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ファイリングからiPhoneアプリまで！効率アップの名刺管理術

暮らし コラム


人からもらった名刺、あなたはどんなふうに管理していますか？必要な名刺がすぐに見つからなかったり、名刺はあっても「どこで会った人なのか分からない…」という状況は避けたいですよね。今回はせっかくの名刺交換を無駄にしないために、アナログからデジタルまで、様々な「名刺の管理術」をご紹介します。

■アナログ派が多数、でも気になるのはデジタル？

名刺管理にも様々な方法があります。他の人は一体どんなふうに名刺を管理しているのでしょうか？

▽忘れる人と忘れない人の名刺管理方法:マーケティング - CNET Japan
20代〜40代の男女を対象に行われたこちらのアンケート結果によれば、最も多かったのは「名刺ファイル・名刺ホルダー」、続いて「名刺整理箱」を使うという方法。一方で理想的な名刺の管理方法については、「名刺管理ソフト」という答えが多く、「使ったことはないけれど興味は持っている」という人が多いようです。また「名刺を見て8割は相手の顔を思い出せる」と答えた人の多くが、「名刺を交換したら話した内容や相手の印象についてメモを取る」ようにしていたとのこと。どこの誰なのか思い出せないという人は、メモを取る習慣を付けると良さそうですね。

■入れ方にもコツがある？アナログ派の名刺管理術

まずはおなじみ、ファイルやケースを使ったアナログでの管理術です。数が多くなるほど大変ですが、管理しやすくするにはちょっとしたコツがある様子。

▽ビジネスを円滑にする名刺整理のコツ特集 - BUSINESS＆MONEY - X BRAND
▽名刺が散乱している人必見！ 春の一斉棚卸し！？ 名刺整理大作戦 - ワークスタイル - nikkei BPnet
▽シゴトハッカーズ：名刺管理も「超」整理法【チュートリアル編】 (1/2) - ITmedia Biz.ID
▽名刺管理の達人 | コクヨのヨコク | コクヨ
アナログでの管理方法にも、かさばらなくて済む「ファイル」、机の引き出しにも入れやすい「ケース」、必要な時に探しやすい「回転式名刺ホルダー」といった様々な方法があります。よく連絡する人の名刺は机の上に、そうでない名刺は引き出しに入れるなど、連絡を取る頻度によって使い分けるのも効果的ですね。また名刺の入れ方についても、次のようなパターンがあります。

  • あいうえお順
  • 時系列
  • 取引先別

あいうえお順や時系列での整理は、整理の際に楽な反面、顔と名前が思い出しにくくなったり、その日のうちに保管する習慣をつけないと、いつもらった名刺か分からなくなるというデメリットも。やはり名刺をもらった際にはメモを取る工夫をしたいですね。またあいうえお順や取引先別に整理する場合は、担当者が変わってページの途中に新たな名刺を追加する必要があった場合などに備え、リフィルがあるバインダー式のファイルを使うと便利です。

コクヨ ファイル 名刺ホルダー 替紙式 A4 30穴 500名収容 青 メイ-F355NB

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  • メディア: オフィス用品
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  • 発売日: 2019/11/04
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■専用のiPhoneアプリも！デジタル派の名刺管理

続いては気になっている人も多いデジタルでの名刺管理術です。なんといっても必要なデータをすぐに取り出せるのがデジタルの魅力。PC以外にiPhoneを使った管理術も充実していますね。

＜名刺はスキャンしてiPhoneで管理！＞
▽ScanSnap×iPhone：「ScanSnap」で、どんな情報もiPhoneに集約する - ITmedia Biz.ID
▽ScanSnap 「名刺」はデジタル化して整理・共有する : 富士通
▽binWord/blog - ScanSnapで読み込んだ名刺を、iPhoneから検索する
▽ScanSnap+Evernote(+iPhone)で名刺を管理する時のポイントまとめ:: 木になることの日記
こちらはカラースキャナー「ScanSnap」を使って名刺のデータをPCに取り込み、iPhoneで管理するという方法です。これなら持ち運びの際もかさばりませんね。また「Evernote」をあわせて使うことで、検索がより便利になります。

＜スキャナいらずのこんなアプリも？＞
▽WorldCard Mobile(名刺認識管理) : 名刺スキャンアプリ。名前、肩書きetcばっちり読み取り！1807
▽名刺整理に大助かり！ iPhoneアプリ「WorldCard Mobile」を試す - デジタル - 日経トレンディネット
iPhoneのカメラを使って名刺をスキャンし、読み取った名前や電話番号などテキストに変換してデータベース化してくれるというのがこちらの「WorldCard Mobile」。名刺のデータをこれでエクスポートしたら、iPhoneの電話帳に追加することができます。値段は2,300円と少し高めですが、ロゴなどの特殊な書体でなければ、横書きと縦書きの名刺ともに、ほとんど正確に読み取ってくれるとのこと。アプリのダウンロードはAppStoreから行えます。

＜Eye-Fi対応のデジカメからデータを自動転送＞
▽シゴタノ！ â€”    iPhone＆Eye-Fiで手間少なめ効果絶大の名刺管理
デジカメで撮影した写真をPCに自動転送してくれる「Eye-Fi」を使った名刺管理術がこちらです。やり方は名刺をデジカメで撮影し、自動的にPCに取り込まれたデータをiPhoneに転送するだけ。メモリーカードの抜き差しや画像のコピーなどの手間もかかりません。


今回はアナログ、デジタル、それぞれの場合の「名刺管理術」をご紹介しました。また名刺といえば、気になっていてもなかなか人に聞きにくいのが交換時の“マナー”。そんな名刺交換のマナーについては、以前はてなブックマークニュースでご紹介したこちらの記事もぜひご覧下さい。
▽あなたは大丈夫？今さら聞けない「名刺交換」のマナー - はてなブックマークニュース


Title Photo by Murat Ertürk

文: 飯塚朋子

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