excel業務管理ツールの使いどころ

エクセルをデータベースとして使うには、こうすればいいと思うのだけど、なぜ誰もやらないのかな？ - Excel 職人のつぶやき

 

 

 いや～、面白かったです。

excelで業務ツール作る例は結構ありますけど、ここまで徹底しているのは昨今見かけなかったので興味深く見てましたね。さすがのexcel職人さんですね。

 

業務規模とexcelツール

昔似たような記事*1でも触れてましたが、excelって本格的な業務システムを導入するまでの簡易な業務ツールとして利用すること結構あるんですよね。

 

個人的な経験ですけど、ある程度の規模まではexcelツールで業務がまかなえる反面、ある程度の規模となるとexcelの業務ツールではおっつかなくなり、本格的な基幹システムが必要になる事例をよく見かけます。

 

大まかには

• excelツール　：　1～数名程度の人がデータを管理し、他の人は参照する業務
• スタンドアロンの部門基幹システム　：　受発注業務などで多数の人がデータを作成、更新、参照する業務
• 全社基幹システム　：　受発注業務や会計業務などの業務を全社で結合し、タイムリーな意思決定が必要な規模の業務

みたいな感じで、要は業務の管理者の目が届く範囲により必要となる業務ツールが変わっているイメージですね。

 

元の記事でも中小企業向けと記載がありますけど、

ワークシートのサイズは、最大1,048,576 行、16,384 列なので、どんなに増えても大丈夫です。 しかし、取扱うデータ量としては１万件以下のデータだと思います。

まあ確かに１万件超のデータ、日に50件超のデータを扱うのであれば、更新や参照で利用者間のコリジョンが発生して使いづらくなってくるかと思います。

ある程度、企業として成長したらexcelツールは卒業し、基幹システムの導入を検討したほうがいいんじゃないかな、と思われます。

 

excelツールはセキュリティに注意

ところで、excelツールって便利なんですけど、使い方には注意が必要です。

 

基幹系システムみたいにデータと機能が分離されているシステムと異なり、excelツールはデータと機能が一体化してしまってます。

ということは、気をつけないとカンタンに情報流出を招いしてしまうんですね。

excelツールは、セキュリティ脆弱性の原因になりかねないんです。

 

お客さんへダイレクトメールを送るために作成した差し込み印刷のexcelツールを営業員に配布したら、ツールごとお客さんデータを名簿屋に売却された、なんてなったらたまったもんじゃあないですし。

 

なので、ある程度の規模の企業ではこれらのexcelなどを利用した勝手ツール（EUC:End User Computing）を統制する場合もあるので注意が必要かと。

 

まとめ

まあ、ブコメ欄なんかみると、excelのツールと聞いて身構える人も結構いるかと思いますが、上記のように業務規模と使い方次第ではアリじゃないかな、と思います。

 

とはいえ、セキュリティや更新時の衝突の問題など、多人数が利用する場合にexcelツールは使い勝手が低下するので、あくまで簡易ツール、サポートツールと割り切るのがいいんじゃあないかなと。

 

結局は、excelもハサミも使いようってわけですね。

 

以上

 

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*1:「必要なこと」より「excelでやりたいこと」を優先するとシステム構築は失敗する - プロマネブログ