Copilot が使用できない Outlook

今月から Microsoft 365 Apps の Outlook でも Copilot が使用できるようになりました。
ただ、使用できるチャネルには制限があり、半期エンタープライズ チャネルでは使用できません。
通常、Outlook に新機能が追加された場合、半期エンタープライズ チャネルには半年以上遅れて実装されるのですが、Copilot に関しては以下のような理由により半期エンタープライズ チャネルで実装されないことが Microsoft 365 Admin Monthly Digest – Feb 2024 – Microsoft Community Hub で公表されています。

The speed at which Copilot for Microsoft 365 evolves to bring the latest and greatest to your users’ fingertips makes it ineligible for users running Semi-Annual Enterprise Channel. Having updates come 6 months apart makes it extremely difficult to provide a great experience for both users and IT. This goes beyond just generative AI, as the pace of technology in general only continues to accelerate. 

要約すると、半年の一度の修正というペースでは生成 AI の進化に追いつかないということです。
同様の理由で Office 2021 LTSC や今年リリースされる予定の Office 2024 LTSC でも Copilot は使用できません。

企業ユーザーなどでは安定性などを考慮して半期エンタープライズ チャネルを使用されている場合も多いと思いますが、Copilot を使用するとなると以下のいずれかの方法をとる必要があるでしょう。

  • 最新チャネルに切り替える
  • 月次エンタープライズ チャネルに切り替える
  • 新しい Outlook for Windows に切り替える

上記のどれが良いかとなると、半期エンタープライズ チャネルからの切り替えなら月次エンタープライズ チャネルがおすすめです。
最新チャネルは新しい機能がいち早く使用可能となりますが、それに伴う不具合発生のリスクもあります。
また、新しい Outlook for Windows については更新チャネルのような概念はなく、修正が不定期に行われ、管理者でコントロールすることもできません。

しかし、月次エンタープライズ チャネルであれば、最新チャネルで見つかった重大な不具合が修正された状態でリリースされることが期待されるほか、最新とその前の二つのバージョンがサポートされており、更新の頻度を 2 カ月に 1 回とすることも可能です。

そもそも半期エンタープライズ チャネルでも毎月セキュリティ修正がリリースされており、最近はセキュリティ修正に伴う問題が半期エンタープライズ チャネルでも発生しているので、半期エンタープライズ チャネルだから安定しているとも言い切れません。
この機会に、月次エンタープライズ チャネルへの切り替えを検討するのもよいでしょう。

Outlook の連絡先に意図しない連絡先アイテムが追加される

先月半ばごろから、Microsoft 365 の環境で Outlook と Teams を使用している場合、意図しない連絡先アイテムが Outlook の連絡先に追加されるという事象が発生しているようです。
これは何らかのトラブルというわけではなく、MC695487 として公開されていた Outlook と Teams の連絡先の同期機能によるものと考えられます。

公開情報を見る限り、この同期処理を無効化するような方法は用意されていないようなので、不要な連絡先が追加されており、Teams でも使用しないということなのであれば、削除するしかないでしょう。

なお、同期が完了する前に連絡先の削除をしたり、Teams で連絡先の変更を行ったりすると、削除した連絡先が復活したり、編集した連絡先が重複するなどの現象が発生するというような情報もあるので、Outlook の連絡先と Teams の連絡先が完全に同期するまではあまり変更を加えないほうが良いかもしれません。

参考リンク:

New Outlook & Teams Instant Contact Syncing Inconsistencies – Microsoft Community Hub

Microsoft 365 Copilot が従来の Outlook でも使用可能に (ただし、要約のみ)

Microsoft 365 Copilot の Outlook での使用については、これまでは新しい Outlook を使う必要がありました。
しかし、12/6 にロードマップが更新され、Microsoft 365 Apps に含まれる従来の Outlook でも Copilot の展開が開始されたようです。

