プロジェクトを設計（デザイン）し、前に進める。という仕事に取り組み始めてから、ありがたい事に多くの仕事の相談や依頼を受けるようになった。やってみて感じるのは、企画するだけでなくて、ものごとを確実に前に進めてくれる人をどこの企業も求めているんだなー、ということ。
プロジェクトを設計し、前に進める。というと大層なことをやっているように思えるかもしれないけれど、実は僕がやっていることは本当に単純で、
・アジェンダをつくり
・会議をファシリテートし
・議事録を作成する
ということをしているだけだ。もちろんプロジェクトを円滑に進めるために必要であれば、情報共有やプロジェクト推進のツールを提供したりもするけれど、基本的には無料で利用でき、汎用性の高いものしか使わない。
プロジェクトを前に進めるために、ちょっとしたTIPSのようなものも身につけてはいるつもりだけど、基本はやっぱり議事録だと思う。
企業の中には、一番若い、あるいは役職的に一番下の人が議事録を書くというケースも多いと思うけれど、ことプロジェクトの推進に関わる会議ではこれはダメだと思う。そんなプロジェクトは失敗する確率が高い。基本は、
１）会議をファシリテートする人がアジェンダをつくり、議事録をとるべきだ。
２）それが無理なら、会議をファシリテートする人と同じレベルでものごとを考えられるNo.2がそれに取り組むべきだ。
３）それも無理なら、優秀な若手にアジェンダ作成と議事録を任せ、ファシリテーターがすぐに、かつしっかりと目を通してアジェンダと議事録をレビューすべきだ。
それが出来ているプロジェクトは、力強く前に進む。
出来ていないプロジェクトは前に進まない。
それだけのことだ。
本当にわかりやすい。
逆に言うと議事録を任せられた若手は「めんどくせー」と言わず、自分が実質的なプロジェクトリーダーになったつもりで、議事録作成にあたるべきだ。実際に、議事録の担当になった人はそれぐらいの権利を持つことになる。
何故なら、
アジェンダを作成できる：これは実質的に会議で決めること、話すことの主導権を握ったも同じことだ。会議の前に自分の考えをファシリテーターにぶつけ、吟味することが出来る。
議事録を作成できる：これにはいくつかのメリットがある。
・プロジェクトの全体像、推進すべきタスクに関して誰よりも詳しく理解できる。
・進捗が滞っているものや人、明確になっていないものに関して立場上確認が取れる。
まさに、議事録担当はプロジェクトの実質的なリーダーと言えよう。自分が未熟であれば、実質的なリーダーになるための最良のトレーニングの場だとも言える。（その意識をもって議事録作成にあたるのであれば。）
さすがに毎日毎日議事録を書いていると、どのような議事録が簡単で、プロジェクト推進に効果的なのかわかってくる。
というわけで、僕が普段利用しているアジェンダ、議事録のテンプレートを紹介したいと思う。
議事録ってどうとればいいの？と悩んでいる企業経営者や若手社員の方にも読んで頂き、事業の推進や若手社員の育成に役立てて頂ければと思う。
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プロジェクトを設計し、前に進める。というと大層なことをやっているように思えるかもしれないけれど、実は僕がやっていることは本当に単純で、
・アジェンダをつくり
・会議をファシリテートし
・議事録を作成する
ということをしているだけだ。もちろんプロジェクトを円滑に進めるために必要であれば、情報共有やプロジェクト推進のツールを提供したりもするけれど、基本的には無料で利用でき、汎用性の高いものしか使わない。
プロジェクトを前に進めるために、ちょっとしたTIPSのようなものも身につけてはいるつもりだけど、基本はやっぱり議事録だと思う。
企業の中には、一番若い、あるいは役職的に一番下の人が議事録を書くというケースも多いと思うけれど、ことプロジェクトの推進に関わる会議ではこれはダメだと思う。そんなプロジェクトは失敗する確率が高い。基本は、
１）会議をファシリテートする人がアジェンダをつくり、議事録をとるべきだ。
２）それが無理なら、会議をファシリテートする人と同じレベルでものごとを考えられるNo.2がそれに取り組むべきだ。
３）それも無理なら、優秀な若手にアジェンダ作成と議事録を任せ、ファシリテーターがすぐに、かつしっかりと目を通してアジェンダと議事録をレビューすべきだ。
それが出来ているプロジェクトは、力強く前に進む。
出来ていないプロジェクトは前に進まない。
それだけのことだ。
本当にわかりやすい。
逆に言うと議事録を任せられた若手は「めんどくせー」と言わず、自分が実質的なプロジェクトリーダーになったつもりで、議事録作成にあたるべきだ。実際に、議事録の担当になった人はそれぐらいの権利を持つことになる。
何故なら、
アジェンダを作成できる：これは実質的に会議で決めること、話すことの主導権を握ったも同じことだ。会議の前に自分の考えをファシリテーターにぶつけ、吟味することが出来る。
議事録を作成できる：これにはいくつかのメリットがある。
・プロジェクトの全体像、推進すべきタスクに関して誰よりも詳しく理解できる。
・進捗が滞っているものや人、明確になっていないものに関して立場上確認が取れる。
まさに、議事録担当はプロジェクトの実質的なリーダーと言えよう。自分が未熟であれば、実質的なリーダーになるための最良のトレーニングの場だとも言える。（その意識をもって議事録作成にあたるのであれば。）
さすがに毎日毎日議事録を書いていると、どのような議事録が簡単で、プロジェクト推進に効果的なのかわかってくる。
というわけで、僕が普段利用しているアジェンダ、議事録のテンプレートを紹介したいと思う。
議事録ってどうとればいいの？と悩んでいる企業経営者や若手社員の方にも読んで頂き、事業の推進や若手社員の育成に役立てて頂ければと思う。
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