SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BBM PADA SPBU 14.2856118 HJ.

ROSNIATI KECAMATAN RAMBAH SAMO

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BBM

PADA SPBU 14.2856118 HJ. ROSNIATI KECAMATAN RAMBAH SAMO

Fitriyati Is

ABSTRACT
The system is a network of prosedures estabilished by pattern are integrated to
perform basic activities of the company. While the procedure is a sequence pf clerical
activity, usually involving mutlriple people within a departement or more, whice are made
WR HQVXUH WKH FRPSQ\¶V KDQGOLQJ RI WKH WUDQVDFWLRQV WKDW RFFXU RYHU DQG RYHU
again.Purchase an activity that is often done to meet the needs of the compann\¶V
stock.The purchase is a transaction entered into by the company for goods that can be sold
to consumers i order to gain advantage.This research was connducted at the SPBU
14.2856118 Hj. Rosniati Hsb, with field surveys and the interviews of relevant employees.
This research uses descriptive method, which compiled the data obtained in such a manner
and alalyzed by relevan theory and then drawn conclusions. From the result of this
research note purchase accounting systems at the SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb,
starting with a letter of request and the purchase of fuel oil required by the manager,
which was sent to the administration departement to make purchase order letter as many
as 5 (five) copies to be sent to the leadership of SPBU, manager, suppliers, treasury and
archives. Then the SPBU waiting for the decision of the supplier as well as the distribution
of supplies fuel to the SPBU. Purchase Accounting System at the SPBU 14.2856118 Hj.
Rosniati Hsb is still done manually and less neatly arranged.

Keywords : System, Procedures, Purchase Accounting System

ABSTRAK
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang. Pembelian merupakan kegiatan yang paling sering dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan persediaan dalam perusahaan. Pembelian adalah transaksi yang
dilakukan perusahaan untuk mengadakan barang-barang yang dapat dijual kepada
konsumen guna mendapatkan keuntungan. Penelitian ini dilaksanakan di SPBU
14.2856118 Hj. Rosniati Hsb, dengan melakukan survey lapangan dan wawancara
terhadap karyawan yang terkait. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif yaitu data
yang diperoleh disusun sedemikian rupa dan dianalisa berdasarkan teori yang relevan
untuk kemudian ditarik kesimpulan. Dari hasil penelitian ini diketahui tentang sistem
akuntansi pembelian yang terdapat pada SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb, dimulai
dengan mengajukan surat permintaan dan pembelian bahan bakar minyak yang
dibutuhkan oleh Manajer, yang dikirimkan ke bagian administrasi umum untuk dibuatkan
purchase order rangkap 5 (lima) untuk dikirimkan ke Pemilik SPBU, Manajer, Pemasok,
Bendahara dan Arsip. Kemudian SPBU menunggu hasil keputusan pemasok sekaligus
pendistribusian persediaan BBM ke SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb. Sistem akuntansi
pembelian pada SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb masih dilakukan secara manual dan
kurang tertata dengan rapi.

