ToDoリストはGTDに欠かせないテッパンツール。しかし、ともすると、生産性向上の"手段"であるはずのToDoリストが"目的"になってしまうこともしばしば。ToDoアイテムの追加や更新にやたら時間を費やしてしまったり、ToDoリストの項目がどんどん増えていくことが過度なストレスの原因になったりすると本末転倒ですね。こちらでは、自分で作ったはずのToDoリストに自分自身が囚われてしまわないようにするコツをご紹介します。 ポイントは捨てる勇気を持つこと。 ToDoリストに書き込んだら最後、「ここに書かれたすべてのことを自分はやりきらねばならない」という強迫観念を抱きがちですが、必ずしもそうともいえません。米Lifehacker過去記事「The art of the doable to-do list（実現可能なToDoリスト化のコツ）」でGinaも述べているとおり、そもそも限られた時間で常にす

Scheper氏いわく、To Doリストをうまくマネジメントできるようになることが、やるべきことをやり遂げるための第一歩だとか。しかし、実はここが意外な難所。ヒトは、スペースを埋めたがるものだからだそうです。言い換えれば、「タスクがいっぱい...」と嘆きながら、その状態を作り出しているのは、アナタ自身に他ならないわけですね。タスクリストから優先順位の高くないもの、必要のないものを取り除き、本当に大切なことだけに絞り込んで、シンプル化できれば、集中すべきポイントにパワーを注げ、本来やり遂げるべきことを、きちんとやり遂げられるのです。 また、タスクの性質にも注目してみましょう。Scheper氏は、自分が掲げる目標から生じたタスクを「自発的タスク」、他者から生まれたタスクを「受け身タスク」と定義し、両者のバランスを取ることが秘訣だと述べています。彼が推奨する理想のバランスが、「自発的タスク」が8

MacBook 上で行うタスクを OmniFocus で管理していますが、どんな GTD ツールもそうであるように、このアプリケーションも慣れるまでは一苦労でした。GTD ツールの場合、「使い方に慣れる」というよりは「このツールでは GTD のこれはできるけど、これはできない」というように、アプリケーションのワークフローの鋳型に自分が収まるまでの苦労だったように感じます。 それに対して、Daring Fireball 経由で耳にした、Hogs Bay Software の新しい GTD ツール、Taskpaper がなかなかシンプルで好みにあってます。Taskpaper は基本的にテキストファイルに行単位でプロジェクトやタスクを書き込むのを意識したツールです。 使い方 Taskpaper を起動すると塗り壁のようなのっぺりとしたウィンドウが表示されますので、そこにひたすらプロジェクトとタス

面倒くさがり屋がToDo管理10の失敗の果てにたどりついた「Gmail Tasks」への道：最強フレームワーカーへの道（1/2 ページ） ToDo管理、タスク管理を行わない人はほとんどいないだろう。私自身、タスクをどう管理すべきか、どのようなツールを使うべきかで長い間、試行錯誤を繰り返してきた。これまでやってみたToDo管理と、その果てにたどりついた「Gmail Tasks」を紹介しよう。

タスクを入れるとすぐに「今日の帰宅時刻」が分かるので、朝の時点で「このタスクは明日以降に回そう」と計画を立てられるのがいいですよね。「今日終わらなかったこの仕事、仕方ないけど明日に回そう……」というのと、「（最初から）明日に回しておこう」というのでは、だいぶ気持ちも変わりますし。 ただ、使ってみてちょっと疑問に思ったのは「社内スケジューラーに登録した会議などの予定も、すべてタスクシートに転記すべきなのだろうか？」という点です。タスクシートとスケジューラーの使い分けはどうすればいいのでしょう？ 基本的には、スケジューラーに登録した予定なども転記したほうがいいでしょう。理想は、このシートに書かれているタスクさえやっておけば漏れはない、という状態を作ることだからです。 これは、ちょうど“時間予算管理シート”ととらえると分かりやすいかと思います。1日という時間を1つのHDDに見立てて、どのようにパ

