既に Windows 11 では 23H2 で自動的に新しい Outlook for Windows (以下、新しい Outlook) がインストールされるようになりましたが、Windows 10 についても1/28 にリリース予定のオプションの更新プログラムや、2/11 にリリース予定のセキュリティ修正プログラムをインストールすることで、新しい Outlook がインストールされます。

Windows 10 に同梱されていた Windows メールとカレンダーについては昨年の 12/31 にサポートが終了しているため、その後継である新しい Outlook がインストールされるというのも自然な流れと考えられます。

なお、新しい Outlook がインストールされるといっても、従来の Outlook が置き換えられることにはなりません。

もし何らかの理由で新しい Outlook をインストールさせたくないということなのであれば、更新の適用前に以下のレジストリを設定してください。

キー: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\WindowsUpdate\Orchestrator\UScheduler_Oobe
名前: BlockedOobeUpdaters
種類: REG_SZ
値: ["MS_Outlook"]

今年の 1 月 1 日から Windows メールと予定表を起動しようとすると新しい Outlook for Windows (以下、新しい Outlook) が起動されるようになりました。
また、従来の Outlook を使用している場合でも、Enterprise ライセンスがなければ今月から既定で新しい Outlook に移行されるようになります。
そのため、今年から新しい Outlook の利用が本格化してくると考えられます。
一方で、従来の Outlook に比べて新しい Outlook では不足している機能があり、新しい Outlook を使うメリットがわからないというような話も聞きます。
そこで、今回は新しい Outlook を使うメリットを紹介します。

メリット 1: 従来の Outlook よりも多くの Copilot の機能が使用可能

Microsoft 365 製品では Copilot を使用することで生成 AI による様々な機能が使用できますが、新しい Outlook では従来の Outlook では使用できない Copilot の機能があります。

一つ目は、Copilot in Outlook のチャット機能です。
従来の Outlook にも左側のアプリ バーに Copilot のアイコンがありますが、こちらで使用できるのは Microsoft 365 製品共通の Copilot チャットであり、Outlook 固有の作業はできません。
一方、新しい Outlook のタイトルバーの右側、最小化ボタンの左にある Copilot ボタンをクリックすると、Outlook 固有の Copilot チャットが使用できます。
これを使うと、自動仕分けルールの作成や会議の作成など、Outlook 固有の操作ができるようになります。

二つ目は、メール スレッドから会議出席依頼を作成する機能です。
メールでのやり取りが長引き、会議で話し合ったほうが良いというようなことになった場合、[Copilot を使用してスケジュールする] を使用してそのメール スレッドを基にした会議出席依頼を作ることができます。
これによって作成された会議出席依頼は、出席者にメールスレッドの受信者が含まれ、本文にはメールスレッドの要約が含まれています。

三つ目は、Copilot で Outlook テーマを作成する機能です。
従来の Outlook では Office 共通の数種類のテーマの中から選択するしかありませんでしたが、新しい Outlook では Copilot を使用して現在地や天気などを基にしたテーマが生成できます。
また、テーマを日替わりにすることもできます。

メリット 2: 会議に関する新機能が使用可能

新しい Outlook では、従来の Outlook で実装されていない様々な会議に関する新機能が使用可能です。

一つ目は、Teams 会議の概要を表示する機能です。
Teams 会議で録画をしておくと、会議終了後に録画された内容をもとに会議の概要が本文に表示されるようになります。
そして、[要約を表示] をクリックすると、Teams の会議の要約画面が表示され、会議のトピックごとのまとめや、会議後にすべきアクションなどが表示されます。
これを使うと議事録作成がほぼ不要になります。

二つ目は、会議のフォロー機能です。
従来の Outlook では、会議に対するアクションは承諾、仮承諾、辞退の 3 つだけでしたが、新しい Outlook にはフォローというアクションが加わります。
これは、都合により参加できない会議について、後で会議の結果を参照したいという意思を開催者に伝え、自分の予定表には空き時間として保存するというものです。
この機能を使うと、実際には参加できなかった会議についても前述の Teams 会議の概要により、会議でどのようなことが話し合われたなどが確認できます。

メリット 3: 新しい機能が早く追加される

マイクロソフトとしては今後は新しい Outlook への移行を促すため、新機能のほとんどは新しい Outlook に先行で追加されていくことになるでしょう。
そして、それらの中には従来の Outlook には実装されず、前述のような新しい Outlook でしか使用できない機能というものが、今後も増えることが予想されます。