Kata Kunci : Sistem, Prosedur, Sistem Akuntansi Pembelian

Jurnal Ilmiah Cano Ekonomos Vol.2.No.1 Januari 2013 | 43

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BBM PADA SPBU 14.2856118 HJ. ROSNIATI KECAMATAN RAMBAH SAMO

1. PENDAHULUAN meminimalkan dana yang dikeluarkan

perusahaan agar keuntungan bisa
Latar Belakang didapatkan semaksimal mungkin. Pada
Pertumbuhan ekonomi dan dasarnya pengendalian internal bukan
perkembangan dunia bisnis di era dimaksud untuk meniadakan semua
global menuntut seluruh perusahaan kemungkinan kesalahan yang terjadi,
untuk memperoleh keuntungan yang namun sistem pengendalian internal
maksimal. Agar tujuan perusahaan diterapkan untuk menekan terjadinya
dapat tercapai dengan baik maka kesalahan ataupun penyelewengan
diperlukannya suatu manajemen yang dalam batas-batas yang wajar sehingga
dapat mengatur berjalannya segala walaupun terjadi kesalahan dalam
sesuatu yang berkaitan dengan transaksi pembelian dapat diketahui
kegiatan-kegiatan perusahaan demi dengan segera.
kelancaran kegiatan bisnis dalam Penerapan sistem akuntansi pembelian
pencapaian tujuan perusahaan. untuk pembelian pada perusahaan
Kegiatan bisnis perusahaan dimulai dagang itu sangat penting, yang mana
pada saat pembelian, jadi salah satu pembelian yang dilaksanakan dalam
keputusan yang harus diambil oleh suatu perusahaan tersebut dapat
manajemen adalah tentang pembelian. dipisahkan menjadi dua bagian besar.
Pembelian digunakan perusahaan Pertama, pembelian yang dilaksanakan
untuk pengadaan barang yang ini bertujuan untuk dapat
diperlukan dan juga merupakan mempertahankan agar fasilitas yang
kegiatan yang paling penting dan ada dalam perusahaan tersebut dapat
berpengaruh dalam suatu kegiatan dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
normal perusahaan. Pembelian Kedua, pembelian yang dilaksanakan
merupakan transaksi yang paling suatu perusahaan adalah persedian
sering dilakukan untuk memenuhi barang dagangan, dimana itu
kebutuhan perusahaan, apalagi pada merupakan kebutuhan rutin untuk
perusahaan dagang. pelaksanaan kegiatan normal dalam
Hampir setiap hari perusahaan perusahaan tersebut.
melakukan transaksi pembelian Stasiun Pengisian Bahan Bakar
kepada pemasok guna memenuhi (SPBU) 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb.
kebutuhan agar dapat melakukan merupakan perusahaan dagang yang
kegiatan normal perusahaan seperti bergerak di bidang pendistribusian
halnya SPBU melakukan bahan bakar minyak yang terdapat
pendistribusian bahan bakar minyak pada Kecamatan Rambah Samo
(BBM) kepada konsumen yang Kabupaten Rokan Hulu. Salah satu
membutuhkan. Oleh karena itu komponen pokok yang digunakan
diperlukan sistem pengendalian untuk aktivitas sehari-hari adalah
akuntansi pembelian, sehingga penjualan bahan bakar. Bahan bakar
diperlukan kerja sama dari bagian- minyak yang dijual kepada konsumen
bagian yang terkait dalam perusahaan merupakan produk utamanya. Maka
untuk menciptakan sistem SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb.
pengendalian internal yang baik, maka melakukan pembelian bahan bakar
pengawasan dalam transaksi pembelian minyak secara rutin terhadap pemasok
dapat berlangsung sesuai dengan yang telah dipilih perusahaan.
tujuan pencapaian perusahaan yang Perusahaan biasanya memiliki
diharapkan. pedoman yang semuanya harus
Dari pengawasan internal yang ada berjalan dengan sistem yang ada
diharapkan dapat digunakan dalam terutama sistem akuntansi pembelian.
Sistem akuntansi pembelian hendaknya Secara singkat masalah pembelian
dilaksanakan sesuai dengan aturan merupakan elemen yang penting dan
yang telah ditetapkan perusahaan perlu mendapat penanganan serius oleh
dimana yang tujuannya adalah untuk perusahaan. Mengingat pentingnya
menetapkan pertanggungjawaban serta pembelian barang dagangan dalam hal
untuk memberikan informasi yang ini yaitu stock bahan bakar minyak
lengkap mengenai barang yang (BBM) serta pentingnya pengendalian
diterima dan dipesan karena intern yang berhubungan dengan sistem
kecermatan dalam pencatatan akuntansi pembelian bahan bakar
akuntansi akan membantu terwujudnya minyak agar terhindar dari kesalahan
efisiensi dan efektifitas kerja, oleh dan penyelewengan, serta untuk
karena itu dirasa sangat perlu untuk menjaga asset perusahaan yang sangat
mengetahui bagaimana sistem berharga. Setelah mengetahui beberapa
akuntansi pembelian dari suatu latar belakang permasalahan yang telah
kegiatan usaha. dikemukakan, maka penulis tertarik
Sistem yang ada dan prosedur XQWXN PHPEXDW MXUQDO ³Sistem
pembelian yang baku sangat penting Akuntansi Pembelian Bahan Bakar
dalam pelaksanaan kegiatan Minyak pada SPBU 14.2856118 Hj.
pembelian, agar ke depannya kegiatan Rosniati Hsb ´
pembelian dapat
dipertanggungjawabkan dengan benar. 1.2 Perumusan Masalah dan
Memiliki sistem yang baik agar Pembatasan Masalah
prosedur dan aturan yang ada dapat Berkaitan dengan latar belakang
