Viestintä- ja tiedonantopolitiikka

Viestintä- ja tiedonantopolitiikka kuvaa Alma Median viestinnän ja sijoittajasuhteiden linjaukset, roolit ja vastuut konsernissa.

Alma Median viestinnän tavoitteet ja julkisuuslinjaus

Alma Mediassa viestinnän tehtävänä on:

• täyttää julkisesti noteeratun yhtiön tiedonantovelvoitteet
• Alma Median maineen hallinta
• Konsernin liiketoiminnan ja strategian tukeminen viestinnän keinoin

Alman julkisuuslinjaus perustuu avoimuuteen, johdonmukaisuuteen, tasapuolisuuteen ja läpinäkyvyyteen listayhtiötä koskevia säädöksiä noudattaen.

Alma Media Oyj pyrkii viestimään kaikissa tilanteissa tasapuolisesti eli antamaan samat tiedot kaikille sidosryhmille samanaikaisesti.

Viestinnän organisoituminen 

Alma Median viestinnän organisaation muodostaa emoyhtiössä toimiva konserniviestintä. Konserniviestintää johtaa viestintäjohtaja. 

Alma Media Oyj:n talousviestinnästä ja -raportoinnista vastaa talous- ja rahoitusjohtaja. Talousviestinnän toteutus ja koordinointi on keskitetty konserniviestintään. 

Alma Median tiedonantopolitiikka

Alma Median osake on listattu NASDAQ Helsinki Oy:ssä. Alma Median talous- ja rahoitusjohtaja, lakiasiainjohtaja ja viestintäjohtaja vastaavat yhteistyössä siitä, että Alma Median viestintä täyttää kaikilta osiltaan ne vaatimukset, joita EU:n ja Suomen lainsäädäntö, NASDAQ Helsingin säännöt ja sisäpiiriohjeet, Finanssivalvonnan ja muiden viranomaisten asiaa koskevat ohjeistukset ja määräykset edellyttävät. Alma Media noudattaa yhtiön sisäisiä poliitikkoja, ohjeita ja myös muita pörssiyhtiöiden viestintää koskevia suosituksia esimerkiksi listayhtiöiden hallinnointikoodin osalta.

Tiedonantovelvollisuudet ja tiedonantoperiaatteet

Yhtiön ulkoisen viestinnän ja tietojen julkistamisen periaatteena on julkaista merkityksellistä ja täsmällistä tietoa samanaikaisesti ja täsmällisesti markkinaosapuolille, jotta kaikilla markkinoilla toimivilla on käytettävissään olennainen ja riittävä tieto Alma Median rahoitusinstrumenttien arvostamisessa.

Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (MAR) mukaisesti Alma Media julkistaa mahdollisimman pian Alma Mediaa välittömästi koskevan sisäpiiritiedon tai lykkää julkistamista asetuksen mukaisesti.

Tietojen antamisessa markkinoille noudatetaan seuraavia periaatteita:

• Tiedot julkaistaan ilman aiheetonta viivytystä.
• Tiedottaminen on johdonmukaista ja täsmällistä, jotta tietojen vastaanottajan on mahdollista arvioida niiden vaikutusta yhtiön taloudelliseen tilaan ja tulevaisuuteen.
• Tiedot ovat sidosryhmien saatavilla samanaikaisesti, ja tiedot julkistetaan tarkoin valvotulla tavalla.
• Kaikki tiedotteet julkaistaan yhtiön internet-sivustolla.
• Kaikki tiedot julkaistaan suomeksi ja englanniksi.

MAR:in mukaisesti Alma Media voi lykätä sisäpiiritiedon julkistamista, mikäli kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

• Välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi Alma Median oikeutetut edut.
• Julkistamisen lykkääminen ei todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan.
• Alma Media pystyy takaamaan kyseisen tiedon säilymisen luottamuksellisena. 

Päätös sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämisestä tehdään ja kirjataan Alma Median sisäisten ohjeiden mukaisesti.  

Taloudellinen raportointi

Alma Media julkaisee tietoja taloudellisesta asemastaan ja strategiastaan tilinpäätöksessä, toimintakertomuksessa ja osavuosikatsauksissa. Alma Media julkaisee vuosittain kolme osavuosikatsausta ja tilinpäätöstiedotteen ennalta määritellyn aikataulun mukaisesti.

Raportointitasot: Alma Media julkaisee taloudellista tietoa ja tunnuslukuja ainoastaan koko konsernin sekä raportoitavien liiketoimintasegmenttien osalta.

