仕事柄、私はマニュアルを作成することが非常に多かった。顧客のマニュアルから、自社のマニュアルまで、数々の業務について幅広くマニュアルを作った。 その中でも比較的どの会社でも作られているのが「報告ルール」である。報告は重要な仕事の一つであるため、殆どの会社は自発的な報告だけに任せず、何かしらの報告ルールを持つ。 だが、報告ルールを作るのは意外に難しい。思っていた粒度で上がってこなかったり、知りたいとことが報告されなかったりするケースが多く、ルール作りで苦労している会社が多いようだ。 例として、あるプロジェクトを想定する。これからチームの進捗報告ルールを作ると仮定しよう。 この中で「自分の作業の状況を、毎週報告する」というルールをレベル別に表すと以下のようになる。 レベル1. 自分の作業の状況を、毎週報告せよ 恐らく最初の1カ月から3カ月しか守られない。守られたとして報告の粒度はバラバラで、質

【サイボウズ式編集部より】この「ブロガーズ・コラム」は、サイボウズの外部から招いた著名ブロガーによるチームワークコラムです。今回は日野瑛太郎さんによる「できない」ことを「できない」と言う責任について。 仕事をしていると、たまに上司やクライアントから「無茶な要求」をつきつけられることがあります。どう考えても作成に数日かかる資料を明日の昼の会議までに作ってくれと言われたり、工数を考えると到底間に合わない開発スケジュールに同意することを迫られたり、普通のやり方では実現できそうにないことを「やってくれ」と言われてしまうことは会社員をしていると残念ながらよくあることです。 ここできっぱりと「できません」と答えられるならいいのですが、必ずしもそういう人ばかりではないと思います。「上司の命令にはどんな場合でもYESというのが社会人だ」といった間違った常識にとらわれて何も考えずに「やります」と答えてしまっ

前職の時から、私は「話のわかりやすさ」にはかなり個人差があると感じていた。 何故話のわかりやすい人と、わかりにくい人がいるのか？最初はよくわからなかった。「生まれつき」なのか？「訓練」なのか？しかし、いろいろな人と話すと、要は「サービス精神」のちがいなのではと思うようになった。 巷には色々と「話し方講座」があふれているが、細かいテクニックよりも、結局のところ「相手の立場から自分の話を見ることができるか」ということに尽きると思う。したがって、以下の8項目が重要であるとの結論になった。 「話のわかりやすい人」と「わかりにくい人」のちがい 1. 「結論」から話すか、「過程」から話すか 例 「今日の打ち合わせの結果どうだった？」と聞かれたとき 話のわかりやすい人は「うまくいきました」「イマイチでした」と結論から話します。 話のわかりにくい人は、「最初に○○の議題が有りまして、XXさんが○○と報告し

娘が保育園を卒園した。 ０歳児から６年間預けた。子どもは一人しかいないので、おそらくこれで保育園とはおさらばだろう。 保護者会の会長を最後の１年間つとめた。 園の存続が大問題になり、ぼくとしてはこれに明け暮れた１年だった。いったい保育園が消えてなくなるかもしれない、という事態なのに、「保育の向上」を組織目的にかかげる保護者会が何もしなくてどうする、というのがぼくの思いだった。 今はまだ詳しく書けないが、かなりのことができたと思う。しかもそれはぼくにしかできないことでもあった。支えてくれる人がたくさんいて、心底うれしかった。 組織体としてもPTA的形骸化が進みつつあった中で、久しぶりに自主的な運動の息吹をとりもどしたと感じた。 この運動の中で感じたことは、「文書にして意思を示す」ということの大事さだった。特に、お役所との関係では、決定的である。 地域（地元の町内会のようなもの）に要請というか

会社で働いていたころに、「技術研修」という研修を数ヶ月受けることになった。この研修はIT系の会社にはよくあるタイプの研修で、コンピュータの構成やインターネットがつながる仕組みあたりの講義からはじまって、プログラミングやデータベースの扱い方を学び、最後は業務に即して作られた課題を提出して終わる。 この研修は、基本的には未経験者も経験者も同じように受けることになったので、一応経験者の部類に入る僕には比較的優しいものに思えた。一方で、未経験の人はだいぶ苦労しているようだった。あくまで業務に近い領域までの知識が求められるので、初学者にとってはかなりの「詰め込み教育」だったのだと思う。終盤になるにつれ、消化不良を起こしているであろう人たちが目に見えて増えていった。 そういうこともあって、最後の課題は経験者があっさりと提出し、未経験者は時間を限界までかけた末になんとか提出する、という傾向にあった。ただ