berjalan dengan baik sesuai kebutuhan masalah tersebut diatas, yang menjadi
yang diperlukan oleh bagian yang pokok permasalahan penelitian adalah
terkait. Pembelian merupakan suatu ³Bagaimanakah Sistem Akuntansi
pengadaan barang yang dapat Pembelian Bahan Bakar Minyak Pada
digunakan untuk kebutuhan SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb´.
perusahaan atau dapat dijual kembali Objek penelitian ini peneliti
kepada pihak lain. setiap perusahaan fokuskan pada sistem akuntansi
baik perusahaan dagang, perusahaan pembelian Bahan Bakar Minyak Pada
manufaktur, maupun perusahaan jasa SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb.
didalam menjalankan kegiatan Data ini peneliti peroleh dari pihak
manajemen SPBU 14.2856118 Hj.
operasionalnya selalu memerlukan
Rosniati Hsb dan berdasarkan
barang-barang yang pengadaannya pengamatan langsung.
harus dibeli dari pihak lain (pemasok)
dan itu semua dilaksanakan untuk 1.3 Tujuan Penelitian
berjalannya kegiatan normal Adapun tujuan dalam pelaksanaan
perusahaan. penelitian ini adalah untuk mengetahui
Untuk melaksanakan sistem bagaimana Sistem Akuntansi Pembelian
akuntansi pembelian yang baik, maka BBM yang dilakukan pada SPBU
diperlukan adanya pengawasan yang 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb.
ketat terhadap fungsi-fungsi
penerimaan dan pembelian pada
perusahaan. Hal ini bertujuan untuk
menjaga kekayaan perusahaan dan 1.4 Manfaat Penelitian
dipatuhinya kebijakan manajemen. 1. Sebagai bahan masukan bagi
Maka lajunya proses pembelian akan perusahaan sejenis dalam
ditangani secara baik. melaksanakan sistem akuntansi
khususnya sistem akuntansi Berdasarkan uraian defenisi tentang
pembelian. sistem akuntansi yang telah dikemukakan
2. Diharapkan dapat menjadi sebagai oleh beberapa ahli diatas maka penulis
sumbangan pemikiran bagi peneliti mengambil kesimpulan tentang defenisi
lainnya. VLVWHP VHEDJDL EHULNXW ´6LVWHP
merupakan suatu jaringan yang dibuat
2 TINJAUAN PUSTAKA sesuai dengan pola terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan
A. Pengertian Sistem dan Sistem yang terdiri dari dua atau lebih komponen
Akuntansi sub sistem yang berinteraksi untuk
Beberapa defenisi sistem dan mencapai suatu tujuan. Sistem juga
sistem akuntansi menurut para ahli merupakan suatu kerangka dari prosedur
dikemukakan sebagai berikut : yang saling berhubungan dan disusun
Menurut Mulyadi (2008 ´ sesuai skema yang menyeluruh untuk
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok melaksanakan kegiatan.
unsur yang erat berhubungan satu dengan Sistem akuntansi pada umumnya
yang lainnya, yang berfungsi bersama- diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari
VDPD XQWXN PHQFDSDL WXMXDQ WHUWHQWX ´ formulir-formulir, catatan-catatan,
Menurut pendapat James A. Hall
prosedur-prosedur,alat-alat, dan sumber
PHQ\DWDNDQ ³ 6LVWHP DGDODK
kelompok dari dua atau lebih komponen daya manusia dalam rangka menghasilkan
atau subsistem yang saling berhubungan informasi pada suatu organisasi yang
yang berfungsi dengan tujuan yang sama. digunakan untuk keperluan pengawasan
Menurut Mardiasmo (2000:1) operasi kegiatan, maupun untuk
´$NXQWDQVL DGDODK VHQL SHQFDWDWDQ kepentingan pengambilan keputusan bisnis
penggolongan, peringkasan, dan pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
transaksi-transaksi keuangan suatu
organisasi dengan cara-cara tertentu yang B. Unsur Sistem Akuntansi
sistematis, serta penafsiran terhadap Pengertian masing-masing unsur
KDVLOQ\D ´ akuntansi menurut pendapat Mulyadi
Menurut Mulyadi (2008: 3) (2008:3) diuraikan lebih lanjut sebagai
´6LVWHP DNXQWDQVL DGDODK RUJDQLVDVL berikut :
formulir, catatan, dan laporan yang 1. Formulir
dikoordinasi sedemikian rupa untuk Formulir merupakan dokumen
menyediakan informasi keuangan yang yang digunakan untuk merekam terjadinya
dibutuhkan manajemen guna memudahkan transaksi. Formulir sering disebut dengan
pengelolaan perusahaan.´ istilah dokumen, karena dengan formulir
Menurut Anastasia Diana dan Lilis ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
6HWLDZDWL ´6LVWHP LQIRUPDVL direkam (didokumentasikan) diatas secarik
akuntansi adalah sistem yang bertujuan kertas.
untuk mengumpulkan dan memproses data 2. Jurnal
serta melaporkan informasi yang berkaitan Jurnal merupakan catatan akuntansi
GHQJDQ WUDQVDNVL NHXDQJDQ´ pertama yang digunakan untuk mencatat,
Menurut Anastasia Diana dan Lilis mengklasifikasikan, dan meringkas data
Setiawati (2011:3) tentang pengertian keuangan dan data lainnya.
VLVWHP \DLWX ´6LVWHP PHUXSDNDQ 3. Buku Besar
serangkaian bagian yang saling tergantung Buku besar (general ledger) terdiri
dan bekerjasama untuk mencapai tujuan dari rekening-rekening yang digunakan
WHUWHQWX´ untuk meringkas data keuangan yang telah
dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini
disediakan sesuai dengan unsur-unsur dalam perusahaan untuk pengadaan barang
informasi yang akan disajikan dalam \DQJ GLSHUOXNDQ SHUXVDKDDQ´