メリット 4: HTML メールがブラウザで表示される

従来の Outlook では HTML を含むすべてのメール形式の本文が Word のコンポーネントにより表示されていました。
そのため、Word でサポートされていない HTML タグや CSS のスタイルを使用したり、Word 固有のタグに変更などが加わることで、表示が乱れたり、本文の一部が表示されないというようなトラブルが発生していました。
一方、新しい Outlook では本文の表示が WebView2 という Microsoft Edge や Google Chrome と同じエンジンにより表示されるので、HTML メールの表示で問題が発生することが非常に少なくなるでしょう。

従来の Outlook では、迷惑メールのオプション設定によりフィルターのレベルや受信拒否リストなどの設定ができます。
しかし、新しい Outlook ではアカウントによっては迷惑メールの設定がない場合があります。
これは、新しい Outlook 自体に迷惑メール フィルターの機能がないためです。

アカウントが Outlook.com や Exchange Online の場合、これらのサービスはサーバー側に迷惑メールのフィルター機能があり、この機能の設定が新しい Outlook で表示されます。
しかし、それ以外のサービスについては新しい Outlook に迷惑メールの機能がないため、迷惑メールの設定も表示されません。

プロバイダーによってはサーバー側で迷惑メールのオプションが提供されている場合があるので、そちらを使用して迷惑メールの対策が可能ですが、新しい Outlook ではマイクロソフト以外のプロバイダーの迷惑メールオプションの設定は今のところできないようです。

なお、従来の Outlook でも迷惑メール フィルターの機能の削除が予定されています。
実際には一度削除されたのですが、不具合により想定外の動作が発生したため、一時的に復活しているという状況です。

マイクロソフトの方針としては迷惑メールの処理はサーバー側でのみ行うということになるようなので、どうしてもクライアント側で迷惑メールの処理をしたいのであれば、他のメーカーのメールソフトを使う必要があるでしょう。

参考リンク:
Outlook の迷惑メール フィルター処理が実行されているが、[迷惑メール Email オプション] 設定が削除されている – Microsoft サポート

先週、新しい Outlook による従来の Outlook の置き換え時期 (2024 年 12 月現在) として Enterprise ライセンスを持っていない場合に 2025 年 1 月以降に Opt Out フェーズに移行するという記事を書きましたが、12/6 にエンタープライズ ライセンスを持っている場合の Opt Out フェーズが  2026 年 4 月になると発表されました。

1 年以上先になりますし、Opt Out フェーズになっても従来の Outlook に戻す方法は提供されるので、従来の Outlook は 2026 年 4 月以降も使い続けられることになります。

ただ、いずれは従来の Outlook は廃止される予定なので、新しい Outlook に移行する準備はしておく必要があるでしょう。
特に、新しい Outlook で使えなくなった機能については、今のうちにフィードバックをしておけば実装されるようになるかもしれないため、早めにフィードバックはしたほうが良いと考えられます。

以前、新しい Outlook による従来の Outlook の置き換え時期 (2024 年 5 月現在) において、以下の様に説明していました。

次の Opt Out フェーズがいつになるのかについては現時点で決まっておらず、遅くともこのフェーズに入る 12 カ月前にはスケジュールが公表されることになっています。
現時点 (2024 年 5 月) でそのようなアナウンスはありませんので、Opt Out は 2025 年 5 月以降は確定ということになります。

しかし、Ignite 2024 において以下のような発表がされました。

What to expect

Over the past few years, we have been in an opt-in phase for the new Outlook. As we plan to transition to an opt-out model, some organizations have already begun migrating on their own. We anticipate that small and medium-sized businesses (SMBs) with Microsoft 365 for business plans will begin to be moved into this phase starting in January 2025, and with customers with Microsoft 365 for enterprises licenses following in 2026.

