人にタスクを手伝ってもらいたい時に提供すべき情報

misc.

タスクがあふれた時、同僚に助けてもらうには、どうすればよいか。逆に、どんな情報を提示してもらえば、同僚のタスクを引き受けやすいか。

切羽詰まっている時には、こういうことを考える余裕がありません。だから平時に考えておかなければならないと思います。

というわけで考えた。

情報の開示

  • すべての情報は皆に見える場所に記録する
    • 組織で使っているタスク管理ツールやwikiなどに書く
    • チャットは流れるからダメ
    • 以下の項目も、基本的に同じ場所に書く
  • 最新の状況の説明
    • 残っているタスクは何か
    • 着手中のタスクは何か
      • 着手中のタスクの完了目処はたっているか

アウトプットの定義

  • タスクのアウトプットを具体的に定義する
    • ゴール、終了条件といいかえてもよい
    • ダメな例は、"Aの構築"とか、"Bの提案"とか
    • こういうフォーマットでこういう目的の提案書を誰向けに作成する、とか
    • Xの構築とYのインストールをしてfoo様に連絡してメールで返信をもらう、とか
  • アウトプットの形式を定義する
    • ドキュメント作成の場合、成果物の体裁について、受け取る相手の合意を得ておく
    • 形式のサンプルを、皆に見える場所に貼り付けておく
    • そこまで到達していないタスクには「このタスクのアウトプットの形式は未定義。決めることもタスクのうちです」と明示する（重要）

納期

  • しめきり
    • 日程締め切りと状況締め切りがある
    • 何月何日まで、あるいは、fooさんの次のアポが取れるまでのどちらか近い方、とか
  • 人に頼まずに依頼者が自分でやればどれくらいかかると思っているか
    • すんなりいった場合の日数からハマった場合の日数まで、幅で出す
      • 引き受ける側が、他のタスクとのバランスを考えるための材料の提示
    • 能力を誇示する場ではないので、日数に見栄を張らないように
      • その期間を超えたら、手伝ってくれていた人からタスクを返してもらう、くらいの気持ちで設定するとよいかも

必要なスキル

  • タスク遂行に必須と思われる専門的なスキルがあれば書く
    • 特定のOS、ミドルウェア、フレームワークなどの知識がないと話にならないならそう書く
      • "AとBとCというスキルが必要"とわかれば、AとBはわかるからCだけ調べながらできるな、とか判断してもらえる
    • 必須条件は少ない方がもちろんよい
  • そのスキルがない人に助けてもらうしかない場合は、ガイドを示す
    • 参照する本、詰まったら相談できる人（依頼者自身でもよい）
    • 依頼者が1h説明した後、残りをやってもらう、など

レビュー、仕上げ

  • 依頼者が干渉した方がよいポイントはあるかないか。ある場合、タイミングはいつか
    • レビューが必要なら前もって言うべし
    • レビュー前提、スピード優先で、まず仕上げて欲しいのか
    • 最初から最後までまかせられる内容なので、その人のスタイルで完遂を目指してもらうのがよいのか

こんなところかな。