laporan keuangan. Menurut Soemarso (2009:194)
4. Buku Pembantu menyatakan kegiatan pembelian dalam
Jika data keuangan yang sebuah perusahaan dagang meliputi hal-hal
digolongkan dalam buku besar diperlukan VHEDJDL EHULNXW ´ 0HPEHOL EDUDQJ GDJDQJ
rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk secara tunai atau kredit, membeli aktiva
buku pembantu (subsidiary ledger). Buku produktif untuk diigunakan dalam kegiatan
pembantu ini terdiri dari rekening-rekening perusahaan, serta membeli barang dan
pembantu yang merinci data keuangan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan
yang tercantum dalam rekening tertentu SHUXVDKDDQ´
dalam buku besar. Menurut pendapat Soemarso
5. Laporan PHQ\DWDNDQ ´3HPEHOLDQ DGDODK
Hasil akhir proses akuntansi adalah akun yang digunakan untuk mencatat
laporan keuangan yang dapat berupa semua pembelian barang dagang dalam
neraca, laporan rugi laba, laporan laba VXDWX SHULRGH´
yang ditahan. laporan harga pokok Dari defenisi pembelian diatas,
produksi, laporan biaya pemasaran, maka pembelian merupakan kegiatan yang
laporan harga pokok penjualan, daftar bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
umur piutang, daftar utang yang akan dalam perusahaan. Pembelian merupakan
dibayar, daftar saldo persediaan yang kegiatan yang sering dilakukan sehingga
lambat penjualannya. Laporan berisi pemanfaatannya dilaksanakan dengan
informasi yang merupakan keluaran sistem ekonomis dan efektif bertujuan untuk
akuntansi. upaya mencapai kondisi yang diinginkan
perusahaan karena pembelian merupakan
C. Pengertian Pembelian kegiatan yang memerlukan pengerahan
Pembelian (Purchasing) adalah sumber daya dalam jumlah besar yang
suatu transaksi yang dilakukan oleh mana nantinya kegiatan pembelian dapat
perusahaan untuk mengadakan barang- berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
barang yang dapat dijual kepada konsumen ditetapkan surat keputusan perusahaan
guna mendapat keuntungan. Namun, tentu agar dapat menjalankanp kegiatan normal
saja pembelian yang dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan tujuan yang
perusahaan dagang berbeda dengan ingin dicapai perusahaan.
perusahaan manufaktur. Dalam
Perusahaan dagang pembelian dilakukan D. Sistem Akuntansi Pembelian
dari pemasok dan menyalurkannya kepada Sistem akuntansi pembelian
konsumen dalam bentuk jadi yang siap digunakan dalam perusahaan untuk
untuk digunakan atau dikonsumsi tanpa pengadaan barang atau jasa yang
mengalami perubahan. diperlukan perusahaan baik untuk
Beberapa ahli memberikan defenisi operasional perusahaan maupun untuk
tentang pembelian adalah sebagai berikut : dijual kembali, yang didapat dari pemasok
Menurut pendapat Jerry J. Weigan, baik dalam negeri maupun luar negeri.
Donal E. Kioso, dan Paul D. Kimmel Fungsi yang terkait dengan
³3HPEHOLDQ SHUVHGLDDQ GDSDW akuntansi pembelian menurut Mulyadi
dilakukan baik secara tunai maupun kredit. (2008:300) adalah sebagai berikut :
Secara umum, pembelian dicatat ketika a. Fungsi Gudang
barang telah diiterima dari penjual. Dalam sistem akuntansi pembelian,
Menurut Mulyadi (2008:299) fungsi gudang bertanggung jawab
menyatakan pengertian sistem akuntansi untuk mengajukan permintaan
SHPEHOLDQ EDKZD ´3HPEHOLDQ pembelian sesuai dengan posisi
GLJXQDNDQ
persediaan yang ada di gudang dan pencatatan utang bertanggung jawab untuk
untuk menyimpan barang yang telah mencatat transaksi pembelian kedalam
diterima oleh fungsi penerimaan. register bukti kas keluar. Dan untuk
b. Fungsi Pembelian menyelenggarakan arsip dokumen bukti
Fungsi pembelian bertanggung kas keluar dan untuk menyelenggarakan
jawab untuk memperoleh informasi arsip dokumen bukti kas keluar yang
mengenai harga barang, menentukan berfungsi sebagai catatan utang.
pemasok yang dipilih dalam Sedangkan fungsi persediaan bertanggung
pengadaan barang dan mengeluarkan jawab untuk mencatat harga pokok
order pembelian kepada pemasok persediaan barang yang dibeli kedalam
yang dipilih. kartu persediaan.
c. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, E. Jaringan Prosedur dalam Sistem
fungsi ini bertanggung jawab untuk Akuntansi Pembelian
melakukan pemeriksaan terhadap Secara garis besar jaringan
jenis, mutu dan kualitas barang yang prosedur sistem akuntansi pembelian
diterima dari pemasok guna menurut pendapat Mulyadi (2008:301)
menentukan dapat atau tidaknya dapat disajikan sebagai berikut :
barang tersebut diterima oleh a. Prosedur permintaan pembelian
perusahaan. Dan juga bertanggung b. Prosedur permintaan penawaran
jawab untuk menerima barang dari harga dan pemilihan pemasok
pembeli yang berasal dari transaksi c. Prosedur order pembelian
retur penjualan. d. Prosedur penerimaan barang
d. Fungsi Akuntansi e. Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi yang terkait dalam f. Prosedur distribusi pembelian
transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan persediaan. Fungsi

