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Excel のセル内で改行をしたいとき、[Alt] キーを押しながら [Enter] キーを押しますね。 この改行が複数のセルで行われていて、これらの改行をすべて削除して 1 行に戻したいとき、 1 つ 1 つのセルで作業をするのはとても手間がかかります。 置換機能を利用してセル内の改行をまとめて削除する方法を知っていると便利なので ご紹介しておきます。 [検索と置換] ダイアログ ボックスの [置換] タブを表示して操作します。 1.改行を削除するセル範囲を選択し、[編集] メニューの [置換] をクリックするか、 [Ctrl] キーを押しながら [H] キーを押します。 2.[検索と置換] ダイアログ ボックスの [置換] タブが表示されます。 [検索する文字列] ボックスをクリックして、[Ctrl] キーを押しながら [J] キーを押します。 [Ctrl] ＋ [J] は改行を意味し

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 データの入力規則の「リスト」という種類を使用すると、こんな風に ↓ セルに入力している値を選択肢として表示し、入力時に利用できます。(データの入力規則のリストの詳細は過去の記事をみてください) このとき、参照しているリストに項目が増えたら、自動的にドロップダウン リストにも表示されるようにしたいときのお話です。 「ドロップダウン リストの設定をする前に、参照するセル範囲をテーブルに変換してください。」というのが概要なのですが、一応、その作り方と、ほかのシートから参照する場合のお話を書きます。 テーブルへの変換 ​ドロップダウン リストが参照するリストをテーブルに変換します。 テーブルに変換するセル範囲内にアクティブ セルをおいて、[Ctrl]

支払日を購入日の翌月末日としたい、有効期限を 2 か月後の月末としたいなど、月の最終日を 取得して表示したい場合は、EOMONTH 関数を使用できます。 EOMONTH 関数は、Excel 2003 までは「分析ツール」をアドインで組み込まなければ 利用できない関数でしたが、Excel 2007 や Excel 2010 であれば、標準で (特別なことをしなくても) 他のワークシート関数と同じように利用できます。 EOMONTH 関数は、基準となる日付と、いつの月末の日付を知りたいのかを指定すれば、 その日付のシリアル値を返してくれる関数です。 ＝EOMONTH (開始日 , 月) 開始日には、起算日となる日付を指定します。起算日となる日付が入力されているセルを指定する ことができます。たとえば、セル A1 に起算日となる日付が入力されているのなら、A1 を指定します。 そのほか、「201

ワークシートの列幅の調整には、境界線のドラッグで行う方法やメニュー操作など、 いくつかの方法があります。 とても基本的な操作方法と、意外と知られていない？自動調整についてご紹介します。 列番号の境界をダブル クリックすると、左側の列のセルに入力されている最も長い文字列に合わせて 列幅が自動で調整されます。 1.B 列に表示されている「企業名」の文字列の幅に合わせてセルの列幅を自動調整します。 B 列と C 列の列番号の境界にマウス ポインタを合わせてダブル クリックします。 2.列内の一番長い文字列に合わせてセルの列幅が自動調整されます。 下図の A 列に表示されている「No.」の文字列の長さに合わせて列幅を調整したいというとき、 A列には「No.」のみではなく「Office 2010・・・」というタイトルも入力されているため、 A 列の境界でダブル クリックを行うと、一番長いタイトルの文

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 ピボットテーブルなどのデータ集計や分析の研修をやっていると、そもそも集計したいデータがテーブル形式の表ではなく、クロス集計表である、というお話を聞いたりします。 ここでいう「クロス集計表」は図 A のようなタイプで、「テーブル (形式の表)」は図 B のようなタイプのことです。 図A 図B コピー＆ペーストを繰り返して A を B にするもよし、頻度が高いのなら専用のツールを購入して対応するもよし、いろいろ考えられると思いますが、今回は Excel 2016 (正確には Office 365 ProPlus の 2018年6月時点の最新の Excel) で行う手順をご紹介します。 下図のクロス集計表のデータを取り込んで、新しいブックにテーブルと