また、5 月に公開された新しい Outlook による置き換えについてのブログにも以下の記述が追記されました。

Edit 11/5/2024: Clarified that only managed customers with enterprise licenses will be notified 12 months in advance before opt-out

したがって、12 カ月前までに Opt Out フェーズの案内がされるのは Microsoft 365 for Enterprise のライセンスを持っている場合だけで、それ以外のライセンスについては 2025 年 1 月以降に順次 Opt Out フェーズへの移行が始まるようです。

Microsoft 365 Business Standard または Microsoft 365 Premium を使用していて、新しい Outlook for Windows への移行をしたくない場合は、今月中に 新しい Outlook のインストールと使用を制御する の「新しい Outlook の意向をオプトアウトする」に記載されている方法で自動移行を無効にしておく必要がありますね。

新しい Outlook for Windows (以下、新しい Outlook) でも POP/IMAP サーバーがサポートされるようになりました。
ただ、通常の POP/IMAP クライアントとは異なる動作をします。

通常の POP/IMAP クライアントでは、そのクライアント自身が POP や IMAP というメール受信のためのプロトコルを使用してサーバーからメールを受信し、SMTP というプロトコルでサーバーにメールを送信します。
しかし、新しい Outlook ではこれらのメールのプロトコルはサポートされていません。
その代わりに、POP/IMAP アカウントを構成すると、Micorosft のデータセンターにあるサーバーに HTTPS でアクセスし、サーバーが新しい Outlook の代わりに POP/IMAP でメールを受信し、SMTP でメールを送信するという動作になります。
通常の POP/IMAP クライアントと新しい Outlook のデータの流れの違いを図にすると以下の様になります。

このような構成にすると以下のようなメリットがあります。

1.クライアントでのメールなどのバックアップが不要になる

クライアントの障害でローカルのデータが失われても、クラウド上にメールや予定表のデータが保持されているのでバックアップが不要です。

2.複数クライアントで予定表や連絡先が同期できる

POP/IMAP アカウントでは、メールはサーバー上にありますが、予定表や連絡先はローカルにのみ格納されているため、複数クライアントで同じアカウントを使用している場合、予定表や連絡先は PST のコピーなどで同期する必要があります。
しかし、新しい Outlook では予定表や連絡先もクラウドに格納されるので、複数のクライアントで同一アカウントを使用する場合には予定表や連絡先も同期されることになります。
また、POP アカウントの場合は未読/既読の状態やフォルダー分けも同期されます。

3.クライアントのディスク使用量の抑制できる

新しい Outlook でオフラインで使用するメールの期間を少なくしたり、オフラインを無効にすると、クライアントのディスクの使用量が削減できます。

こうしたメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。

1.認証情報がクラウドにキャッシュされる

新しい Outlook の代わりにクラウドのサーバーからアクセスするため、認証情報はクラウドのサーバーにキャッシュされます。
当然、認証情報は高度なセキュリティで保護されていますが、何らかの形で流出するというような可能性もゼロではありません。
ただし、セキュリティの強度としてはクライアントに保存されている資格情報よりも高いと考えられます。

2.インターネットからアクセスできない POP/IMAP サーバーのアカウントは追加できない

クラウドのサーバーはインターネット上にありますので、組織内のファイアウォールの内側にあり、インターネットからのアクセスができないサーバーとは通信ができません。
そのため、そのようなサーバーのアカウントは追加できません。

3.オフラインでアクセスできるメールに制限がある

新しい Outlook ではオフラインに保存できるメールの期間は最大 180 日です。
そのため、それより前に受信したメールを参照する場合は、インターネットに接続する必要があります。

4.サーバーに接続するクライアントの IP アドレスが Microsoft クラウドのアドレスに変わる

上記の図の通り、新しい Outlook を使うと POP/IMAP/SMTP のアクセスは Microsoft クラウドから行われるようになります。
これは、ISP のサーバーから見ると、クライアントの IP アドレスが Microsoft クラウドのものになるということを意味しています。
もし、セキュリティなどの理由で特定のアカウントの接続元 IP アドレスが制限されているような場合、新しい Outlook に切り替えると接続が拒否されるようになると考えられます。

上記のようにこの構成にはメリット・デメリットがありますが、新しい Outlook のアーキテクチャ上、このような構成は避けられないものであるため、もし不都合があるのであれば何らかの対応をする必要があるでしょう。

参考リンク:

Outlook で Microsoft Cloud にアカウントを同期する – Microsoft サポート

新しい Outlook で使用できない機能の第 11 回は「Teams 統合」についてです。

Windows 用の新機能と従来の Outlook 機能の比較 – Microsoft サポートの Teams 統合についての比較は以下の通りとなっています

チャットで返信するという機能が今後になっていますが、Microsoft 365 Roadmap ではこれに該当すると思われる機能が 2024 年の 3 月から展開開始という状態になっています。

