日々の勤怠管理で日報を付けたり、作業タスクの記録やスケジュール管理など、スプレッドシートに日付を入力する事はよくあります。ただ、日付けや時刻を何度も手入力するのは面倒ですよね。
そこで便利なのが日付を自動入力する方法です。効率的で時短、何より入力の煩わしさを減らせます。
この記事ではスプレッドシートに日付を入力する方法を紹介。ショートカットやカレンダーで日付を扱う方法や、ドラッグだけの簡単な入力方法など複数あるので、用途や目的に合わせて使ってみて下さいね。
この記事の目次
スプレッドシートで日付を入力する方法
スプレッドシートで日付を入力するなら自動入力が簡単。日報やタスクの進捗などで日付入力するのにおすすめの方法です。
日付を自動入力するメリットはその手軽さ。タイピングに不慣れな人でも西暦や月日をわざわざ手入力する必要はありません。
スプレッドシートで日付を自動入力する具体的な方法は以下の3つです。
- 日付をショートカットで入力
- 日付を連続で入力
- カレンダーを呼び出して日付入力
ショートカットで日付入力
その時々で日付を入力するならショートカットを使う方法がおすすめです。キーボード操作だけで直感的に日付を扱えます。
| Windows | Mac | |
|---|---|---|
| 日付を入力 | Ctrl + : | ⌘ + : |
| 時刻を入力 | Ctrl + Shift + : | ⌘ + shift + : |
| 西暦・日付・時刻を入力 | Ctrl + Alt + Shift + : | ⌘ + alt + option : |
スプレッドシートでの日付ショートカットキーはセミコロン「;」ではなくコロン「:」です。
Google スプレッドシートのキーボード ショートカットを使用して、スプレッドシート内を移動したり、書式を設定したり、数式を使用したりできます。
注: 言語やキーボードの形式によっては、一部のショートカットを使用できない場合があります。
引用元：Googleスプレッドシートのキーボードショートカット
文字入力の時とは違い、日付はセルをクリックで選択した状態でショートカットキーを使います。今日の日付をサッと入力する時などは便利です。
日付を修正する場合は改めてセルをクリックすれば小さなカレンダーが表示されるので日付を選択。セルをクリックすれば通常通りに文字を入力出来ます。
日付を連続で入力
連続した日付を入力するだけならセルをドラッグする方法が簡単です。
スプレッドシートでセルをドラッグして連続で入力する方法を「オートフィル」と呼びます。これは「1」「2」「3」など連続した数字だけでなく、日付も連続で入力出来ます。
- 基点となる日付を入力しオートフィルハンドルを掴む
- 目的の範囲までドラッグして日付を自動入力
オートフィルが凄いのは、単に数字の連続が入る訳ではなくカレンダーの暦どおりに日付を取得出来る事です。
画像の様に、基点として入れた日付けのセルをドラッグするだけで2月29日のうるう年も正しく表示され、3月へも切り替わっています。
日付をカレンダーから選択
データ表の日付を入力したいセルや行列にあらかじめデータの入力規則を設定しておきます。セルをダブルクリックするとカレンダーが表示されるので日付を選択するだけです。
日付をカレンダーで選択出来るようにしておく事で、手打ちする煩わしさが無くなるのでタイピングが苦手な人には便利な方法です。
データの入力規則を選択
メニューから【データ】→【データの入力規則】へと進みます。
カレンダーを表示させる条件を設定
- カレンダーを表示させたいセル範囲を選択。もしくはセルを直接ドラッグしても可能です。
- 入力する日付に条件（ルール）を設けておく事が出来ます。例えば2月のデータ表に3月の日付を入れるとエラーが出るなど、入力出来る日付を指定します。
今回はプルダウンから【有効な日付】を選択しました。
セルからカレンダーを呼び出す
設定したセルをダブルクリックする事でカレンダーが呼び出され、日付を選ぶとそのままセルに入力されます。
「データの入力規則」の設定をすれば日付入力の手間が減るだけでなく、誰でも簡単に日付が入力出来る様になります。
未来や過去、具体的な日付など、無効にする場合のルールを決めておく事も出来ます。
複数人でデータ表を編集する際、中には入力が苦手な方もいますよね。日付の入力ミスをされては困る事も多いので、あらかじめデータの入力規則で設定しておくのがおすすめです。
スプレッドシートの日付表示形式を変更
スプレッドシートには様々な日付表示形式があり、作成するデータ表に合わせてあらかじめセルに設定しておく事が出来ます。
例えば「○月○日」や「○月○日曜日」、「○○/○○/○○」など、編集者がどの様に入力するか分からない場合もあります。
そこで、日付の表記を任意のものに設定しておけば、誰が入力しても統一された表示形式に変換される訳です。
日付表示形式の変更は、【表示形式】→【数字】→【カスタム日時】で簡単に行えます。
表示形式を選択
メニューから【表示形式】→【数字】→【カスタム日時】へと進みます。
日付表示形式を選択
よく使うフォーマットがすでに沢山用意されています。画面上部からカスタマイズも出来ますが、わざわざ変更する必要は無いかも知れません。
フォーマットによっては、日付の曜日や時刻も入力させる事が出来ます。フォーマットを選択し、適用ボタンをクリックすれば反映されます。
今後日付を入力するであろうセルを複数選ぶ、もしくは行や列ごと選択して一気にフォーマットを適用させておくと便利です。
日付の表示がおかしい時の確認方法
ショートカットで取得した日付や時刻が少しずれているなど、日付の表示がおかしいといった事が起きる時は設定を確認してみて下さい。
例えば、実際よりも日付が1日ずれたり、時間が数時間ずれているといった場合です。
設定を選択
メニューから【ファイル】→【設定】へと進みます。
タイムゾーンを確認
あまり無いかも知れませんが、「タイムゾーン」が正しいか確認してみて下さい。日本に住んでいるのであれば「Tokyo」に合わせましょう。
まとめ
スプレッドシートでは、日付や時間、曜日を簡単に入力する方法が幾つも用意されています。今回紹介した方法は簡単なだけでなく、入力に不慣れな人にも親切です。難しい関数を使うまでもありません。
今回の記事では、以下の方法を解説しました。
- ショートカットで日付入力
- 日付を連続で入力
- 日付をカレンダーから選択
- 日付表示形式を変更
繰り返し行う日付入力や複数人で編集するデータの場合は、作業効率が上がりミスも減らせます。是非、活用してくださいね。