Alma Media julkistaa toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen vähintään kolme viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Lisäksi Alma Media julkaisee vuosittain selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

Tulevaisuuden näkymät

Alma Media julkaisee pääomamarkkinoille suunnatun yhtiön näkemyksen toimintaympäristön kehityksestä ja ohjeistuksen tulevaisuudennäkymistä. Alma Median ohjeistus koskee yhtiön liikevaihdon tai oikaistun liikevoiton kehittymistä. Esitetyt lausunnot ja arviot perustuvat johdon kulloiseenkin näkemykseen konsernin ja sen toimintojen kehityksestä. Alma Media sisällyttää tulevaisuuden näkymiään koskevat lausumat osavuosikatsauksiin ja tilinpäätöstiedotteeseen.

Tulosvaroitus

Alma Media seuraa jatkuvasti konsernin taloudellista tulosta, asemaa ja tulevaisuudennäkymiä. Jos jokin tieto viittaa siihen, että konsernin kannattavuus tai taloudellinen asema muuttuu oleellisesti yhtiön antamasta tulevaisuudennäkymästä, poikkeama ja sen taustalla olevat syyt analysoidaan viipymättä. Tulosvaroitus julkaistaan, kun tulevaisuudennäkymät ovat parantuneet tai heikentyneet aiemmin julkistetusta ohjeistuksesta (ottaen huomioon tavanomaiset neljännesvuosittaiset ja muut vaihtelut sekä herkkyystekijät), ja sellaisella poikkeamalla on todennäköisesti huomattava vaikutus yhtiön rahoitusvälineiden arvoon. Tulosvaroitus (jossa toistetaan myös edellinen arvio tulevaisuudennäkymistä) julkaistaan pörssitiedotteena.

Julkiset tiedotteet

Pörssitiedote julkaistaan tietojen antamiseksi samanaikaisesti kaikille markkinoilla toimiville tosiseikoista, asioista ja olosuhteista, joilla Alma Media uskoo olevan todennäköisesti huomattava vaikutus yhtiön osakkeiden tai muiden sen liikkeeseen laskemien rahoitusvälineiden hintaan. Pörssitiedotetta käytetään myös sellaisen säännellyn tiedon julkistamiseen, joka vaaditaan julkistettavan pörssitiedotteella (kuten muun muassa johdon liiketoimet, yhtiökokouskutsut ja yhtiökokouksen päätökset), vaikka tällaiset tiedotteet eivät tavallisesti sisälläkään hintaan vaikuttavaa tietoa. Seuraavat tapahtumat, jos ne ovat Alma Median kannalta merkittäviä, katsotaan yleensä hintaan vaikuttaviksi:

• strategisesti tai arvoltaan merkittävät yrityskaupat, investoinnit tai divestoinnit
• merkittävät toimintojen tai toiminnan uudelleenjärjestelyt, tehostamiset tai lopettamiset
• muutokset aiemmin julkistettuun strategiaan ja taloudellisiin tavoitteisiin
• tulosohjauksen muutokset, tulevaisuuden näkymät, tulosvaroitukset
• väärien tietojen oikaisut
• merkittävien riskien oletettu toteutuminen
• merkittävät kanteet ja muut oikeudenkäynnit tai viranomaisten toimenpiteet
• muutokset toimitusjohtajan ja tämän sijaisen sekä muun johtoryhmätason työsuhteissa

Pörssitiedotteiden lisäksi Alma Media julkistaa lehdistötiedotteita tai uutisartikkeleita Alma Median internetsivuilla. Alma Median julkistamilla lehdistötiedotteilla tai artikkeleilla kerrotaan sellaisista yhtiön liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista, jotka eivät täytä pörssitiedotteelle määriteltyjä kriteereitä, mutta joilla arvioidaan olevan uutisarvoa tai muutoin yleistä mielenkiintoa sidosryhmien keskuudessa. Lehdistötiedotteella julkistettavia uutisia ovat esimerkiksi seuraavat:

• pienemmät fuusiot ja yrityskaupat tai kumppanuudet
• menestyksekkäät projektien toteutuskonseptit tai asiakastapaukset
• uudet tuotejulkistukset
• yhteistyösopimukset asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa 

Hiljainen jakso

Alma Media noudattaa neljän viikon (30 vuorokautta) hiljaista jaksoa ennen tilinpäätöstiedotteen ja/tai osavuosikatsauksen julkistamista. Tänä aikana yhtiön johto ei kommentoi sen taloudellista tilaa tai tulevaisuuden näkymiä, eikä tapaa pääomamarkkinoiden tai talousmedian edustajia. Mikäli jokin hiljaisen jakson aikainen tapahtuma vaatii pörssiyhtiön tiedonantovelvollisuuden mukaisesti välitöntä julkistamista, Alma Media julkistaa tiedon ilman aiheetonta viivytystä.