「若手の日本語力が足りない」「若手の文章力が低い。どうすればいいのか」---。こんな相談を受ける機会が増えています。若手の文章を何度読んでも意味がわからない、ポイントが不明確で冗長な文章が多い、というのです。 新入社員研修で、新人が日報や週報を書く様子を観察していると、「何を書くか考える」というステップを省略していることがわかります。たいていの人がいきなりペンを動かし始めたり、キーボードをたたき始めたりします。頭に思いついたまま書きつづるので、どうしても冗長になったり、散文的になったりするのでしょう。 研修の場に限らず、ふだんの職場でも似たようなことが起こっているのではないでしょうか。 「読み手」と「目的」を意識させる 若手の日本語力・文章力を高めるには、どうすればよいでしょうか。上司や先輩はまず、「読み手」と「目的」を意識させる必要があります。 その際はポイントを伝えるのではなく、若手に

ノート取りやメモ取りは学校でするものと思われがちですが、実はほとんどの人がその後の人生でも続けています。やり方が少しごちゃごちゃしてきたと感じているなら、今こそ基本に戻ってメモ取りとは何か「再確認」してみましょう。 メモ取りの目的はシンプル。情報を覚えやすくすることです。ちまたにはさまざまなメモ取りの手法があふれていますから、各々のプロジェクトに適した手法を見つけると良いでしょう。どこから始めたらいいのか迷っている人や、単純にメモ取りのテクニックを見直したい人は、基本に立ち返って自分に合ったシステムを探してみると良いかもしれません。 シンプルに徹して内容の濃いメモを取る メモ取りのキーポイントは整理です。きちんとすればするほど、その情報を覚えられる可能性が高くなります。メモは短くしましょう。ただし、見直したときに記憶をよみがえらせるきっかけとなるように、充分なキーワードを含める必要がありま

会議の際、「議事録」を書くのがどうも苦手という人は多いはず。しかし、後で会議に参加していない人にその内容を伝えたり、仕事の経緯を振り返るのにも役立つ議事録は、効率良く仕事を進める上でも欠かせません。今までなんとなく書いていたという人も、一度基本の書き方を見直してみませんか？“使える議事録の書き方”を学べるエントリーを集めました。 ■何を書けばいいの？“使える議事録”の基本 あるテーマについて話し合いを行った経緯と、それによって決定した事項を記録する議事録。まずは作成の基本から見ましょう。 ▽ 議事録の書き方 基礎講座 : LINE Corporation ディレクターブログ ▽ 議事録の書き方 Part2 : LINE Corporation ディレクターブログ ▽ 1分で「使える議事録」に仕上げるチェックリスト - ITmedia エンタープライズ 議事録だからと言って、会議の内容を何も

このテクニックは、ダイレクトメールやメールマガジンを運営している人にとって必要不可欠なものだ。そして、通常のビジネスメールにも応用可能な普遍的なテクニックでもある。 それでは、一つ一つ解説しよう。 １．Useful：役に立つことを伝えるいくつかの答えが考えられるが、最も確実かつ安定して高い結果を出すメールの件名とは、「役に立つことが伝わる」件名だ。 例えば、あなたは紳士用スーツメーカーのスーツ株式会社に勤めているとする。そして、新着のスーツを紹介するために顧客リストに対してメールを送ろうとしているのが、メールの件名を、あまり考えずに、 「スーツ株式会社からのお知らせ」 とした。実際に、このような件名のメールを目にする機会は驚くほど多い！ しかし、これでは、ほとんどメールが読まれないことはお分かりだろう。これを、「役に立つことが伝わる件名」にするにはこうすれば良い。 「涼しく快適な夏用スーツ

去年の年末、Facebookで以下の様な画像が流れてきて自分もついついシェアしたんだけど、久々に、というか、自分にとってのここ最近の課題をドンピシャで突かれたような気がして、しばらく頭から離れなかった。 出展: 中村 修治 - 中村 修治さんの写真アルバム | Facebook 「プロ」か「アマチュア」か、というのはこの際どうでも良くて、この図の、上の曲線が、目指すべきところだなって話なだけなので、とりあえずその話をまとめてみることにする。 けど、まぁ、だいたい、こういう話をまとめるのは苦手だし途中で面倒になってしまうので、以下サブセクションだけ先に作ってみたものの、ちゃんと書くかどうかわからない... が、まあ、いい！あと、なんかグダグダ書いてしまいそうだけど、結局、サブセクションのタイトルにしたことをこねくりまわしているだけです。 作ってみるまでわからない 何にも言えることだけど作って