Permintaan Permintaan
Pembelian (1) Harga (2)
g.
Fungsi
h. Harga (3) Fungsi Pemasok
Persediaan Pembelian
Penyimpanan
Barang (6)
Order Pembelian (4)
Penerimaan Barang dari Pemasok (5)
Fungsi Faktur (8)
Penerimaan Fungsi
Akuntansi
Laporan Penerimaan
Barang (7)

Gambar 1
Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian
a. Prosedur Permintaan Pembelian pembelian kepada fungsi
Dalam prosedur ini fungsi gudang pembelian.
mengajukan permintaan pembelian b. Prosedur Permintaan Penawaran
dalam formulir surat permintaan Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi melakukan pembelian barang
pembelian mengirimkan surat dengan jenis, jumlah, dan mutu
permintaan penawaran harga seperti yang tersebut dalam surat
kepada para pemasok untuk tersebut.
memperoleh informasi mengenai b. Surat permintaan penawaran harga
harga barang dan berbagai syarat Dokumen ini digunakan untuk
pembelian yang lain, untuk meminta penawaran harga bagi
memungkinkan pemilihan pemasok barang yang pengadaannya tidak
yang akan ditunjuk sebagai pemsok bersifat berulang kali terjadi.
barang yang diperlukan c. Surat order pembelian
perusahaan. Dokumen ini digunakan untuk
c. Prosedur Order Pembelian memesan barang kepada pemasok
Dalam prosedur ini fungsi yang telah dipilih. Dokumen ini
pembelian mengirim surat order terdiri dari berbagai tembusan
pembelian kepada pemasok yang dengan fungsi sebagai berikut :
dipilih dan memberitahukan kepada 1. Surat Order Pembelian
unit-unit organisasi lain dalam Dokumen ini merupakan lembar
perusahaan. pertama surat order pembelian
d. Prosedur Penerimaan Barang yang dikirimkan kepada
Dalam prosedur ini fungsi pemasok sebagai order resmi
penerimaan melakukan yang dikeluarkan oleh
pemeriksaan mengenai jenis, perusahaan.
kuantitas, dan mutu barang yang 2. Tembusan Pengakuan oleh
diterima dari pemasok, dan Pemasok
kemudian membuat laporan Tembusan surat order pembelian
penerimaan barang untuk ini dikirimkan kepada pemasok,
menyatakan penerimaan barang diminta tandatangan dari
dari pemasok tersebut. pemasok tersebut dan
e. Prosedur Pencatatan Utang dikirimkan kembali ke
Dalam prosedur ini fungsi perusahaan sebagai bukti telah
akuntansi memeriksa dokumen- diterima dan disetujuinya order
dokumen yang berhubungan pembelian, serta kesanggupan
dengan pembelian (surat order pemasok memenuhi janji
pembelian, laporan penerimaan pengiriman barang seperti
barang, dan faktur dari pemasok) tersebut dalam dokumen
dan menyelenggarakan pencatatan tersebut.
utang atau mengarsipkan dokumen 3. Tembusan bagi unit peminta
sumber sebagai catatan utang. barang
f. Prosedur Distribusi Pembelian Tembusan ini dikirimkan kepada
Prosedur ini meliputi distribusi fungsi yang meminta pembelian
rekening yang didebit dari transaksi bahwa barang yang dimintanya
pembelian untuk kepentingan telah dipesan.
pembuatan laporan manajemen. 4. Arsip Tanggal Penerimaan
Dokumen yang digunakan dalam Tembusan surat order pembelian
sistem akuntansi pembelian adalah : ini disimpan oleh fungsi
a. Surat permintaan pembelian pembelian menurut tanggal
Dokumen ini merupakan formulir penerimaan barang yang
yang diisi oleh fungsi gudang atau diharapkan, sebagai dasar untuk
fungsi pemakai barang untuk mengadakan tindakan
meminta fungsi pembelian penyelidikan jika barang tidak
dating pada waktu yang telah pengeluaran kas untuk pembayaran
ditetapkan. utang kepada pemasok.
5. Arsip Pemasok
Tembusan surat order pembelian 3 METODE PENELITIAN
ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama 3.1 Jenis Data dan Sumber Data.
pemasok, sebagai dasar untuk Jenis data yang digunakan
mencari informasi mengenai dalam melakukan penelitian ini
pemasok. adalah data primer yaitu data dari
6. Tembusan Fungsi Penerimaan perusahaan yang bisa digunakan
Tembusan surat order pembelian dalam melakukan penelitian ini
ini dikirim ke fungsi penerimaan seperti : Sejarah Perusahaan, dan
sebagai otorisasi untuk Data Catatan-Catatan Persediaan
menerima barang yang jenis, Bahan Bakar Minyak (BBM) yang
spesifikasi, mutu, kuantitas, dan dilakukan pada kegiatan SPBU
pemasoknya seperti yang 14.2856118 Hj. ROSNIATI HSB
tercantum dalam dokumen dalam rangka kegiatan normal
tersebut. perusahaan nya.
7. Tembusan Fungsi Akuntansi Data yang diperoleh bersumber
Tembusan surat order pembelian dari : Pemilik Pertamina, Supervisor,
ini dikirim ke fungsi akuntansi Administrasi, Karyawan SPBU.
sebagai salah satu dasar untuk
mencatat kewajiban yang timbul 3.2 Metode Pengumpulan Data
dari transaksi pembelian. Untuk mengumpulkan data
d. Laporan penerimaan barang penelitian ini, penulis menggunakan
Dokumen ini dibuat oleh fungsi metode-metode sebagai berikut:
penerimaan untuk menunjukkan a. Survey yaitu mengamati secara
bahwa barang yang diterima dari langsung di lapangan terhadap
pemasok telah memenuhi jenis, kegiatan-kegiatan yang dilakukan
spesifikasi, mutu dan kuantitas di SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati
seperti yang tercantum dalam surat Kecamatan Rambah Samo.
order pembelian. b. Wawancara, yaitu teknik
e. Surat perubahan order pembelian pengumpulan data yang dilakukan
Kadangkala diperlukan perubahan dengan melakukan tanya jawab
terhadap isi surat order pembelian dengan pihak-pihak yang
yang sebelumnya telah diterbitkan. bersangkutan mengenai prosedur
Perubahan tersebut dapat berupa sistem akuntasi pembelian
perubahan kuantitas, jadwal persedian bahan baku pada bagian
penyerahan barang, spesifikasi, keuangan SPBU 14.2856118 Hj.
penggantian atau hal lain yang Rosniati Hsb.
bersangkutan dengan perubahan c. Studi Kepustakaan (Library
bisnis. Biasanya perubahan tersebut Research)
diberitahukan kepada pemasok Teknik pengumpulan data
secara resmi dengan menggunakan dengan teknik studi
surat perubahan order pembelian. kepustakaan dilakukan dengan
f. Bukti kas keluar cara mengumpulkan data
Dokumen ini dibuat oleh fungsi sekunder dan data primer.
akuntansi untuk dasar pencatatan Data primer diperoleh dengan
transaksi pembelian. Dokumen ini mengadakan penelitian secara
juga berfungsi sebagai perintah langsung terhadap hal-hal yang