Copilot の使用には Microsoft 365 Apps のライセンスとは別に Microsoft 365 Copilot のライセンスも必要となるので、すべての Microsoft 365 Apps ユーザーが使用できるわけではありませんが、すでに Word や Excel で Copilot が使用できるようであれば、Outlook でも使用可能になるでしょう。

なお、現時点では要約機能のみの実装となっていますが、同時に追加されたロードマップによれば下書きとコーチングについても来年の 2 月に展開が開始されるようです。

Copilot を使うためだけに新しい Outlook への移行を検討されているのであれば、従来の Outlook で Copilot を待つという選択肢も考慮してよいのではないかと思います。

Outlook から Exchange Online (Microsoft 365) に POP3、IMAP4 で接続ができない

Outlook から Exchange Online に接続する場合、MAPI/HTTP というマイクロソフト独自のプロトコルが利用されます。
一方、Outlook や Exchange Online は POP3 や IMAP4 といったインターネットの標準プロトコルもサポートしています。
そうなると、Outlook から POP3 や IMAP4 を使用して Exchange Online に対して接続はできるように思えますが、実際には接続はできません。

これは、先進認証のサポートの問題により発生しています。

以前は Exchange Online に接続する際の認証方法として、基本認証と先進認証という二つの認証方式が存在していました。
しかし、基本認証はパスワードをそのまま送信するという安全性の低いものであるため、2023 年 1 月をもって Exchange Online では使用できなくなりました。
これに対し、Outlook では先進認証のサポートが MAPI/HTTP と一部の IMAP4 サーバー (Google および Yahoo) に限られており、Exchange Online への POP3/IMAP4 での接続に対しては先進認証を使用することができません。
そのため、Outlook では Exchange Online に POP3 や IMAP4 での接続ができないということになります。

Outlook で Exchange Online への接続における先進認証がサポートされれば接続できるようになるかもしれませんが、POP3 や IMAP4 で接続しても Exchange Online 固有の機能が全く使えず、ほとんどメリットがないため、おそらくサポートされることはないでしょう。

参考リンク:
POP/IMAP および先進認証を使用して Outlook に接続できない – Exchange | Microsoft Learn
Exchange Online での基本認証の廃止 | Microsoft Learn

2023 年 10 月 10 日に Office 2016/2019 の Microsoft 365 への接続サポートが終了

Office 2016/2019 の Microsoft 365 への接続サポートの終了まで、あと約 1 カ月となりました。
では、サポートが終了するとどのようなことが発生するのでしょうか?

結論から言えば、「何が起こるかわからない」です。

マイクロソフトの Microsoft 365 サービスへの接続についての公開情報では、「古いバージョンの Office が Microsoft 365 サービスに接続するのをブロックするためのアクティブな対策は講じられません。」とあるので、2023 年 10 月 10 日になった途端に接続ができなくなるということはなさそうです。
しかし、サポートしないということはそのバージョンでの接続が事前に確認されないということなので、サービス側の何らかの変更で以下のような予期しない動作をする可能性があります。

  • サーバーの応答を解釈できずエラーで失敗する
  • サーバーから受信したデータが原因でクラッシュやハングが発生する
  • 不必要なエラー リトライが繰り返されクライアントのパフォーマンス低下やネットワークトラフィックの増大が発生する
  • Web アドインが動作しなくなる
  • 認証が失敗して接続ができなくなる

このうち、個人的に一番発生する可能性が高いと思われるのが、「認証が失敗して接続ができなくなる」です。
Office 2016 では認証に ADAL というライブラリが使用されますが、このライブラリでは Web ページを使用した認証に Internet Explorer のコンポーネントが使用されます。
しかし、Microsoft 365 や Azure などではすでに Internet Explorer のサポートは終了しており、いつ Internet Explorer で動作しない JavaScript の構文やメソッドが使用されるようになるかがわかりません。