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 今日の 1 か月後は何月何日か、セル A1 の日付の 1 か月後は何月何日か、など、 開始日となる日付の数か月後の日付を表示したいときは、EDATE 関数を使います。 EDATE 関数は、Excel 2003 までは「分析ツール」をアドインで組み込まなければ利用できない 数でしたが、Excel 2007 や Excel 2010 であれば、標準で (特別なことをしなくても) 他の ワークシート関数と同じように利用できます。 EDATE 関数は、(ヘルプの説明だと) 「開始日から起算して、指定した月数だけ前または後の日付に対応するシリアル値を返します。」とのこと。 ようは、基準となる日付と、知りたいのは "何か月後" (または何か月前) なのかを

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 この表 ↓ の [タイトル] の列に「Excel」という文字列が含まれていたら、 こんな風に ↓ 行を塗りつぶしたい (目立たせたい)、という場合のお話です。 「～という文字列を含む」ではなく、「～という文字列と一致する」という場合のお話は、「条件付き書式を使って特定の文字が入っている行に色を付ける」でご紹介していますので、基本を知りたい方はそちらもご覧ください。 COUNTIF 関数について 条件付き書式の設定手順を書く前に、ここで使用する COUNTIF 関数について確認しておきます。 (これはわかるよー、という方は、途中の「数式を使用して条件付き書式を設定する」からご覧ください。) COUNTIF 関数は、指定した範囲に、指定した条件に一

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 業務データは Access に格納されていることがあります。 Excel で管理しているデータと、Access で管理しているデータを組み合わせて処理をしたいとき、Access のデータを Excel ブックとしてエクスポートしたり、Excel から Access データベースに接続してデータを参照して利用したりします。 どちらを使うのかを判断する場合のポイントの 1 つは、Access データベースで最新の情報が管理されているとき、その更新を Excel にも反映したいかどうかです。 たとえば、下図のような Excel で管理している顧客への訪問履歴があるとします。 ここには、日報を元に、社員の情報は社員番号が、顧客の情報は顧客 ID で管理

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 オートフィルによって連続データを入力する操作について、ショートカット キーでやる方法はありませんか？とよく聞かれます。 オートフィルは、アクティブ セルのフィルハンドルにマウス ポインターを合わせてドラッグすることで、セルのコピーや連続データの入力が行える機能のこと。これです↓ 連続データの入力に「ショートカット キー」の割り当てはないのですが、「アクセス キー」を使って操作することは可能です。 リボンに配置されているタブやコマンドに割り当てられているキーを順番に送信しているので「アクセス キー」のほうが正しいです。 たぶん、やりたいことができるのなら、どちらでもいいんでしょうけどね^_^; Excel 2007 以降のバージョンでは下記のいず

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 Outlook では、メールの差出人や件名などのルールによって、自動的に [受信トレイ] 以外のフォルダーにメールを移動するルールを作成できます。これを仕分けルールといいます。 お使いの方、たくさんいらっしゃるのではないでしょうか。 たとえば、下図のルールでは「件名に “セミナー” という文字があったら、[セミナー] フォルダーに移動する」という仕分けルールを作ってあります。 この仕分けルールによってほかのフォルダーにメールを自動的に移動するルールを作ったとき、既定ではデスクトップ通知が表示されません。そのためメールを受信したことに気づきにくい、なんてことがあります。 このようなことを避けるために、仕分けルールによってメールを移動するときにもデ

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 下図の [売上] テーブルには、「No」「日付」「社員番号」「顧客ID」「金額」のフィールドがあり、このテーブルを元にピボットテーブルを作成して「社員番号」ごとの「金額」の合計を算出すると、こんな感じ↓になります。 わかりやすいかどうかは別として、社員ごとの金額の合計は算出できています。 このままではちょっとわかりにくいので、「社員番号じゃなくて、社員名でピボットテーブルに集計結果を表示したい」としましょう。 こんなとき、社員番号の隣に 1 つずつ社員名を入力していくのはたいへんなので、 [社員リスト] のような別テーブルに「社員番号」と「氏名」をまとめ、VLOOKUP 関数を使って社員名を表示したりしませんか？ 集計元データに「社員名」フィー

