ストレスフリーなコミュニケーションのために

仕事のストレスの一番の原因は人間関係だと言われている。人間関係のトラブルの多くはミスコミュニケーションによって起こっていると思うが、コミュニケーションのプロトコルを規定することによって、このストレスはかなり減らすことが出来る。

以下は私がやっていることの箇条書きだ。

プロトコルが合わない者同士が通信する場合、受取側が変換するか、発信側にプロトコルを変えてもらう必要があるが、そういう作業は徒労に終わることが多いので、ハンドシェイクの段階で切るようにしている。

基本的な考え方

• コミュニケーションとは双方の意思疎通と捉え、一方的な都合を押し付けるものではない
• コミュニケーションツールはそれぞれ役割があるので使い分けをする
  • 一つのものですべてを解決しようと思わない
  • 最近は多くのサービスで文字チャットと音声・ビデオ通話の両方に対応しているが、混乱を避けるため1ツール1用途にすることが望ましい
• 情報は簡潔に記述する
  • 時候の挨拶とか入れずに要件を伝える
• オフラインでのコミュニケーションの結果はオンライン上でもシェアする

文字チャット(slack, fb messenger)

• 気軽に情報をやり取りするためのツール
• アプリやサービスの不具合や疑問点など気になったものを気軽に投げる
• DMやメンションを多用しないこと。あまりに多いと、重要度が低いものとして扱われる。
• 必ず返事がほしいもの、重要なものについてはメールで行う
• メールやタスクのステータス更新などのリマインドは緊急なものに関してのみ行う
• 話題となっている情報元のリンクを貼る
  • 冗長であっても必要な人がいれば再度リンクを貼る
• レスポンスを返すのは必須ではない
• チャットサービスはいくつかあるが、現状は以下のような使い分けをしている
  • Slack
    • 業務用のグループの場合確実に見て必要なものにはレスをする
  • FBメッセンジャー
    • Slackを使っていない場合の連絡手段として
    • 簡単に答えられるものには答えるが、詳細は他の手段になることが多い
  • Line
    • • 業務では使用しない

音声・ビデオ通話、電話

• 音声やビデオ通話は参加者の時間を拘束するということを忘れてはいけない
• 音声・ビデオ通話はリアルなmtgと同じ扱い
• skypeまたはhangoutを使っている
• 電話も同様の扱いで、予定に入っていない電話には出ない

課題管理

• 基本的に、課題の登録及びアサインはアサインされる側の同意をとる
• アサインされた課題は必ず実施する
• チャットやmtgで話し合った内容、とくに決定事項に関しては課題に記録しておく
• 優先度、重要度などは使わない
• backlog, redmineなどを使っているが上記ルールを守ればツールは何でも良い

メール

• 確実に返事がほしいもの
• エビデンスとして残しておきたいもの
  • 契約関係は本来契約書があるべきだが、手続き上時間がかかる場合など暫定的なものに限りメールでも可とする

mtg

• mtgも電話も、開発と同じように工数が計上されていることを意識すること
  • mtg中は開発が進まないので直接的なアウトプットにはつながらない
• mtgの約束などはメールもしくはGoogleカレンダーで共有をする