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こんばんは。

 

『The 7 Habits of Highly Effective People』、『7つの習慣』で提唱されている「時間管理のマトリクス」。

 

緊急度と重要度によってタスクを第1～第4領域に分類したもの。

第1領域：緊急度【高】&重要度【高】

第2領域：緊急度【低】&重要度【高】

第3領域：緊急度【高】&重要度【低】

第4領域：緊急度【低】&重要度【低】

この領域のうち、最も優先すべきは「第2領域」になります。

 

いかに「第2領域」の活動に注力できるか、最も多くの時間を注ぐことができるか。

これが「時間管理のマトリクス」においての最も重要なゴールです。

 

「第2領域」の時間を増やすために何ができるか。

まずは「第4領域」の活動を減らすこと。緊急でもなく重要でもない活動に時間を要してはいけませんね。

次に削減すべきは「第3領域」の活動。でも、これは緊急度が高いので少し厄介です。（実際には、緊急でもない第4領域の活動を削減するのも難しいですが…）

ここで考えたいのが、緊急だけど「重要ではない」ということ。重要でないのだから、思い切ってやめてみる、というアクションが有効になってきます。この領域に当てはまるのは、他者からの「どうでもいい」連絡や依頼であったりすることが多い。相手を気にしすぎるあまりに、自分にとっては重要でないことに時間をとられてしまう。これを避けるためには「やらない」「対応しない」という選択をする必要があります。最初は躊躇してしまいますが、要は慣れです。思い切ってやってみれば、その後は躊躇なく削減できますよ。

 

次に削減すべきは「第1領域」となるのですが、これが難しい。緊急かつ重要なことを削減するなんて無理に思えますよね。

 

では、どうやって「第1領域」の活動を減らせばいいのか？

その答えは「第2領域」の活動を増やすこと。

 

第1領域の活動は「避けられない」ものと感じがちですが、第2領域の活動を実施することで、そもそも第1領域の活動自体を減らすことができる。

具体的なケースとして「重要顧客のプレゼン資料を今日中に完了しないといけない。もう17時を回っているのに何もできていない！」という状況を挙げましたよね。

 

切羽詰まった状況になったのは、自分に原因があるのではないか？　そう自問してみます。

もっと早く準備をしておけばよかったのにしなかった。それは、体調がすぐれない日々が続いていたからかもしれません。もしくは、ストレスまみれで、気力がわいてこなかったかもしれません。

健康管理やストレス解消が適切にできていれば、このような状況に陥らなかったかもしれません。これらの活動、つまりは健康維持やストレス管理というものはまさに第2領域に属します。

 

第2領域の活動を増やすことが第1領域の活動を減らすことにつながることがお分かりいただけたかと思います。

 

明日に続けます。

 

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