Jurnal Ilmiah Cano Ekonomos Vol.2.No.1 Januari 2013 | 50

berkaitan dengan objek yang 4 HASIL PENELITIAN DAN
akan diteliti. Sedangkan data PEMBAHASAN
sekunder diperoleh dengan
mempelajari literatur, 4.1. Hasil Penelitian
membaca buku-buku sumber
yang berkaitan dengan sistem A. Sejarah Perusahaan
akuntansi Persediaan. SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati
Hsb. hadir untuk memenuhi
3.3 Analisis Data pendistribusian BBM di Kota Pasir
Untuk menganalisis data Pengaraian khususnya wilayah Kecamatan
dipakai metode analisis data Rambah Samo. Dengan berbenderakan
deskriptif yang bermaksud untuk PERTAMINA, SPBU 14.2856118 Hj.
mendeskripsikan atau Rosniati Hsb. berdiri pada pada tanggal 10
menggambarkan permasalahan yang Oktober 2011 berdasarkan Surat Izin
ada di dalam perusahaan yaitu Usaha No. 647/F III 40/2009-53 yang
tentang Sistem Akuntansi ditetapkan pada tanggal 30 Oktober 2009,
Pembelian. dengan pembentukan modal dana
Dalam melakukan analisis Sistem pendirian SPBU 14.2856118 hasil kerja
Akuntansi Pembelian perlu sama Bapak H. Syamsul dan Bapak H.
mengindentifikasikan informasi- Sudirman yang modal pertama
informasi akuntansi terutama yang pembentukan SPBU 14.2856118 sebesar
Rp. 5.000.000.000,- (Lima Milyar Rupiah)
diperlukan oleh pihak atau bagian
jabatan Direktur dipegang oleh Hj.
lain dalam perusahaan. Kemudian
Rosniati dan Guntur sebagai Manajer
informasi tersebut ditelusuri ke SPBU 14.2856118.
sistem akuntansi yang telah SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati
diterapkan. Fungsi dari penelusuran Hsb juga mempunyai Visi dan Misi dalam
tersebut adalah untuk mengetahui melakukan aktivitas perusahaannya yaitu :
apakah penyelenggaraan sistem 1. Visi
tersebut dapat menjaga kekayaan Menjadi SPBU yang dapat melayani
perusahaan, mengecek ketelitian dan kebutuhan masyarakat dan selalu menjaga
keandalan data akuntansi, kepercayaan konsumennya.
mendorong efisiensi dan dipatuhinya 2. Misi
kebijakan manajemen. Melaksanakan Misi PERTAMINA
Dalam melaksanakan suatu dengan penuh rasa tanggung jawab. SPBU
sistem akuntansi pembelian yang 14.2856118 Hj. Rosniati akan senantiasa
tepat maka diperlukan suatu berupaya untuk meningkatkan mutu
pengendalian intern pada sistem layanan yang beorientasi pada kepuasan
akuntansi pembelian tersebut, pelangganan dengan efisiensi dan
dimana elemen-elemen yang efektivitas sumber daya serta
mempengaruhi antara lain adanya meningkatkan kemampuan pencapaian
struktur akuntansi yang memisahkan laba usaha melalui pemanfaatan ilmu
tanggung jawab fungsional secara pengetahuan dan teknologi serta berupaya
tegas, sistem otorisasi dan prosedur melatih setiap karyawan agar menjadi
pencatatan yang tepat dan praktek sumber daya manusia yang terlatih dalam
yang benar dalam melaksanakan bidang pekerjaannya.
tugas tiap-tiap bagian pembelian dan
mutu karyawan yang melaksanakan B. Aspek Kegiatan di SPBU
tugas dan tanggung jawabnya. 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb
Pada dasarnya kegiatan yang perjalanannya, fasilitas ini
dilaksanakan di stasiun pengisian bahan diberikan oleh SPBU 14.2856118
bakar umum adalah melayani dalam hal Hj. Rosniati secara cuma-cuma
pengisian BBM kepada atau gratis, namun keadaan masih
konsumen/masyarakat yang membutuhkan dalam pembangunan atau refarasi.
yang sesuai dengan standar pelayanan c. Penjualan gas elpiji
yang telah ditetapkan PT.PERTAMINA Penjualan gas elpiji juga terdapat di
dengan menggunakan potensi sumber daya SPBU ini sehingga dapat
yang tersedia di SPBU dengan wajar , mempermudah masyarakat.
efisien dan efektif serta diberikan secara d. Minimarket