実際、過去には Internet Explorer で使用できないメソッドが認証のページで使用されることにより、Outlook 2016 からの接続ができなくなるという障害も発生しています。
その際にはサービス側の修正が行われましたが、サポート終了後には同様の修正が行われる保証がありません。
そのため、ある日突然認証ができずに接続できなくなるというリスクがあるということです。
そうなってから慌てて Microsoft 365 Apps へのアップデートをするとなると、多数の端末から一斉にインストールを行うことになるので、ネットワーク トラフィックが飽和するといった二次災害も発生しかねません。

したがって、できる限りサポート終了前に Microsoft 365 Apps へのアップデートを済ませたほうが良いと考えられます。
間に合わないなら、とりあえず Outlook on the Web (Web 版の Outlook) を使用できるようにしておき、何か問題が発生したら Outlook on the Web を使うということを社内で周知しておく必要があるでしょう。

[オートコンプリートのリストを空にする] を実行してもあて先候補が表示される

Outlook にはあて先や Cc などで文字を入力すると、過去に送信した受信者を候補として表示するオートコンプリートという機能があります。
このオートコンプリートで表示される候補に問題がある場合、[ファイル]-[オプション] の [メール] にある [オートコンプリートのリストを空にする] をクリックすることにより、オートコンプリートの候補を初期化することができます。

しかし、Exchange Online に接続されている Version 2202 以降の Microsoft 365 Apps の Outlook では、上記の手順を実行してもあて先の候補が削除されずに表示され続けます。
これは、オートコンプリートの候補を Exchange Online の検索機能により取得するような機能の追加が行われたためです。
この機能ではメールボックスの受信メールなどから機械学習により重要と思われるあて先をピックアップして候補を表示しており、文字を入力する前から候補が表示されます。
そのため、一度も送信していないようなユーザーも候補に表示される場合もあります。
そして、あらかじめリストが生成されているような仕組みではないため、リストを空にするというようなこともできません。
もし、Version 2202 以降でオートコンプリートに問題があるような場合は、以下のいずれかの方法で解消することができます。

A. 問題の候補を削除する

表示されるあて先の候補にマウスカーソルをあてると、右端に × 印が表示されます。
これをクリックするとそのあて先は候補に表示されなくなります。
問題の候補が特定できている場合はこの方法で対処できます。

B. 以前のオートコンプリートの機能に戻す

以下のレジストリ設定を行うことにより、オートコンプリートの機能を以前と同様に一度送信した受信者のみのリストに変更することが可能です。

キー: HKEY_CURRENT_USER\software\microsoft\office\16.0\outlook\search
名前:
DisableAutoCompleteUpdate
種類:
REG_DWORD
値:
1

この設定を行うと、[オートコンプリートのリストを空にする] でリストを初期化することができるようになります。

全く同じバージョンの Outlook で特定の機能が使えなかったり、表示が異なったりする現象について

Microsoft 365 Apps や製品版の (ボリューム ライセンス版でない) Office 2016/2019/2021 では、”バージョン 2210″ というように表記されるバージョンがあります。
このバージョンは毎月 (チャネルによっては半年に一度) 更新されるもので、バージョン アップすると機能が追加されることがあります。
ただし、同じバージョンにバージョンアップしても、PC によって特定の機能が使えなかったり、ユーザー インターフェイスの表示が異なる場合があり、その原因としては以下のようなものがあります。

  • ライセンスの違い
  • 接続先の違い
  • Microsoft Edge WebView2 のインストール状況の違い
  • Enhanced Configuration Service の影響
  • レジストリ設定によるもの

それぞれについて以下で詳しく説明します。

ライセンスの違い

Outlook を Exchange サーバーに接続して使用している場合、Office や Exchange のライセンスにより使用できない機能があります。
例えば、以下のような機能は Office の Home & Business や Standard といったライセンスでは使用できません。

  • インプレース アーカイブ
  • アイテム保持ポリシー
  • Information Rights Management (IRM) の適用
  • サイト メールボックス
  • DLP ポリシーのヒント

