【Excel】セル内で折り返した文を確実に途切れさせずに印刷する方法

想 詩拓@文芸サークル『文机』 @sou_sitaku

本日仕事をしているときにExcelの仕様で新発見をしました。皆さんはご存じかもしれませんが、Tipsとして書き留めておきたいと思います。

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Excelというのは非常に便利なソフトですが、印刷に難を抱えています。「Excel上では見えているのに印刷が途切れている、という状態です。

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今日、仕事上必要があって、名簿のような表をマクロで印刷の体裁を整えるという作業をしていたのですが、見事にこの問題にぶち当たりました。

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名簿に記されている名前にとても長い名前の外国の方がおられまして、「縮小して全体を表示する」では砂粒のように小さくなってしまうことから、「折り返して全体を表示する」で名前全体を表示することにしました。

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ところが折り返して全体を表示しても印刷すると後ろの部分が切れて見えないのです。

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図にすると、コチラがデフォルトの状態。 pic.twitter.com/p9FlUQXKbf

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コチラが「折り返して全体を表示する」をオンにした場合です。ここでは全体が見えているのですが、 pic.twitter.com/YozxWpQXvC

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印刷プレビューで見てみると、２行目の最後の数文字が切れて見えなくなってしまっています。 pic.twitter.com/T0lmTH3cCt

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ここからが解決編。そこにたどり着いたのは割と偶然です。僕は印刷イメージを確かめるために表示モードを「ページレイアウト」にしました。

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「ページレイアウト」は、印刷イメージそのままに表示されます。それはセル内の文章でも一緒です。セル内の文章も印刷プレビューのものと同じように末尾が見えません。 pic.twitter.com/XV291OyNa9

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そこでこの表示モードのまま「折り返して全体を表示する」のオンオフを切り替えてみたのです。 pic.twitter.com/nliDRpm78c

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すると、さっきとは見え方が違ってきちんとセル内の文章がすべて表示されました。 pic.twitter.com/Y8trsJ43zY

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印刷プレビューで見てみても……この通り、きちんと全体が表示されています。 pic.twitter.com/Vq2W9useCF

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これと同じことがマクロでもできます。「いったんページレイアウト表示にする」→「折り返して全体を表示する」という手順を踏むことで、容易に今まで苦しめられてきた印刷ミスを回避することができるのです。

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ページレイアウト表示は「ウィンドウ枠を固定」をいったん解除しなければならない点は注意。 エラーでも起こるかと思ってテストしてみたところ、ウィンドウ枠を固定するモードのままマクロでページレイアウト表示にするとなんの警告もなく、ウィンドウ枠の固定が解除されました。

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元の標準の表示モードに切り替えてもウィンドウ枠の固定は元に戻りませんので、ウィンドウ枠の固定は、上記の作業の後に改めて設定する必要があります。マクロで作業する場合はこの設定は最後に持ってくるとよいでしょう。

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今回の発見は個人的にとても助かったし、仮説から確認して確信に至ったときは非常に気持ちがいいものだったので、この感動を伝えたくて紹介させていただきました。以上です。