[ ToDo といえば、「やろうと思っていること」のリストなのだから、思いついたことをなんでも入れていくメモなのだろうと思っていました。 ところが、43folders の古い記事を読んでいて、必ずしもそうではないということがわかってきた気がします。 いま実行できないことや、まだ考えがすすんでいないモヤモヤとしたことが ToDo に入っていたところで、「仕事が進まない」「進んだ気がしない」というストレスが増えるばかりです。 そんな「ToDo リストにいれてはいけないもの」について読んだり、自分で考えたことをまとめてみました。 「いま」「ここで」できることしか書かない 職場で開いた ToDo リストに「牛乳を買って帰ること」と書いてあっても、何もできません。ToDo は現状を前に進めるために次々とアクションを生み出す「現場」であるべきなのに、ToDo リストの前で立ち止まってしまいます。 ここ

[ は簡単にまとめるなら、Inbox に入るべきものが ToDo の中に入っていてはいけないという話です。 Inbox は頭のなかの考え事を取り出しておくためのものですので、考えが深まっていない、モヤモヤとした状態の思考の断片が降り積もってゆくのは仕方がないのですが、ToDo リストはアクションを作り出してゆく「現場」なのですから、常にアップデートされた、その場に最適なものが入っている必要があります。 さて、ToDo リストに入れてはいけないものについて考えてみたので、今日はアップデートの仕方について読んだり考えたことをまとめてみました。 ToDo リストに忍び込む、じつは実行できないタスク ToDo リストには、いま、ここで実行できる重要なタスクが入っているのが理想的ですが、実際はいつまでたっても実行できないタスクが混ざり込んでシステムによけいな負荷がかかりがちです。 その代表例として*

「マニャーナの法則」などユニークな手法を編み出すことで有名なマーク・フォースター氏が、新たなスタイルとして「Autofocus」というマネジメントテクニックを自身のウェブサイトで紹介しています。 http://www.markforster.net/autofocus-system/ これまたちまたでは有名なlifehacker.jpというブログが、このAutofocusを取り上げています。 仕事の効率が上がる、手書きリスト管理術Autofocus | ライフハッカー［日本版］ マーク・フォースター氏のサイトはもちろん英語で書かれていますが、こちらのブログは、そのエッセンスを日本語で紹介してくれており、たいへん有益です。ぼくもこのブログの記事に触発され、本家サイトの記述を眺めているうち、どうもブログの記事の一部が間違っているのではないかと思うようになりましたのでエントリします。 このブログ

個人のスケジュールや身のまわりの整理整頓を専門としているマーク・フォースターさんが考えた「Autofocus」というリスト管理術は、なかなか便利です。仕事を効率よく進めたいという人は、週明けの月曜日からぜひやってみてください。 この方法は、山積みの仕事を効率よく、速く進めたい人向けの方法で、使うのは線の入ったノート（1ページあたり25〜35行が理想）とペン。これだけです。ノートにはやることを1行ずつ書き込み、新しくやることが出てきたら、そのたびに付け加えます。詳しいやり方はこちら。 まずリストにあげた「やること」すべてに目を通します （何にもまだ手をつけないように）。 もう一度ゆっくりと目を通します。するとリストの中で気になる項目があるはずです。 その項目を実行します （やりたくなくなるまで）。 その項目に取りかかるのをやめた時点で、一旦その項目に棒線をひきます。 まだ終わっていなかったら

OmniFocusの起動画面。タスクがProjectsとContextsの両方で管理できるほか、期日が近いもの、締め切りが過ぎたものなども視覚的に表現される Macではスケジュール管理ソフト「iCal」にもともとTo Do機能が用意されており、Mac OS X 10.5 Leopardではメールソフト「Mail」でもTo Doの管理ができるようになった。メールの文面からTo Doを起こせるようになり、これはこれでなかなか便利に使ってきた。 しかし、iPhone 3Gの標準搭載アプリには、タスク管理機能が見あたらない。カレンダーにもメールにもない。これはとても大きな疑問だった。いくらMacで便利にタスクが起こせても、iPhoneで見られなければ意味がないのである。そこでタスク管理アプリを物色し始めたときに「OmniFocus」を見つけた。 僕の中で「Omni」は、非常に親しみを持っているブラ

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