上記のような機能が使用できない場合は、Office をアクティベーションした際のライセンスを確認してみてください。

参考リンク: Outlook の Exchange 機能に関するライセンス要件 (microsoft.com)

接続先の違い

Outlook の新機能については Exchange Online や Outlook.com に接続した場合のみ使用可能なものがあります。
そのため、Exchange Online とオンプレミス Exchange のハイブリッド環境では、特定の機能についてオンプレミス Exchange 上のメールボックスに接続していると使用できず、Exchange Online 上のメールボックスに接続していると使用できるという違いが生じます。
Exchange Online でしか使用できない機能は多数あるので、その機能を使用したいということになるとメールボックスをオンプレミスから Exchange Online に移動する必要があります。

Microsoft Edge WebView2 のインストール状況の違い

Microsoft Edge WebView2 (以下、WebView2) とは、Microsoft Edge の HTML レンダリング エンジンを Outlook のようなアプリケーションから利用するための機能です。
Outlook の Web アドインや Outlook on the Web の UI を使用する機能 (OPX と呼びます) については WebView2 がなければ動作しないものがあるため、WebView2 がインストールされていない PC では表示が変わったり、機能自体が使えなかったりする場合があります。

なお、バージョン 2101 以降の Office がインストールされている場合は自動的に WebView2 がインストールされるようになっています。

参考リンク: Microsoft Edge WebView2 とMicrosoft 365 Apps – Deploy Office | Microsoft Learn

Enhanced Configuration Service の影響

Enhanced Configuration Service (以下、ECS) はOffice の重要なサービス – Deploy Office | Microsoft Learnで以下の様に定義されています。

Enhanced Configuration Serice (ECS)

ECS により、ユーザーが Office を再展開する必要なく、Office のインストールを Microsoft が再構成できるようになります。 機能や更新プログラムを段階的にロールアウトしながら、収集される診断データからロールアウトの影響を監視するために使用されます。 また、機能や更新プログラムによるセキュリティやパフォーマンスの問題を軽減するためにも使用されます。 さらに、ECS では、適切なイベントが確実に収集されるようにする、診断データに関連する構成の変更をサポートします。

この機能により、特定の修正や機能追加によって重大な障害が発生したような場合に、ユーザーが Office の更新をアンインストールなどを行わずに修正などの機能を無効化することができるというものです。
また、ECS は新機能の展開の際に少しずつ新機能が使用できる PC を増やすというような使われ方もするので、新しいバージョンをインストールした直後に特定の PC でのみ新機能が使用できるというような差異が生じる場合があります。
この機能については詳細が公開されていないため、ECS でどの機能が無効化されているかや、有効化までにどのくらいかかるかなどを確認することはできません。

レジストリ設定によるもの

Outlook の機能にはレジストリ設定で有効・無効が制御できるものが多数あります。
そのため、何らかのトラブル対応でレジストリ設定で特定の機能が無効化され、その後新しくインストールした PC ではその対応がされていないというような場合、同じバージョンでも異なる表示や動作になる場合があります。

MC376710 の「新しい Outlook for Windows」について

5 月 6 日に、Microsoft 365 テナントの管理者に対して、MC376710 として「一部のユーザーは、サポートされていない新しい Outlook for Windows の初期テスト バージョンにアクセスできます。」というアナウンスがされました。
この MC の具体的な内容は、まだサポートされていない新しい Outlook for Windows のテスト バージョンから Exchange Online にアクセスされていることが確認されており、そのようなバージョンからの接続をブロックする方法を提供するというものです。

