スケジュールと年またぎ資料

2006年

11月

19日

スケジュールと年またぎ資料

島村由花さんから
「今年から来年にまたがるプロジェクトの資料類は、手帳が変わるたびに、新しい手帳に、転記されておられるのですか？」
という質問をいただきました。
　折角ですので、私の場合について、単独エントリでお返事します(^-^)

　コメントにもちょろっと書きましたが、プロジェクトに関連するデータは、さまざまな形でさまざまなところに分散しています。個人が所有しているスケジューラやらノート、PCはもとより、会社のサーバやキングファイル、ネットワーク系のアプリケーションによる工数や勤怠、その他もろもろ…個人としての私にまつわるものや、プロジェクトひとつひとつに依存したものなど、いろいろな形態のデータで、分散しています。
　さて、そんななか、個人所有のスケジュール帳に、プロジェクトの何を同居させるかと言えば…
(1)個人ベースに分解した計画と、主だった予定など、日付項目に書き込むもの(←同居というよりも、普通の使い方か…(^^;))
(2)たまに見たくなる座席表
(3)名簿、連絡先
(4)その他、共通事項
(5)地図や時刻表など、助けになるもの
なんかです。

　私の所属している会社は、年間のお仕事計画については、4月～3月で「年度」、そして、1年を3ヶ月ずつ区切って「四半期(クオーター)」という単位で物事を考えています。
　ところが、困ったことに、私が「！」と思うスケジュール帳は、1月～12月のものばかりなので、必然的に「年度計画を遂行している最中に切り替えが発生する」のです。もし、プロジェクトに関するコアな事項を、手持ちの手帳だけで組み立てていたら、4Qにえらい事になると思われます(^^;)。
　そこで、中途半端な時期で切り替わっても、面倒な事を最小限にするために、前述したデータは、手帳にあわせた縮小コピーを貼ったり、大き目のポストイットに書いてこれまた貼ったりしています。これだと、手帳が変わっても貼りなおせばOKだし、だいたい3Qごろには、1月に貼ったものは書き込みなどでぼろぼろになっていますから、綺麗に作り直して新たな気持ちでセットします。

　システム手帳は以前は使っていましたが、ノートとして使うにはサイズ的＆中央のリングがしんどくなっちゃいました。ここ数年は、「スケジュールの記入とちょっとしたメモがメイン」と割り切れば、毎年気になる手帳をいろいろ試せて楽しぃよなぁ…という、結構テキトーな理由で、綴じタイプのスケジュール手帳を使っていたりします(^-^)
# 具体的な事は憚られる部分もあるので、直感的に判り難いくだりもありますが、ご容赦(_0_)

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コメント : 4
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どーむ 2006/11/19 23:16 編集 URL

うーん、私だったらこの切り替え時に絶対必要な情報を見失いそうだ(^_^;)

コンピュータ使っていると年度で切り替えっていう概念自体が無くなっちゃいますね。

やまかつ 2006/11/20 02:34 編集 URL

見失う～

>この切り替え時に絶対必要な情報を見失いそう…
　まぁそうなったらそうなった時という割り切りで…(←あかんがな(^^;))

島村由花 2006/11/21 16:59 編集 URL

ご回答ありがとうございました

なるほど、前の手帳の内容をコピーして貼るんですね。
私はまた、綴じ手帳ユーザーの人は、資料入りの前の手帳を一緒に持ち歩いたり、切り抜いて、新しい手帳に貼ったりしてるのかと思ってました。

うーむ。まめだなあ。
私にはとてもできない。
うっかりものの私は、手帳切り替え時に、間違いなく絶対必要な情報を見落とすと思います。

やまかつ 2006/11/22 00:56 編集 URL

持ち歩く

事もあるといえばあります。初めの１～2週間程度は…ですけれども。(^^;)
私の手帳には「実績」…つまり、いつ、どこに連絡入れたとか、何を送ったとか、そういった事も書いていますから、1月半ばぐらいまでは、手元においておきたいのですね。
それからコピーは、決して手帳をコピーするわけではなくて、あらかじめ用意しておいたものを印字して貼るイメージが強いです。(^-^)

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見失う～

ご回答ありがとうございました

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