリによると、

パスワードを設定した場合、Adobe Acrobatなどでファイルを開いた際に、手順5.で編集の許可を設定した範囲でしか、編集することができません。Adobe Acrobatの[ファイル-文書のセキュリティ]で、手順4.で設定したパスワードを入力すると、編集を許可する範囲を変更できます。

([016031]作成するPDFファイルにパスワードを設定したい より)

つまり、PDF の内容を編集できるソフトにおいて、設定が意味を持つようだ。

関連記事

• 内容がコピーされない PDF ファイルを作成 (2)

PDF ファイルをマーカーを引きながら読む – PDF-XChange Viewer

1. PDF ファイルを Acrobat Reader で読まない理由

Adobe Reader X via kwout

ある文書を PDF ファイルで読もうと思った。

• ex. Yet Another Haskell Tutorial, PDF version

Acrobat Reader で PDF ファイルを開いた場合、読みながら、重要な箇所にマーカーを付けることができない。そのため、まとまった文書を PDF で読むことはためらわれる。

Wired-Marker via kwout

HTML で書かれた文書なら、Firefox のアドオン

• Wired-Marker

を使い、マーカーを引きながら読む。

PC で文書を読む場合に限らず、本を読むときも、色付きのボールペンやマーカーは欠かせない。線を引くと、内容が頭に入りやすい。学習するときも、効率良く吸収できる。

• cf. 色を付けて情報を構造化

 

2. PDF を HTML  に変換しようか？

ウェブに公開されている文書の場合、PDF ファイルと伴に、 HTML として提供されていることが多し。しかし、自分が読もうとした PDF ファイルには HTML 版が存在しなかった。ただし、tex で書かれた文書は存在した。（cf. Index of /yaht)

latex2html

tex の文書の場合、latex2html により HTML に変換できる。しかし、Latex の環境を整えるのは、色々と面倒そうだ。

Pandoc

Pandoc via kwout

Pandoc は、PDF を HTML に変換してくれるアプリケーション。（via MOONGIFT）

Pandoc is a Haskell library for converting from one markup format to another, and a command-line tool that uses this library. (Pandoc より)

ただし、これも設定が面倒そうだ。 (@_@;)

 

3. PDF-XChange Viewer でマーカーや線を引ける

PDF-XChange Viewer
via kwout

PDF にマーカーを引くことができるフリーソフトはないか探してみた。

PDF-XChange Viewer  (via PDFの付箋で困っています - 教えて！goo )

閲覧中のPDF文書内へ、四角形や円の囲み線を描き込むことができ、プロパティ画面で線の色や太さを設定可能。また、任意の場所へ文字を入力したり注釈を埋め込む機能も備えている。 (上記サイトより)

アプリケーションの名前は Viewer だけれど、ある程度編集もできる。

 

マーカーを引く

文書にマーカーを引くには、

1. ツールバーよりマーカーのボタンを選択し、
2. ツールのプロパティで色を選んでおいてから、
3. テキストを選択する。

ツールのプロパティで一度選択した色は、Custom Colors に配置される。再度、Custom Colors から選べば、色を素早く変更することができる。

また、「ツールの選択の維持」ボタンを押すと、マーカーを連続して引くことができる。

ツールのプロパティは、「色」を選択するときに使用する。そのため、メニューバーから分離した方が使いやすい。もし、パレットを消してしまったら、

• メニューより 表示 >ツールバー > プロパティツールバー

を選択すると、再度表示される。

Google ドキュメントでファイルをエクスポートするとコメントが消える

Goolge ドキュメントでは、複数の人が文書を閲覧、編集することができる。特に、コメントを書くことができる (右クリック > コメントの挿入) ので、一つの文書上で、複数の人が意見を書き込むとき、誰のコメントかわかりやすくてよい。

 

ファイルのエクスポート

しかし、コメントを含んだ文書を PDF 等に変換すると、コメントしたところがごっそりと消えてしまう。 (@_@;) これが Goolgle ドキュメントの仕様なのだろうけれど、知らずにコメントしまくっていたので、いざ PDF に変換して、メールで送ろうとする段になって困り果ててしまった。

 

HTML を編集

文書を HTML 表示させて (編集 > HTML を編集) 見たら、コメントしたところは、

class="writely-comment"

と指定されていた。

そこで、 HTML をエディタにコピー。置換により、上記を全て削除し、それを Google ドキュメントと置き換えた。この文書を PDF に変換 (ファイル > ファイルのエクスポート... > PDF) したら、コメントも PDF に含めることができた。

 

ただし、このままでは、Google ドキュメントにとって、コメントである部分がわからなくなるだろうから、置換する前の文書に版を戻しておいた。 PDF にする必要があり、コメントも含めたい場合に、上記の手順を踏んで作成することにした。

Firefox で PDF は やっぱり Acrobat Reader で開く

PDF ファイルへのリンクをクリックすると、 Firefox の操作が一時できなくなるのでイラっとする。 (+_+) パソコンの操作において、自分がコントロールできない、わずかな「待ち時間」がストレスになる。 PDF Download というアドオンで、PDF ファイルを開くときの動作をコントロールできるようだ。しかし、PDF ファイルを開くときは、ダウンロードして、 Acrobat Reader で開くのがシンプルでいいような気がしてきた。これなら、ダウンロード処理をしている間、別のところをブラウズしていることができる。

 

方法

1. メニューより、ツール > オプション
2. コンテンツ > ファイルタイプ の管理ボタンを押す。
3. 検索フィールドに `pdf' と入力し、フィルタリングされた行をダブルクリック。
4. 「規定のアプリケーションで開く」をチェックする。

ブラウザでの PDF の表示を早くする

Software by Joseph Cox を使ったら、こんなに高速になるとは思わなかった。快適！