問題はこの「新しい Outlook for Windows」とは何か、という説明が一切なされていないところです。
何も知らずにこの文面を読むと、Microsoft 365 Apps や Office に含まれる Outlook for Windows の新しいバージョンが提供されるように受け取ってしまう可能性がありますが、実際はそうではありません。
ここでいう「新しい Outlook for Windows」は「Project Monarch」や「One Outlook」といった名前で知られているもので、Outlook の Web 版である Outlook on the Web の UI をベースとして動作するデスクトップ アプリケーションです。
現時点では Windows 10 に含まれている「メールとカレンダー」の置き換えを想定しているものと思われます。

これにより Windows でも Mac でも統一された UI で動作するアプリケーションが提供可能であり、新機能がより素早く提供できるようになるようです。
将来的には既存の Outlook for Windows の置き換えも想定しているようですが、Outlook on the Web で実現できていない機能が多いため、近い将来に置き換えられるということはなさそうです。

個人的には VBA マクロはどうなるのかが気になっていますが、もしかすると Power Automate に置き換えられるのかもしれません。

月次エンタープライズ チャネルについて

4月27日に、一部の Microsoft 365 テナントの管理者に対して、MC362760 として Microsoft 365 アプリの展開チャネルが月次エンタープライズ チャネルに変更されるというアナウンスがされました。
そこで、今日は月次エンタープライズ チャネルについて説明します。

月次エンタープライズ チャネルは 2020 年の 5 月から提供され始めた後発のリリース チャネルです。
それまでは、大きく分けて最新チャネルと半期エンタープライズ チャネルという 2 つのチャネルがあり、それぞれに評価用の先行リリース (Preview) のチャネルがあるという形態でした。
(なお、月次エンタープライズ チャネルの提供前は、それぞれ月次チャネル、半期チャネルと呼ばれていました。)
最新チャネルと半期エンタープライズ チャネルの特徴は以下の通りです。

最新チャネル


特徴

毎月 1 回以上のリリースが行われるが、リリース時期は設定されていない


メリット

  • 最新の機能が提供される
  • 修正が早く提供される


デメリット

  • 機能追加による不具合が発生する可能性がある
  • リリース時期が決まっていないので、更新のコントロールが難しい
  • セキュリティ修正は最新バージョンのみ提供

半期エンタープライズ チャネル


特徴

セキュリティ修正と重要な修正は月に一度リリースされるが、新機能の追加は半年に一度 (1 月と 7 月に) 行われる。
リリース時期は毎月の第 2 火曜日に設定されている


メリット

  • リリース時期が決まっているため更新がコントロールしやすい
  • 安定した動作が見込める
  • 新機能が追加されたリリースから14か月はセキュリティ修正が提供される


デメリット

  • 新機能が提供されるまで時間がかかる
  • 重要度が低い不具合の修正が半年から一年後になる場合がある

そして、月次エンタープライズ チャネルは、上記の二つのチャネルのいいとこどりをしたものとなり、以下のような特徴があります。

特徴

毎月の第 2 火曜日に新機能と修正がリリースされる


メリット

  • リリース時期が決まっているため更新がコントロールしやすい
  • 新機能が通常は最新チャネルでの提供の 1-2 か月後にリリースされる
  • 最新チャネルでの修正も含まれ、より安定した動作が見込める
  • リリースから 2 か月はセキュリティ修正が提供される


デメリット

  • 最新チャネルで提供される新機能が常に提供されるとは限らない
  • プレビュー チャネルがない

半期エンタープライズ チャネルから月次エンタープライズ チャネルへの移行は 5/20 から始まりますが、以下の手順で移行をせずに半期エンタープライズ チャネルのままにすることも可能です。

  1. https://config.office.com/ に Microsoft 365 管理者としてログオン
  2. 画面右上のベルのアイコンをクリック
  3. [Office は毎月 自動的に更新プログラムを取得するように変更されます] の下の [詳細の表示] をクリック
  4. 表示されたメッセージの下部の [デバイスを現在の構成のままにする] をクリック    

ただ、月次エンタープライズ チャネルなら最新の機能をより安定したバージョンで使用可能となるので、この機会に使用してみることをお勧めします。