府省横断会議でのペーパーレス会議の試行

なかなか書く時間がなくて、ちょっと遅くなりましたが取り組みの報告です。

アイディアボックスで「行政業務プロセス改革とペーパーレス化」としてご提案いただいたペーパーレス会議のアイデアを、7/20のCIO補佐官等連絡会議で提案しました。
（CIO補佐官等連絡会議とは）

ここで提案した趣旨は、以下の通りです。
　・府省横断の会議は、ほとんど紙で行われている
　・アイディアボックスで指摘されたように、会議室に大量の紙が持ち込まれている
　・会議準備のコピーや配布が大変
　・CIO補佐官等連絡会議は、民間からの外部専門家が中心であり、しかもIT分野が専門であるので導入が最も容易
　・毎回会議前にCIO補佐官専用サイトで査読用に資料のダウンロードが可能になる
　・資料の容量は大量ではない
　・会議終了後しばらくして公開される資料であり、セキュリティレベルが著しく高いものではない（ペーパーレスにしなくても紙で持ち歩いている）
　・ちまたでは電子書籍が議論されるほど技術が進んできている

提案内容は以下です。
　・次回会議でペーパーレス会議を試行
　・ペーパーレス化できない人は各自印刷して持ち込む

結論として、提案は通りペーパーレス会議を試行実施することになりましたが、多くの課題も指摘されました。
・府省のセキュリティポリシーにより、端末にダウンロードできない
・個人のPCを業務で使うのは問題
・電源の用意が必要
・自分のPCのバッテリーが持たない
・セキュリティが重要
総論賛成ですが、各論では課題が多いようです。また、心理的に反対な感じのコメントをしている人もいました。

一方で、ここで課題を洗い出して前に進まないと、「IT専門家でもできないのであれば政府内でペーパーレスなんてできない」と言うことになりますので、積極派からは、民間、学会、国際会議などの例を引き合いに、無線LANを仮設したらどうかなど積極的な提案も行われていました。

そして2回の試行が行われました。8/2に第１回試行では、23人中8人がペーパーレス化、8/3の第２回試行では24人中9人がペーパーレス化という結果でした。（総務省、経済産業省、環境省、・・）
民間では考えられないくらい低い電子化率ですが、論点は整理できたので次へ進むステップはできたと、前向きにとらえたいと思います。

論点
　・セキュリティポリシーが過剰な運用がされているのではないか
　　　紙はOKで電子はダメという矛盾、モバイルPCの扱い・・・
　・運営側もペーパーレス会議に合わせた運用、環境整備が必要
　　　資料配付、プロジェクタ利用、資料構成・・・
　・CIO補佐官の意識の壁も厚い
　　　批評ベースの後ろ向きな指摘（考え方が古い）・・・

アイディア実現に時間がかかりますが、前向きに頑張っていきたいと思います。

ちなみに、会議終了後にもCIO補佐官のメーリングリストで若干の議論がありました。