aman dan memuaskan sesuai dengan SOP Selain bisa mengisi BBM,
(standar operation procedure) yang telah konsumen dapat berbelanja untuk
ditetapkan. Adapun aspek kegiatan sekedar cemilan di perjalanan
tersebut adalah : dengan adanya fasilitas minimarket
1. Pelayanan Pengisian BBM dengan harga yang kompetitif,
a. Sumber daya manusia namun mini market pada SPBU ini
Yaitu pada saat operator penjualan masih dalam tahap refarasi
melakukan pengisian bahan bakar pembangunan.
terlebih dahulu konsumen ditanya
dan diisikan jenis BBM yang akan 4.2 Pembahasan
dibeli, jumlah BBM yang diminta.
Hal ini dapat berguna untuk A. Sistem Akuntansi Pembelian yang
menghindari kesalahan pengisian terjadi di SPBU 14.2856118 Hj.
BBM. Rosniati
b. Mesin Sistem Akuntansi pembelian
Mengingat SPBU harus selalu bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis
menjaga kepercayaan masyarakat pembelian Bahan Bakar Minyak (BBM)
adalah dengan standar pertamina yang disimpan di dalam tanki pendam,
yang telah ditetapkan maka mesin seperti :Premium, Premium Pertamax, dan
yang digunakan untuk pengisian Solar.
BBM telah di uji dan dijamin 1. Bahan Bakar Minyak Premium
ketepatan takaran oleh pihak yang Yaitu: Bahan Bakar Minyak yang
berwenang dan sah secara hukum. digunakan untuk kendaraan bermesin
2. Sarana dan prasarana bensin baik itu mobil maupun sepeda
Selain sekedar tempat untuk motor.
mengisi BBM, SPBU 14.2856118 Hj. 2. Bahan Bakar Minyak Premium
Rosniati Hsb memiliki toilet dan Pertamax
musholla untuk umum. Konsumen Yaitu: Bahan Bakar Minyak yang
dapat menikmati fasiltas tersebut mempunyai sistem pembakaran lebih
dengan bebas dan gratis, adapun sempurna jika dibandingkan dari
fasilitas lainnya yaitu : bahan bakar minyak premium biasa,
a. Pelumas BBM sehingga dapat membuat mesin
Selain dapat membeli BBM, SPBU kendaraan lebih bertenaga dan awet.
14.2856118 Hj. Rosniati Hsb Namun jenis bahan bakar minyak
melayani penjualan pelumas / oli premium pertamax ini belum ada pada
produk PERTAMINA. SPBU 14,2856118 Hj. Rosniati ini,
b. Isi Air Radiator dan Angin ban dikarenakan tanki pendam nya
Setelah selesai mengisi BBM, digunakan untuk jenis Premium
konsumen akan di tawarkan Bensin.
Fasiltas ini,guna keselamatan di 3. Bahan Bakar Minyak Solar
Yaitu: Bahan Bakar Minyak yang 1. Proses Pada Saat Pemesanan dan
digunakan untuk kendaraan bermesin Pembelian Bahan Bakar Minyak
tenaga diesel, biasanya yang Dimulai dari bagian persediaan
menggunakan bahan bakar ini mobil membuat surat permohonan permintaan
berat. pembelian bahan bakar minyak (BBM)
yang disesuaikan dengan kebutuhan SPBU
B. Bagian-Bagian Yang Terkait Dalam 14.2856118. Surat permintaan pembelian
Sistem Akuntansi Pembelian Bahan tersebut dibuat 2 rangkap. Rangkap 1
Bakar Minyak (BBM) Pada SPBU untuk dikirim kepada Bagian Administrasi
14.2856118 Hj. Rosniati Hsb dan Rangkap 2 untuk arsip yang
digunakan untuk perbandingan pada saat
1. Bagian Persediaan Bahan Bakar pendistribusian persediaan dari pemasok.
Minyak Bagian administrasi umum
Dalam sistem akuntansi pembelian, menerima surat permintaan pembelian dari
bagian persediaan dan bagian umum
fungsi persediaan bertanggung jawab
membuat purchase order sebanyak 5
untuk mengajukan permintaan
rangkap yaitu:
pembelian kembali apabila persediaan a. Purchase order rangkap 1
telah mencapai titik minimum diserahkan ke kepala SPBU
persediaan yang harus diadakan Purchase order rangkap 1 dikirim
kembali untuk menjalankan kegiatan ke kepala SPBU sebagai sarana
normal SPBU yaitu pendistribusian pemberitahuan bahwa perusahaan
bahan bakar minyak (BBM) kepada akan melakukan pembelian
