Googleスプレッドシートは、マイクロソフトのExcelに相当する表計算アプリ。使える関数の数や装飾機能などはExcelに及ばない。とはいえ、データの整理や集計、見積書の作成など、ビジネスで必要になりそうな機能は一通りある。
ファイル作成などの手順はGoogleドキュメントと同じだ。WebブラウザーでGoogleスプレッドシートにアクセスし、Googleアカウントでログインすれば使い始められる。
Googleスプレッドシートで作成したファイルも、Googleドライブに自動保存される。GoogleドライブにアップロードしたExcelのファイルは、Googleスプレッドシートで開く。編集した後も、Excel形式のまま保存される。
編集画面のメニューやツールバーはシンプルな構成だ。縦横にセルが並ぶワークシートをタブで切り替えるという使い勝手もExcelとほぼ同様。機能面でもExcelとの互換性を重視した点は多く、例えばExcelで作成した「ピボットテーブル」やグラフは、Googleスプレッドシートでも編集できる。ただし、デザインは多少変化する。
WebやSNSでデータを公開
共有や共同作業の手順は、Googleドキュメントと同じだ。Googleスプレッドシートでファイルを開き、「共有」をクリックして相手のメールアドレスなどを指定すればよい。
Googleドキュメントも同じだが、メニューの「ファイル」→「共有」で「ウェブに公開」も選べる（図1）。これは、ファイルをWebサイトやSNSで不特定多数に公開するための機能だ。通常の共有との違いは、データの編集やコメントの追加ができないこと。通常の共有でも、全ての共有相手の権限を「閲覧者」に指定すれば同じように制限できるが、手順はこちらの方がずっと簡単だ。
加えて、Googleスプレッドシートでは公開する範囲を対象ファイルの中の特定のワークシートやグラフのみに限定できる（図2）。そのほか、公開するファイルの形式や、公開後に元データの変更を自動的に反映させるかどうかなど、細かな指定も可能。必要な項目を設定したら、表示されるリンクをコピーして、見せたい相手に応じた公開方法を選べばよい（図3）。例えば、自社のWebサイトやSNSで製品データを公開するといった場合に便利だろう。