セル範囲をコピーするときに、「非表示」にしている行や列のデータはコピーしたくないのに、 ついてきちゃう、、、という方へ。 可視セルを選択する、という選択方法をご紹介します。 たとえば、下図の 5 件のデータを含む表で試してみます。 表の No.2 と 4 (ピンク) のデータが入っている 4 行目と 6行目を非表示にします。 非表示の方法はご存じの方が多いので下の画面で確認してもらえればよいかしら？ 非表示にする操作は、行番号の上で右クリックをして [非表示] をクリックしてもよいですよ。 この状態で表のデータ部分をコピーします。 「東エリアのデータだけを別のところにコピーしたい」というイメージです。 コピーしたデータを貼り付けます。 はい、そうすると、非表示の行のデータも貼り付けられてしまいます。 1.コピーしたいセル範囲を選択して、リボンの [ホーム] タブの [検索と選択] をクリッ

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 この表 ↓ の [アプリケーション] の列が「Word」だったら、 こんな風に ↓ 行を塗りつぶしたい (目立たせたい)、という場合のお話です。 (リクエストをいただいた方、ありがとうございます♪) Excel 2003での操作を以前にも書いたことがあるのですが、今回は Excel 2013でご紹介します。 条件付き書式の基本をご存知でない方は、「条件付き書式を使って特定の文字列のセルに色を付ける」をご覧ください。 数式を使用し条件付き書式を作成する場面 やりたいことは、「表の [アプリケーション] 列 (C3:C14) が “Word” だったら、 表 (B3:D14) の行を黄色にしたい」です。 必要な材料は、「場所」「条件」「書式」の 3

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 受信したメールも送信したメールも、フォルダーを分けて管理しているメールも、 とにかくすべてのメールを 1 か所で見たいです。とご質問をいただきました。 Notes を使っているときに [すべての文書ビュー] を使っていた方は Outlook に移行後、 設定したいかもしれませんね。 Outlook では、検索フォルダーを使って、選択したフォルダーの条件に一致する メール アイテムを表示できます。フォルダーの選択時に「メールボックス内の すべてのメール フォルダー」を指定することで、すべてのメールを一か所に 表示できます。 検索フォルダーに関しては、Outlook 2007 がベースですが、こちらでご紹介して いますので参考にしてください。 St

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 たとえば、社内システムやアプリケーションの使い方などを動画にしたいとき。 普通は、動画で記録のできる専用のツールが必要ですが、PowerPoint 2013 または 2016 を使って、画面で操作している状態と音声を記録して MP4 の動画ファイルを作成できます。 なお、この機能を使うためには、PowerPoint 2013 の 2015 年 2月 16日の更新プログラムのインストール、またはPowerPoint 2016 が必要です。 今回は、PowerPoint 2013 を使って操作をご紹介します。 動画として記録する 記録した動画ファイルは、PowerPoint のスライドに貼り付けられます。 そのため、事前に、貼り付け先となるスライド

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 今回は、私がやっている Excel の集計コースの中から 1 つ、CSV ファイルの取り扱いについて書きます。 集計するデータが Excel ブックに保存されていて、リスト化されていれば、そのまま集計や分析を開始できますが、組織内には、たくさんの基幹システムやデータベースがあり、集計をするべきデータが Excel 以外の場所で保管されている可能性もあります。 たとえば、集計や分析をしたいデータが、システム部門が管理しているデータベースにあるとき、このデータを入手してから、Excel で集計や分析を行ったりします。 Excel には、SQL Serverなどのデータベースにデータ接続をしたり、業務システムから抽出した CSV 形式のデータをインポ

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 「ルーラー」や「インデント」という用語を聞いたことがある方はいらっしゃると思います。 しかし、聞いたことはあるけれど、どう使うのかは知りませんという方がたくさんいらっしゃいます。 この 2 つは、文書の見栄えを整えてくれる Word の重要な機能ですのでご紹介しておきます。 ただし、インデントを使うには「段落」をきちんと理解しておく必要があるので、 前回ご紹介した「再確認しよう -行と段落について- 」もご覧になってくださいね。 操作に入る前に、[表示] タブの [ルーラー] チェック ボックスをオンにしてください。 リボンのすぐ下に表示されている目盛りのことを「ルーラー」といいます。 ルーラーは、文字列の位置の目安にしたり、表を配置する目安に

