大学職員が定時退勤と仕事の質向上のためにやっていること

high190です。
政府による「働き方改革」政策で年間5日の有給取得が義務化*1されたこともあり、ワークスタイル変革が個人・組織の両方に求められています。
www.mhlw.go.jp

個別の大学でも業務改善に取り組んでいる事例があり、成果を挙げつつあるようです。
www.obirin.jp

近年「大学職員は楽で高給」という言説をWeb上で目にしますが、ほとんどの大学は従業員数ベースでみれば中小企業です。また、学校は行政との関係が深い組織ですので、紙媒体でのやり取りが主流で、システム化による業務改善が進んでいる学校はまだ少数でしょう。また、日本の大学はほぼ18歳人口を主要な進学者として受け入れており、リカレント教育の重要性が叫ばれつつも雇用のあり方がメンバーシップ型からジョブ型に転換しない限り、今後も同じような構造に置かれます。
つまりパイの奪い合いが激化するので「楽で高給」は誤りです。給与水準の高い大学もあることは事実ですが、一握りの学校に過ぎず、学生獲得競争の激化、業務効率化によるコスト削減、公費助成に対する大学改革・情報公開の厳しい要求などに大学は晒されています。よって、フリーライダーの職員はいずれ淘汰される運命にあると思います。どれだけ仕事を効率化し、業務時間内での労働の質を高められるかが個々の職員の生存戦略になります。
業務改善・効率化のために個人・組織の両面からアプローチする必要がありますが、今回は私個人が行っている取り組みを参考までに御紹介します。

情報収集の効率化
high190.hatenablog.com
だいぶ前に書いた記事ですが、情報収集方法はこの頃から変わっていません。一定年数続けると解釈が鍛えられるので、より早く必要な情報を見つけられるようになりました。

業務スケジュール管理の効率化

君はまだ残業しているのか PHP文庫

ほんとうの豊かさを手に入れる 人生と仕事の段取り術 (PHPビジネス新書)

業務スケジュール管理については、各種ビジネス書が出ています。私の場合、上記2冊などを参考にしてタイムマネジメントを何度も見直し、現在も改善を継続しています。個人的に小室淑恵さんが紹介されていた「メールを活用したタスクリスト作成とタイムスケジュールの組み方」は参考になりました。現在も日常業務は前日にタスクリストを作成し、翌朝見直してタスクに取り掛かっています。私の場合、Gmailでタスク管理を行っているので、「タスクリスト」というタグを作成し、月次ベースでスレッド化して過去のタスクをすぐ探せるようにしています。

手短で電子化できる書式の電子化・共有化
例えば今まで紙媒体記入の様式など、電子化できそうなものは叩き台のデータを作成し、メリットを上司に提示した上でOKをいただけば進めるようにしています。上司に相談する際、気を付けていることを列挙します。

• 媒体が変わるだけでそれまでの運用と変わりがないこと
• データ化によって過去データの検索等が容易になること
• データ化とファイルサーバー等で課員全員がデータにアクセスできるため、業務の平準化に繋がること

以上になります。業務改善は日々の疑問点を探りながら、背景の現状分析と他組織・自組織の事例集集を行い、課題設定を行ってから課題解決方策に進むプロセスを経ると良いと思います。私の場合、以下のブログ記事などを参考にしながら業務改善と質向上を両立させるべく試行錯誤しています。
kakichirashi.hatenadiary.jp
kakichirashi.hatenadiary.jp

あとは所属組織に新しいテクノロジーを受け入れる風土があるか否かで業務効率性も変わります。例えば近畿大学がSlackの全学的展開を始めたように、外部環境への適応のために内部環境を常に変化させる「柔軟な大学組織風土」の構築がポイントです。その他、業務改善に繋がりそうな過去記事を紹介しておきます。

high190.hatenablog.com
high190.hatenablog.com

【2019/11/13追記】
業務改善の参考になる記事を追加。
note.mu

*1:年次有給休暇の時季指定（出典：厚生労働省）　https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/salaried.html