Huhut ja tietovuodot

Yhtiö ei kommentoi kilpailijoita tai kilpailijoiden yksittäisiä toimia, yhtiön omistajiin tai omistukseen liittyviä asioita, pörssikurssin tasoa eikä markkinahuhuja. Alma Media ei myöskään kommentoi yhtiön toiminnan kannalta luottamuksellisia tai keskeneräisiä liiketoimia.

Mikäli huhuilla on kuitenkin olennainen vaikutus yhtiön arvopapereiden arvoon, Alma Media julkaisee pörssitiedotteen julkaisua huhujen tai olennaisesti virheellisten tietojen oikaisemiseksi. Mikäli Alma Mediaa koskevaa julkistamatonta tietoa on tahattomasti päätynyt rajatulle sisäpiiriin kuulumattomalle piirille, Alma Media tiedottaa asiasta noudattaen käytäntöä, jota tavanomaisesti sovelletaan olennaisen tiedon julkistamiseen.

 

Toimintatavat

Tiedonantokielet

Alma Median pörssi- ja lehdistötiedotteet sekä taloudelliset katsaukset julkaistaan samanaikaisesti suomeksi ja englanniksi.

Tiedotuskanavat

Pääasiallinen ajantasaisen tiedon kanava on Alma Median internetsivut. Alma Median tavoitteena on tarjota internetsivuillaan luotettavaa ja ajantasaista tietoa, jonka avulla markkinaosapuolet voivat muodostaa oikean kuvan Alma Median liikkeeseenlaskemien arvopaperien arvoon vaikuttavista seikoista ja tapahtumista.

Lisäksi Alma Medialla on käytössään useita muita eri tapoja ja kanavia tiedon välittämiseen sidosryhmille, kuten erilaiset tiedotteet, johdon julkiset esiintymiset, puhelinkonferenssit ja webcastit, asiakasjulkaisut ja johdon sekä yhtiön asiantuntijoiden antamat haastattelut. Lisäksi Alma Media jakaa tietoa sosiaalisen median kanaviensa kautta. 

Alma Median konserniviestintä huolehtii pörssitiedotteiden jakamisesta NASDAQ Helsingille ja tiedotusvälineille sekä lehdistötiedotteiden jakamisesta tiedotusvälineille. 

Alman julkistamat pörssi- ja lehdistötiedotteet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan. Taloudelliset raportit ovat saatavilla vähintään viiden vuoden ajan siitä, kun ne on julkistettu. Pörssitiedotteet on myös arkistoitu kansalliseen tiedotevarastoon, jota ylläpitää NASDAQ Helsinki. 

Viestintä sijoittajille ja medialle

Alma Mediassa osakkeenomistajien, sijoittajien ja analyytikoiden informointia koordinoi konserniviestintä, joka vastaa myös sijoittajatilaisuuksien järjestämisestä. 

Alma Media vastaa ilman aiheetonta viivytystä sijoittajien ja median kyselyihin puhelimitse tai sähköpostitse. 

Alma Media järjestää tuloksen julkistamisen yhteydessä tiloissaan yhdistetyn analyytikko- ja lehdistötilaisuuden, jossa johtoryhmän edustajia on läsnä. Tilaisuudet ovat avoimia myös sijoittajille. Tapahtuma järjestetään myös englanninkielisenä webcastina, jota myös voivat ulkomaiset sijoittajat ja analyytikot seurata ja myöhemmin katsoa yhtiön internetsivuilta tallenteena.

Tulosraportoinnin lisäksi Alma Media antaa täydentävää sijoittajia kiinnostavaa tietoa tässä tiedonantopolitiikassa esitetyllä tavalla. Alma Media viestii aktiivisesti kaikille sidosryhmilleen, ja pyrkii vastaamaan viipymättä sijoittajien, analyytikoiden ja median kyselyihin. 

Alma Median sijoittaja- ja mediatapaamisten tavoitteena on antaa taustatietoa Alma Mediasta ja sen toimintaympäristöstä. Keskustelut tilaisuuksissa perustuvat Alma Median julkaisemiin tai markkinoilla yleisesti saatavilla olleisiin tietoihin eikä niissä tuoda esille julkistamatonta, yhtiön arvopaperin arvoon mahdollisesti vaikuttavaa tietoa.

Institutionaalisten sijoittajien ja analyytikoiden tapaamisia johdon kanssa koordinoidaan konserniviestinnästä. Tavoitteena on, että paikalla on aina IR-toimintoa edustava henkilö (viestintäjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja tai sijoittajasuhdejohtaja).

Yhtiö järjestää säännöllisesti pääomamarkkinapäivän, joka on suunnattu institutionaalisille sijoittajille ja osallistuu sijoittajakiertueille (Roadshow).

Alma Media osallistuu harkinnan mukaan piensijoittajille suunnattuihin tapahtumiin pääosin Suomessa. Näitä tilaisuuksia ovat mm. sijoitusmessut, pörssi-illat ja osakesäästäjäyhteisöiden tilaisuudet.