貼ってはがせる便利なメモ「ポスト・イット」。最近ではさまざまな色や形のもの、特殊な機能を持ったタイプなども登場していますよね。そんなポスト・イットをもっと有効に使えるアイデアを集めてみました。はてなオフィスでの活用術もご紹介します。 ■ ポスト・イットで「読書」の記録を 本に挟む“しおり”としても使えるポスト・イット。ちょっとした工夫でさらに効率良く読書ができます。 ▽ ぜいたくポストイット読書術 - ナレッジエース ▽ 365日坊主 ポスト・イットの使い方 読み終わったページの目印としてはもちろん、ページ内の気になった箇所に貼ったり、内容について思ったことをメモしたりすれば、自分の読書の記録を手軽に残すことができます。本に直接書き込めない場合も、後ではがせるポスト・イットなら大丈夫。「たくさんのポスト・イットが貼られている本＝自分にとって重要度が高い」と、後で見返した際にも分かりやすくな

こんにちは。４月２３日に新しい本が出ます。 クビにならないビジネスメール 〈特選〉世渡り上手フレーズ100 作者: ココロ社出版社/メーカー: インプレスジャパン発売日: 2010/04/23メディア: 単行本（ソフトカバー）購入: 8人 クリック: 100回この商品を含むブログ (5件) を見るどういう本かというと「口下手でもメール技術を身につけて世渡り上手になればいいじゃない」という主旨の本で、今回はすぐ使える世渡り文例を１００、そしていつもの調子での解説という組み合わせです。「ココロ社の味を保ちつつ、お役立ち情報に徹するとどうなるか？」というのを考えて作ってみました。あと、購入者には『気になる彼/彼女を気まずくならずにデートに誘うメール術』がもらえるヨ！ ただ、言いたいことが多すぎて２５６ページだと足りなかった＆せっかくこのブログを訪問していただいたのに宣伝だけやったら感じが悪いかも

筆者は連載原稿だけで、毎月12本ぐらい執筆している。それにイレギュラーの依頼原稿が2～3本加わり、ブログ形式の連載もあるので、ほとんど毎日なんらかの原稿を書いていることになる。そんな中で取材に行ったり打ち合わせしたり発表会に出たりカメラ修理したりMIAUの活動をしたりしているわけだから、結構な過密スケジュールとなる。 ただこれぐらいの執筆量は、ライターとしては多いとは言えない。もっと忙しい人は、月に40本ぐらい原稿を書くようだ。もっとも筆者の原稿は結構長文が多いので、仕事量としてはあまり変わらないのかもしれない。 筆者の自慢は、絶対に指定の締切日を守ることである。多くのフリーのライターは、出版社勤めなど雑誌編集の経験があるので、いわゆる原稿の締め切り日にはある程度のサバ読みがされていることを知っている。ゲラを印刷所に入れる入稿日から逆算すれば、だいたい何日前が本当のデッドラインかが分かるそ

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こんにちは、livedoor Blog担当の眞子裕介です。 今回は、ビジネス上のスキルとして注目を浴びている「フレームワーク思考」について説明いたします。 そもそも、みなさんは、「フレームワーク思考」という言葉をご存じでしょうか？ 「フレームワーク思考」とは、情報分析、問題発見や、問題解決(*1)や戦略を立案する際に利用する「思考の枠」のことを指します。 (*1)All Aboutの「フレームワーク思考してますか？」から引用しました。 この「フレームワーク思考」を活用すると、自然と思考が論理的かつ客観的となり、思考の結果を人に説明しやすくなります。 私の経験をもとに言えば、「フレームワーク思考」を学ぶ以前に「機能の要望」を検討する時は、ユーザーの立場でユーザーが求めるであろう機能を考えていましたが、どうしても主観的な意見となりがちでした。しかしながら、「フレームワーク思考」を学んだ後は、「

ホッテントリメーカーからタイトルを頂戴した。id:phaさんありがと。 社会人なら押さえておきたいフレームワーク思考 : LINE Corporation ディレクターブログが非常に人気で今年のアルファブロガー(というかエントリ大賞に見える)大賞にもノミネートされている。こういう記事はニーズがありそうなので、僕なりにフレームワーク思考についていくつかサンプルを用意し、僕が使うチャートのサンプルを紹介しておきます。 というか1000以上のﾌﾞｸﾏとか・・・嫉妬！激しく嫉妬！！ハンカチ噛んじゃう！！！！ そもそも議論しちゃいけないこと 個人の価値観に依拠し、お互いの主張を出し合っても全体として合意が得られそうにないこと。例えば｢浮気の定義｣とか。こんなのは議論したって全体最適なんて導けるわけが無いので、ビジネスの場では全く持ってムダです。居酒屋でやりましょう。 仕事で議論することの意味 あなた