仕事にも勉強にも役立つスキマ時間の見つけ方

　忙しい人ほど時間の使い方が上手いというが、では忙しい中でどうやって自分が使える時間を探せば良いのだろうか。私も様々なビジネス本を読んでヒントを探したり、クラウドのスケジューラーを使ってみたりと試行錯誤を繰り返しているが、まずは一日のスケジュールを精査して、「スキマ時間」を見つけることから始めた方がよさそうだ。

仕事とプライベートの予定をまとめて管理する

 

　毎朝その日のスケジュールを確認している方は多いと思うが、 私は当日以降8週間分のスケジュールを毎朝確認している。これは私が携わっている仕事が会社のメンバーとチームで行うことが多いためで、気が付くと会社のスケジューラーに打ち合わせや出張の予定が入っていることがあるからだ。

　また、私自身も一か月以上先のアポをとって動くことが多々あるため、事前に確認しておかないと思わぬ時にダブルブッキングしてしまう可能性もある。8週間分のスケジュールを確認するといっても、毎日それほど大きく予定が変わっているわけではないので10分もあれば終わる作業だ。

　職場のスケジューラーはサイボウズというグループウェアで管理されているが、個人的には仕事もプライベートの用事もまとめてGoogleカレンダーで管理している。これをスマホ用スケジュール管理アプリ「ジョルテ」と同期させて、外出先でもすぐに確認ができるようにしている。

　サイボウズでも外出先から予定を確認する設定ができるようだが、セキュリティの問題で社外からはアクセスできないようになっており、 また、個人的な用事を会社のスケジューラーに入れ込むことに抵抗があるので、少々手間でも手入力でGoogleカレンダーに打ち込んでおくようにしている。

　こうやっておくと毎日数週間の予定を確認することになるので、翌週必要な資料なども事前に資料作成の予定を立てることができたりと、直近になって慌てて何かを用意するということが無くなります。

　また、仕事とプライベートの予定をまとめて管理することで、 個人的な用事を忘れることなく休日のスキマ時間を活用することができる。スキマ時間の利用は仕事だけではなくプライベートでも必要だと思う。

空き時間を「自分時間」として予約する

 

　スケジュールを入力するときには、最低でも15分単位で入れるようにしている。 あらかじめ時間が決まっている部外の打ち合わせなどは別として、職場のミーティングなど自分で時間のコントロールが可能な場合には、 タスクを15分単位で考えることによって多少なりとも効率的に時間が使えるようになる。

　忘れてはいけないのが移動時間。 外出するときに外出先での所要時間を入力したら、そこまでの移動時間を計算してきちんと「移動」と表示しておく。すべての用事や移動時間が入力できたら、何も入っていない時間を「自分時間」として予約する。

　この「自分時間を予約する」という方法は、とあるビジネス書で読んでなるほどなと思い習慣づけているが、自分で自分に予約を入れることによって使える時間が明確になるので良いと思う。結果として物事を考えたり細々とした用事を片付けたりする時間が確保でき、細かい仕事を後回しにせずその都度片付けやすくなるという効果がある。

　スケジューラーの表示形式は週単位が見やすくて、さらに時間軸で見ることができるバーチカル表示であればスキマ時間も見つけやすくなる。これは手帳でスケジュール管理を行うときも同じなので、スキマ時間・自分時間が一目で分かる工夫は大切だなと感じている。

勉強時間もどこかで見つける

　スキマ時間の活用は何も仕事だけではない。資格取得の勉強などにも活用できる。

　資格取得の勉強では、まずは色々なことを暗記する必要があるが、暗記に一番使いたいのは通勤時の移動時間やカフェなどでのちょっとした時間。

　通勤時に効率的に勉強を行うためには参考書などをヨイショと広げるのではなく、 コンパクトに作られたメモなどを用意しておくと、少しの時間を活用して暗記を行うことができる。

　一日の中で通勤時間や移動時間、打ち合わせと打ち合わせの間など意外なところにスキマ時間は隠れている。寝る前の30分はテレビなどを消して毎日必ず本や参考書を読むなど、 時間をあらかじめ決めて習慣になるように活用することも大切な時間の使い方だ。

　私もまだまだスキマ時間を活用し切れていないが、小さなことでも積み重ねると大きな成果につながりということを信じて、 少しずつでも習慣化してみようと思う。