語り得の世界　勝手にしないでほしい　「自動保存」

勝手にしないでほしい　「自動保存」

Microsoft officeのExcel、Word、PowerPointで、自動保存「する」がデフォルト設定になっている。
正確には、「□OneDriveとSharePoint OnlineのファイルをExcel(Word)の既定で自動保存する」というオプションである。ローカルファイルでは自動保存はオフである。

このデフォルト設定、私には百害あって一利なしの設定に思える。
ローカルファイルとオンラインファイルで扱いが違うのも変だと思うのだけれど、何より、仕事で使うファイルはOneDriveやSharePointに置かれているものが多い。
そういうファイルを開いて、うっかりどこかを触ろうものなら、すぐに自動保存されてしまう。
元のファイルはそのまま残して別名で保存しようと思っても後の祭である。

Microsoftの見解では、同じファイルを複数人が共同で作業している場合に、すぐに反映されることにメリットがあるとしている。

⇒管理者が自動保存について知っておくべきこと(Microsoftサポート)

しかしよほど単純なデータでない限り、同時に編集するユーザーは一人ではないだろうか。共有データベースのような使い方をするのであれば、二重更新が起きないようなロジックが組み込まれていなければならないが

たとえば誰かが注目している場所をロックするとか

Word、Excelにはそのようなロジックはないと思う。「直ちに反映される」といっても複数人が同時に同じ場所をいじっていたときの動作は予測できないだろう。

Accessなら、いかにシンプルでもデータベースソフトであるから対策は行われている。もっともデータを変更したら直ちに反映されてやり直しがきかない。なので複雑なことをいろいろ試したいときはExcelを使うほうがずっと気楽である。Excelならどれだけファイルをいじりまくっても、保存しなければなかったことにできる。

しかし組織的に共有しているファイルといえども、ExcelやWord文書の場合は、編集する人間は決まっている場合のほうが多いだろう。Excelの場合、ユーザー別にセルが用意されていて、そのセルだけ触ってくださいというようなケース―たとえば日程調整とかなら同時編集のニーズもあるかもしれないが、そうしたものはむしろ特殊ではないだろうか。そういう用途のデータについて個別に「自動保存する」をすれば事足りると思うのだが。

「自動保存する」でデータの滅失を防ぐというようなこともMicrosoftサポートには書かれているが、私には勝手に保存されて大事なデータが失われることが日常化するようにしか思えない。どうしても自動保存をデフォルトにしたいなら、開いた状態に戻すというような機能が必要ではないか。もっともそうすると共同作業の全ユーザーが酷い目に会うが。

こういう仕様を見ると、MicrosoftはOfficeソフトの品質に自信が持てないのかと勘繰りたくなる。

WordやExcelがフリーズあるいは消えて（突然タスク全体が消えてしまう）、編集作業がすべて無駄になった経験を持つ人は多いと思う。

私も何度も痛い目に会っている。「このやろうマイクソソフト、くたばれビル・ゲイツ！」と何度も罵った憶えがある。中にはMicrosoftに報告して、調査結果がバグだったものもある。

そもそも、Excel、Wordでデータに変更を加えたときは、閉じるときに「変更を保存しますか」と聞いてくる。保存すべきものを保存し忘れていたなら、この警告を見て保存すれば、間違うことはあまりないだろう。
そしてOneDriveなどのオンラインファイルについても自動保存をオフにしておけば同じ動作となる。

多くのエディタ系ソフトでは「自動保存」ではなく「自動バックアップ」が付いているものが多いと思う。これは編集中のデータとは別に、別フォルダや別ファイル名でバックアップを作成するものだ。

Word、Excelにもこの機能はある。指定した時間ごとに回復用データを指定フォルダに作成するもの

実際に使われる現場のことを十分考えて仕様決定しているのだろうか、Microsoftさん。

上にリンクを張ったMicrosoftサポートの記事によると、この自動保存デフォルトはグループポリシーで変更できることはできるらしい。しかし安易にデフォルトを変更すると差しさわりがあることも考えられる。何せ全員が一気に変わるわけだから。
Microsoftも実に悩ましい仕様にしてくれたものだ。

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