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 これはお客様からご質問をいただいた内容です。 Word の文書の行間を「最小値」に設定しても行間が狭くならず、見た目が変わりません。とのこと。 そもそも行間の「最小値」とは、その名の通り、指定された間隔のギリギリまで行間を狭くする設定です。ただし、フォント サイズが大きくなった場合には自動的に拡張されて、文字が切れない行間を保ってくれるという特徴があります。 今回のお客様も、なんとなく「行間がとても狭くなるんだろう」ということでご利用になったようです。 それなのに行間が狭くならない、とにかく行間を狭くしたいとのことです。 解決するための設定は簡単ですが、奥が深いので少しややこしい説明もつけています。 興味のある方は「おまけ」まで読んでくださいま

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 Excel の既定では、セルに計算式を作成すると数式そのものではなく計算結果がセルに表示されます。 数式を確認したり、数式が表示されている状態でシートを印刷したいという場合は、 計算結果ではなく数式をセルに表示します。 今回は、Excel 2003、2007/2010 のそれぞれを書いておきますね。 最後にショートカット キーも載せてあるのでご覧ください。 ■ Excel 2003 の場合 [ツール] メニューの [ワークシート分析] － [ワークシート分析モード] をクリックしてオン または [オプション] ダイアログ ボックスの [表示] タブの [数式] チェック ボックスをオン ([オプション] ダイアログ ボックスは [ツール] メニ

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 文書を保護して許可した部分だけが編集できるようにすると、文書のフォーマットを維持しつつ、 必要に応じて文書の一部だけを変更、更新できます。 ユーザーにとっても、編集すべき場所がわかりやすく表示されるため効率よく作業ができます。 文書の保護機能には、編集を制限する機能が複数あります。 ここでは、すべてのユーザーが文書内の指定した場所を編集できないよう、文書の保護を設定します。 1.[校閲] タブの [文書の保護] - [書式設定と編集の制限] をクリックします。 2.[書式設定と編集の制限] 作業ウィンドウが表示されます。 3.使用してもよいスタイルなどを制限する場合は、[1. 書式の制限] チェック ボックスを オンにします。 「文書の一部しか

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 Excel 2003 の列や行は「表示しない」という設定をすることで非表示にできます。サマリだけを 見せたい場合や詳細データがあることで表が複雑になるような場合にお使いの方も多いと思います。 計算処理用の列や行など、他のユーザーには一切見せる必要がないのであれば非表示でよいのですが、 そうではなく、必要に応じて再表示が必要な場合もあります。このとき非表示になっているデータを 見たい場合に再表示の操作が必要ですし、そもそも非表示と設定されているかどうかを見つけ出すのは 作成者でなければわかりにくいものです。 非表示になっていることがわかりやすく、再表示の操作も簡単な折りたたみの機能も 使ってみませんか？ 列や行にグループ化を設定すると、下図のよう

スクロール バーのサイズが変わってしまうのをなんとかできませんか？とご質問をいただいたので、対処方法を書いておきます。 たとえば、下図 A は、Excel の起動直後のスクロール バーです。 下図 B のように、一度に表示できるワークシート範囲を外れた位置 (下図 B ではセル ABC 3000) にデータを入力すると、スクロール バーのサイズ (長さ) が短くなります。 セル ABC 3000 に入力されていたデータを消して、セル A1 などの普段利用しているワークシートの左上の方にアクティブ セルを移動してもスクロール バーのサイズは元に戻りません。 セル内にデータがあるかないかではなく、Excel の認識している最後 (一番右下) のセルがどこなのかを確認するには、ジャンプ機能を使用します。 1. リボンの [ホーム] タブの [編集] グループの [検索と選択] をクリックして、[

仕事に活用できるOfficeの使い方をご紹介。 すぐに役立つWordやExcel、PowerPointの基本操作やコツ、テクニックをお届けします。 Office 2010 のお話です。 Word 2010 や Excel 2010、PowerPoint 2010 には、ファイルのバージョン管理や自動回復機能があります。 いくつかの場面で利用ができるのですが、この中から、 一度も保存せずに閉じてしまったファイルの復元について書きます。 今回は Word 2010 で操作画面のショットを取りましたが、 Excel 2010 や PowerPoint 2010 でも操作方法は同じです。 一度も保存していないとは、新規文書に入力や編集を行って、ファイル (アプリケーション) を閉じたときに表示されるファイルの保存に関するメッセージで [保存しない] をクリックした、という状態です。 一度も保存をせ