Myös mediatapaamiset koordinoidaan viestinnässä. Mediasuhteita hoidetaan aktiivisesti tapaamalla säännöllisesti toimitusten edustajia sekä järjestämällä taustoittavia keskustelutilaisuuksia toimittajaryhmille.

Vastuut ja lausunnon antajat

Alma Media -konsernin taloudellisesta tilanteesta voivat antaa lausuntoja toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja ja viestintäjohtaja.

Johtoryhmän jäsenet ja asiantuntijat voivat antaa lausuntoja oman vastuualueensa osalta. 

Alma Mediassa sijoittajien informointia koordinoi konserniviestintä. Sijoittajasuhdetoiminnon johtajana toimii Alma Median viestintäjohtaja, joka raportoi toimitusjohtajalle. 

Jatkuvan tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien pörssitiedotteiden antamisesta päättävät toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja, lakiasiainjohtaja ja viestintäjohtaja. 

Suhteista pääomamarkkinoiden edustajiin vastaa talous- ja rahoitusjohtaja ja viestintäjohtaja. Sijoittajatapaamisiin osallistuvat toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja ja tarvittaessa liiketoimintojen edustajat. Edellä mainitut voivat delegoida osallistumisensa myös muille asiantuntijoille. 

Alma Median mediasuhteista sekä julkistettavien tietojen valmistelusta ja tiedonantopolitiikan noudattamisesta vastaa viestintäjohtaja. Yhtiön liiketoimintojen edustajat osallistuvat omaan liiketoimintaansa liittyvien tietojen valmisteluun. 

Alma Media ilmoittaa pörssi- ja lehdistötiedotteissa ne henkilöt, jotka antavat asianomaista tiedotetta koskevia lisätietoja. 

Alma Median hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset sekä merkittävät pörssitiedotteet. 

Osakeomistusten muutokset ja liputusilmoitukset

Alma Media julkistaa osakkeenomistajien ilmoitukset arvopaperimarkkinalain mukaisesti. Osakeomistusten muutokset tulee ilmoittaa ja julkistaa, jos omistusosuus saavuttaa, ylittää tai vähenee alle 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50, 66 2/3 tai 90 prosentin kohdeyhtiön äänimäärästä tai yhtiön osakkeiden kokonaismäärästä. Liputusilmoitus on tehtävä myös, kun osakkeenomistaja on osapuolena sopimuksessa tai muussa järjestelyssä, joka toteutuessaan johtaa liputusrajan saavuttamiseen tai ylittymiseen taikka osuuden vähenemiseen liputusrajan alle. Ilmoitukset osakkeenomistuksen muutoksista julkaistaan ilman aiheetonta viivytystä pörssitiedotteella.

Sisäpiiriohje

Alma Median sisäpiiriohje perustuu markkinoiden väärinkäyttöasetukseen komission 2-tason sääntelyyn sekä Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen (ESMA) antamiin sääntöihin ja ohjeisiin ja täydentää NASDAQ Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeen, rikoslain 51 luvun, arvopaperimarkkinalain sekä Finanssivalvonnan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja ohjeita sisäpiirintiedon hallinnoinnista ja käsittelystä. Sisäpiiriläiset jaetaan Alma Media Oyj:ssä kahteen kategoriaan: ilmoitusvelvollisiin johtohenkilöihin sekä hankekohtaisiin sisäpiiriläisiin.

Alma Media kouluttaa ja informoi sisäpiiriohjeista johtoaan ja hankekohtaisia sisäpiiriläisiä siten, että he tunnistavat asemansa ja sen merkityksen. Kuvaus Alma Median sisäpiirihallinnosta on saatavilla yhtiön internetsivuilla.

Kriisiviestintä

Alma Medialla on laatinut ohjeet toiminta- ja viestintäohjeet kriisitilanteita varten. Kriisiviestintä on osa riskienhallintaa. Kriisiviestinnän johtamisesta vastaa viestintäjohtaja. Kriisitilanteesta informoidaan välittömästi toimitusjohtajaa, toiminnosta vastaavaa johtajaa tai esihenkilöä sekä viestinnän yhteyshenkilöitä. Kriisitilanteessa noudatettavia viestintäperiaatteita ovat julkistettavien tietojen laadun varmistaminen, avoimuus, nopeus ja aktiivisuus.

Viestintä- ja tiedonantopolitiikan tulkinnat ja poikkeamat

Viestintä- ja tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa toimitusjohtaja. Viestintäjohtaja antaa tarvittaessa lisäohjeita tiedonantopolitiikan käytännön toimeenpanosta.

Alma Median hallitus on vahvistanut Alma Median viestintä- ja tiedonantopolitiikan 27.3.2017.