Outlook: Teams chat from email messages in the new Outlook for Windows

一方で、現時点でも Launched というステータスにはなっていないため、使用できない環境もあると思われます。

Teams 統合に関しては他には特に新しい Outlook で使用できないという機能はありません。
ただし、Teams 以外のオンライン会議ソフトについては、Outlook との連携に COM/VSTO アドインを使用していたというものが多いため、それらについては開発元が Web アドインを開発しない限り新しい Outlook との連携はできません。

例えば、Microsoft 製品であり、かつては Microsoft 365 Apps の一部でもあった Skype for Business については、すでに通常サポートが終了していることから新しい Outlook for Windows でサポートされることはないでしょう。

さて、11 回にわたってお届けしてきた「新しい Outlook で使用できない機能」シリーズは今回で終わりです。
実際に使い始めてみると、カバーできていなかった「使用できない機能」がまだまだあるようです。
例えば、file:// で始まるファイル共有へのリンクについては新しい Outlook では機能しません。
これは新しい Outlook のベースとなっている Outlook on the web の仕様によるものです。
もし新しい Outlook で使用できない機能で、これがないと困るというものがあれば、[ヘルプ] の [フィードバック] から直接 Microsoft に提案が可能です。
同じような提案が多数寄せられた場合には対応されることもあるようなので、必要な機能があればどんどんフィードバックしていくとよいでしょう。

新しい Outlook で使用できない機能の第 10 回は「セキュリティとコンプライアンス」についてです。

Windows 用の新機能と従来の Outlook 機能の比較 – Microsoft サポートのセキュリティとコンプライアンスについての比較は以下の通りとなっています。

データ損失防止が部分的に使用可能となっていますが、トレーニング可能な分類子が Outlook on the Web ではサポートされていないため、新しい Outlook でもサポートされていないと考えられます。

また、S/MIME については今後となっていますが、Microsoft 365 Roadmap では 2024 年 9 月に展開開始となっています。

他にも、従来の Outlook の [オプション] にある [トラスト センター] の設定については以下のようなものが実装されていません。

校閲結果の返信

このオプションは Office 製品と連携する必要があるのですが、新しい Outlook はローカル PC のプログラムと連携するのは技術的に難しいため、実装はされないと考えられます。

添付ファイルのプレビューをオフにする

新しい Outlook では添付ファイルのプレビューを無効にする設定は用意されていません。
ただ、新しい Outlook の添付ファイル プレビューはローカル PC 上のアプリではなく、クラウド上で添付ファイルを HTML に変換したものを表示するという動作になるので、特定のアプリのセキュリティ ホールを利用した悪意のある添付ファイルをプレビューする場合でも、HTML 変換時に不正なデータは取り除かれることが想定されます。

自動ダウンロード

新しい Outlook では HTML メール内の画像のダウンロードを制御する方法は用意されていません。

マクロの設定/プログラムによるアクセス

これらについては対象となるマクロや Outlook オブジェクト モデル自体がサポートされていないので、必要ない設定といえるでしょう。

新しい Outlook で使用できない機能の第 9 回は「検索」についてです。

Windows 用の新機能と従来の Outlook 機能の比較 – Microsoft サポートの検索についての比較は以下の通りとなっています。

使えない機能はないように見えますが、実際には以下のような機能が使用できません。

高度な検索

従来の Outlook では [検索ツール] の [高度な検索] により複雑な条件の検索が行えます。
新しい Outlook でも検索フィールドの右にある横棒三本のアイコンをクリックすれば、フィールドを指定した検索が行えますが、高度な検索のように任意のフィールドを追加したり、[次の語句に一致する] というような条件を使用したりすることはできません。
こういった検索については MAPI の検索フォルダーの機能を使用しているので、新しい Outlook での実装は困難でしょう。

複数アカウントをまたいだ検索

従来の Outlook では [すべてのメールボックス] や [すべての Outlook アイテム] というスコープにより、複数のアカウントのメールをまとめて検索することが出来ました。
しかし、新しい Outlook ではこのようなスコープはありません。
将来的に使用できるかどうかも不明です。

オフラインでの検索

先週お伝えした通り、新しい Outlook でもオフラインで使用できるようになりましたが、オフラインの状態での検索はまだ使用できません。
将来的に使用できるようになるようですが、まだロードマップにも記載がないので、しばらくは実装されないと思われます。

なお、今後は単純な検索より Copilot を使用した柔軟な検索が行われるようになるのかもしれません。