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(1094) Coveyの第四世代手帳を200LX上で実現する。

私には毎週・毎月・毎年と定期的にするべきタスクがあります。
その「定期的にするべきことがら」をまとめて管理しようかと思い立ちました。

現在は HP200LX の Apointmet に記入して管理しているのですが、DataBase で管理するほうがやりやすいかもしれないと思ったのです。

そういう DataBase の使い方のお手本を探したときに、 Hal Goldstein の 1stthing.gdb データベースを思い出した。
（上図の左側はPalmtoppaperの記事、右側はグーグル翻訳をプリントアウトしたものです）

いろいろ検討したのですが、私の場合は従来どおりに Appointment で管理するほうがよいと結論しました。

しかし、せっかくいろいろ検討してみたので、今回、1sttheng.gdbのことをお話します。

1stthing.gdbは、Palmtoppaperの主幹だった HalGoldsterin が Coveyの「第四世代の手帳」の考え方を 100LX の上で実現するために考え出したシステムです。

詳細は、上の図の Palmtoppaper の1994年 May/June の号に記事として掲載されています。
GoldsteinのオリジナルのGDBはネットでダウンロードできます。
ここでは、オリジナルのGDBファイルに加えて、私が加筆したGDBファイルもまとめてアップロードしておきます。
ダウンロード - 1thng1.lzh

グーグル翻訳や、私が加筆修正した GDBファイルを参照すれば、この Golsstein のシステムがよく理解できると思います。

以下に、なるべくわかりやすく 1stthng.gdb のシステムについて説明します。

このシステムの「基本的な考え方」は、しなければならないタスクを「時間を軸にして管理」するのではなく、「重要度を軸にして管理」するということです。

詳しくは雑誌記事にも載っている上記の本を読んでいただくのが良いのですが、Coveyのシステム手帳のサイトを読むほうが理解が早いかもしれません。
（上記の本は、私は全巻はよみませんでした。読んだのは半分だけでした）（読まずにナマイキ言ってすません）

1stthng.gdbの使い方をなるべく簡単にお話します。

(1)会社の業務でも、自分の勉強でも、家族と過ごす時間についてでも、「するべきこと」の項目を立てます。

(2)その「するべきこと」項目を1stthing.gdbのデータベースで管理するわけですが、緊急性と重要性、誰と関連したタスクか、どういう分野のタスクか、などという属性を確認して記録します。

(3)そのタスクをAppointmentに記入していきます。

つまり、時間管理面ではAppontmentを使い、重要度などはDataBaseを使って、立体的に管理していこうという考え方です。

Palmtoppaperに掲載されている図でお話すると、、

Goalの欄に「するべきこと」の項目を記入します。

たとえば、「子どもとサッカーをして遊ぶ」という項目をたてるとします。
その行為をする自分の役割が「父親」としてならば、Fatherのラジオボタンをチェックします。
もし、「社長」としての行為だったら、CEO-Bus のラジオボタンにチェックを入れると思います。

サッカーするのは肉体的な行為なので、Aspetの欄ではPhysialのラジオボタンをチェックします。

Goldsteinは毎週子供と遊ぶ時間を確保しているそうですから、Typeの欄ではWeeklyにチェックをいれます。

重要度は3段階に分けています。子供と遊ぶことはかなり重要なことのようですから、Hiにチェックを入れることになるでしょう。

QDの欄は、「緊急度」と「重要性」から4つに分類して、Q1（緊急で重要）かQ2（緊急性はないが重要）のどちらかを選びます。
Q3とQ4の場合は、そもそも項立てしないようです。

誰と関連した行為なのかは、Whoの欄をチェックします。息子の名前はしりませんが、トムという名前ならTomにチェックを入れるのだろうと思います。（Sharon というのは奥さんの名前です）

あとは、その行為が一回きりで、終了したらDoneにチェックを入れます。
Note フィールドは、その項目の備考欄です。
Noteには、楽しむ→幸せ、正しい行い→平和、達成→満足、というように書いてあるのでしょうか。

このようなたくさんの項目を、グループごとに縦覧して管理することができます。

上の図は、Roleの欄の [Pub - Thadeeus] にラジオボタンのチェックがついている項目を一覧したときの図です。

下の方に、「新しいニュースレターに名前をつける」とか「クオリティの高く実用的な出版」とか「PalmtopPaperのスタッフを読んでおく」「キーフにフロッピーディスクを送る」などというタスクが羅列されています。

下の図は「今週やること」の一覧です。「誰々と会う」とかいうのはわかりますが、自分だけがわかるような略号で書いてあるようです。

そういう項目をAppointmentに「予定」として記入するという使い方です。

Goldstein は Appointment を「週」ごとに管理しているようです。
（アメリカ人は週で管理する人が多いのでしょうか？）
（私は月間表示で管理していますが、、）

縦に並んだ表は、どれも同じ週を表示していますが、上図は朝9時から夕方7時までの一覧、真ん中の図は30分ごとの一覧、下の図は15分間隔での一覧、です。

欄が大きければ、その「行為」の内容まで表示できるということを示しています。

「まとめ」

以上のように、Goldsitein は、「しなければならないこと」の項目を、重要度に基づいて 1stthing.gdb で管理して、いつやるかという時間の管理は Appointment でしているということです。

Palmtoppaper に記事として掲載しているのは、「試行錯誤してやっと自分なりのシステムが完成した～」「ばんざ～い」ということで、記事として掲載したようです。

HP100/200LX 上で Covey の第四世代手帳を実現するシステムとしては、秀逸なシステムだと思います。