読んでもらえない書類は無いに等しい。 たとえ読んでもらえたとしても、言いたいことが伝わらない書類は、やはり無いに等しい。 残念なことに、手間暇かけて書き上げられた書類の多くは、作成者の“片思い”で終わる。 相手に「読みたい」と思わせる決め手は、書類の「見た目」、すなわちビジュアル表現にある。 文字、色、図などを効果的に配置し、忙しい取引先や気難しい上司にも、きちんと読んでもらえる体裁を整えたい。 ノートの書き込みをスッキリさせるなど、ちょっとした心がけで、ビジュアル表現力は向上する。 「見せる書類」で相手を説得すれば、あなたの提案は実現し、「やりたい仕事」に就ける。 営業成績の向上や仕事の効率化にも直結するだろう。 服装や髪形だけでなく、書類の「見た目」にも、もっと気を使おう。 文／小林直樹、富岡 修、長崎隆司、三木いずみ 写真／厚川千恵子、稲垣純也、乾 芳江、川口 愛、北山宏一、 木村

プレゼンの最中、「ここが重要なんです！」と言いたいときに限ってレーザーポインターはなし。プロジェクタでもディスプレイでも使える、Windows標準機能とは。 PowerPointなどでプレゼンを行っているときに、「ここがポイントなんです！」とスライドの一部を強調したいときはないだろうか。 普通は、資料作りのときに「この文字が拡大される」「この部分が大きくなる」──など強調すべきポイントにアニメーションを付ける。またはプレゼンの最中に、レーザーポインタなどで強調すべきところを指し示したりもする。 しかしどちらの用意もなくても、簡単にスライド上のポイントに注目させる方法がある。 まずはプレゼンを行うマシンのコントロールパネルから、「マウス」を開き「ポインタオプション」のタブから、「Ctrlキーを押すとポインタの位置を表示する」にチェックを入れる。そしてプレゼンの最中に強調したい部分にマウスカー

PowerPointでプレゼンテーションを行うとき、どうしたらもっとスマートにできるのだろうか。ちょっとした準備で済む、4つの技を紹介する。 PowerPointを使ってプレゼンテーションを行うときに、慌てたことはないだろうか？ プロジェクターを接続して「あれ？ 表示されない……」、パワーポイントを開いて「ちょっと起動まで待ってください……」、プレゼンテーション画面にしようとして「マウスを左下にグリグリ……」。特に、PowerPointの「スライドショー」のボタンは小さく押しにくい。これは何とかならないものか？ その1──［F5］キーを押す 意外と知られていないが、非常に有用なショートカットが［F5］。これなら画面をお客様のほうに向けていても、簡単にスライドショーを開始できる。 その2──「スライドショー形式」で保存する 資料を作成し終わって、あとはプレゼンするだけ！ となったら、普通に「

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仕事でパワーポイントの資料を扱うことが多くなりました。写真やグラフやアニメーションなど、どんどん作成者のスキルは上がっていきます。ところが一方でファイルの大きさはどんどん大きくなってしまっています。 ファイルが巨大だと、メールで送付はほとんど無理ですし、スライドショーをする際にも不安定になってしまいます。先日扱ったファイルは１０ページほどでしたが、ファイルサイズはなんと５０ＭＢ！１００ページ近くで９７ＭＢなんてパワポを扱ったときには、そのファイルを受け取ることに非常に苦労しました。 なぜパワーポイントの資料は大きくなってしまうんでしょう。それはパワーポイントってなんでも貼り付けられるスクラップブックみたいだからでしょうね。つまり巨大な元ファイルがそのまま張り付いているからですね。５００万画素のきれいなイメージカットが張り付いていたり、メガ単位の元データを持つ１０シートもあるエクセルグラフが

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喋り言葉から、いかに「えーと」などの間投詞を抜くか。プレゼンテーションの機会が多い方にとっては悩ましいこの問題、「自分はこうやって解決した」というエントリを読みました。 プレゼンテーションをするときには、2つの「意識の流れ」を同時に走らせている： 「コンテンツ」の流れ。プレゼンテーションを円滑に進行するために。 「喋りのダイナミクス」の流れ。すなわち聴衆の反応や自己を観察し、適切な言葉を接ぐために。 When I deliver a presentation, I have two distinct 'mindstreams' running concurrently and silently in my head: A 'content' mindstream, which contains the presentation proper A 'speaking dynamics' mi

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プレゼンで使えるピラミッド原則……図にすると、上手く話せる！プレゼンや会議の席上で、言いたいことが上手く話せない。あがり症なので、人前で話すのはどうも苦手。場数を踏んでも、イマイチと思われる方へ。「ピラミッド原則」で説得力ある話し方を実践してみてください。「話す力」が格段にアップしてきますよ。 プレゼンや会議の席上で、言いたいことが上手く話せない。あがり症なので、人前で話すのはどうも苦手。場数を踏んでもイマイチ要領良く話せない、と思われている方へ。 準備に“あること”をしておくと、それらを解消することができます。是非、一度実践してみてください。 あがらないために最も必要なことは？ プレゼンテーションや会議の前に、企画提案書や報告書をしかっりとまとめて、配付資料の準備もＯＫ。しかし、人前に立ったら、いつになく“あがって”しまって、頭は一瞬空白。話の切り出しに戸惑って、とりあえず、作成資料を棒

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パワーポイントはスライドを横長方向で使用する。このソフトは、講演者や講演内容を補助する視覚的情報を表示するのに便利なように設計されていて、スライド自身が「ショーの主役」になるように作られているわけではない(「主役」は、もちろん聞き手なのだから)。聞き手は、あなたに会い、あなたの言葉やメッセージに心を動かされたり、新しいことを学んだりするために来ているのだ。スライドが不必要に複雑だったり、ごちゃごちゃしていたり、エドワード・タフティが言うところの「ゴミグラフ」でいっぱいになったりしていては、あなたのメッセージや話を伝える能力を脱線させてしまう。スライドに不必要なものがあっては絶対ならない。 スライドには十分な余白や空間があるべきだ。空いたスペースを何とか埋めなければと、ロゴマークやその他の不必要な画像、またはこれといって理解の助けにならないテキストボックスなどを入れてはいけない。スライドがよ

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