簡単でセキュリティ設定がわかりやすいものが◎
荒川 信寛さんは、エレベーターや照明設備のメンテナンスなどを手掛ける北陸マックスで、社内システムやネットワークの管理をほぼ一人で担当している。そんな荒川さんがオススメするのは、画面ショットを撮るための「Snipping Toolツール」やチーム内で情報を共有するための「Yammer」、無線LANのチャネルの使用状況を可視化する「Wifi Analyzer」である。
Snipping Toolは、起動後にマウスで範囲を指定すると、その部分の画面ショットを撮れるソフト。Windows Vista以降のWindowsに標準でインストールされている。
荒川さんは「手順書を作成するときに助かっています」と話す。Snipping Toolで画面ショットを撮り、必要に応じてSnipping Toolのマーカー機能などで目立たせたい部分に印を付ける。その後、Snipping Toolの画面上でコピーを選択し、ExcelまたはWordに画面ショットを貼り付ける。「面倒だった手順書作りが好きになったくらいです」（荒川さん）。
実は、このSnipping Toolを知る以前、荒川さんは「Gyazo」を使っていた。こちらは画面ショットを撮ると画像がGyazoのサーバーにアップロードされ、URLを相手に伝えて画面ショットを共有できるソフト。「キャプチャーした画面を誰かと共有したいときにはGyazoが便利です。でも、画像がGyazoのサーバーにアップされるので、ローカルのパソコンで画面を貼り付けながら手順書を作る作業には、Snipping Toolのほうが向いています」（荒川さん）。
仕事上の情報共有にツールを活用
荒川さんが社内の情報共有ツールとしてオススメするのがYammerだ。同じドメイン名のユーザー同士でグループを組み、グループ内でチャットや資料共有などができるネットサービス。ローカルのパソコンにインストールする一般的なフリーソフトではないが、Web上で利用できる無料のソフトウエアである。
複数のソフトウエアやサービスを試した結果、一番使い勝手がよかったのがYammerだった。ポイントは、「簡単に使えること」と「セキュリティ設定が分かりやすいこと」。特にセキュリティ設定は、「知らずに一般に公開する設定になっていたりするのが一番怖い」と荒川さん。以前、プライベートで使っていた別のサービスで、知らないうちに情報を公開していた経験から得た教訓だ。
荒川さんは主に、情報を社内に発信するツールとしてYammerを活用している。設備管理の業務で緊急のコールバックが必要なときに、データベースに情報を登録すると、基幹システムと連携してYammerに自動投稿できる仕組みも整えた。