konsumen. persediaan dan untuk dimintai
2. Bagian Administrasi persetujuan.
Bagian ini bertanggung jawab untuk b. Purchase order rangkap 2
memperoleh informasi mengenai diserahkan ke manajer.
jenis, kuantitas, harga bahan bakar Purchase order rangkap 2 dikirim
minyak, menentukan pemasok yang ke manajer agar segera melakukan
dipilih dalam penggadaan bahan dan perencanaan penebusan BBM dan
menggeluarkan order pembelian menyusun planning kedatangan
kepada pemasok yang dipilih. BBM.
3. Bagian Bendahara c. Purchase order rangkap 3
Bagian ini bertanggung jawab untuk diserahkan ke pemasok
pembiayaan purchase order Purchase order rangkap 3 dikirim
pembelian kepada pemasok melalui kepada pemasok untuk permintaan
jasa transfer bank serta bertanggung pembelian bahan bakar minyak
jawab untuk mencatat transaksi yang sesuai dengan kebutuhan
pembelian kedalam registrasi kas perusahaan. Kemudian perusahaan
keluar untuk menyelenggarakan arsip menunggu keputusan dari pemasok
dokumen. serta pengiriman bahan bakar
minyak dari pemasok ke SPBU
C. Sistem Akuntansi Pembelian yang akan dilakukan jika pembelian
terbentuk pada SPBU 14.2856118 telah dilunasi terlebih dahulu
Hj. Rosniati melalui tranfer uang dengan
menggunakan jasa bank yang telah
Secara garis besar, jaringan ditunjuk sebagai tempat
prosedur yang membentuk Sistem pembayaran.
Akuntansi Pembelian pada SPBU d. Purchase order rangkap 4
14.2856118 Hj. Rosniati sebagai berikut: diserahkan ke bendahara
Purchase order rangkap 4 pertamina terlebaih dahulu Bagian
digunakan bendahara untuk persediaan menerima delivery note
mengetahui seberapa besar customer dan delivery note
keuangan untuk pembelian Invoice. Delivery customer
persediaan yang akan dibayar digunakan untuk melakukan
SPBU kepada pemasok melalui pemeriksaan antara rangkap 1
pembayaran transfer bank. purchase order yang dibawa pihak
e. Purchase order rangkap 5 untuk pertamina/pemasok dengan surat
diarsipkan permintaan pembelian yang
Purchase order rangkap 5 diarsipkan bagian persediaan
diarsipkan bagian administrasi SPBU setelah pemeriksaan
umum sebagai sarana bukti dan dilakukan jumlah bahan bakar
pertanggung jawaban kepada minyak yang diterima sesuai
pimpinan atas transaksi yang telah dengan pesanan kemudian
dibuat. melakukan pengecekan secara fisik
2. Proses Pada Saat Distribusi Bahan Baku terhadap jumlah minyak yang ada
yang Dikirim Oleh Pemasok ke SPBU didalam mobil tanki PT. Pertamina
Setelah proses pemesanan dan dengan mengunakan stick ukur
pembelian kepada pemasok. Kemudian untuk mengetahui jumlah minyak
SPBU 14.2856118. Menerima bahan apakah telah sesuai dengan (PO)
bakar minyak dari pemasok dengan yang dibawa sopir mobil PT.
disertai surat pengantar berupa:
Pertamina kemudian (PO)
ditandatanggani setelah disetujui
a. Rangkap 1 yaitu Delivery Note
pihak SPBU dan diarsipkan
Customer
sedangkan Invoce dikirim
b. Rangkap 2 yaitu Delivery Note
kebendahara untuk melakukan
Invoice
pencatatan laporan keuangan serta
Sebelum pihak pertamina
pengarsipan nya.
melakukan bongkar muat Bahan
Bakar Minyak dari mobil
D. Bagan Alir Dokumen Sistem 1. Proses Pada Saat Pemesanan dan
Akuntansi Pembelian Bahan Bakar Pembelian Bahan Bakar Minyak
Minyak (BBM) Pada SPBU
14.2856118 Hj. Rosniati Hsb
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BBM PADA SPBU 14.2856118 HJ. ROSNIATI KECAMATAN RAMBAH SAMO

Bagian Persediaan (Supervisor) Dari Pemasok (PT. Pertamina)

Mulai

Membua 2
t SPP DN
1
Diotoris
asi
kepala
Membanding
kan DN dan
2 SPP Setelah
SPP 1 disetujui
pihak
SPBU
2 barulah
bongkar
DN muat
1 1 BBM

N
N
8

Keterangan Istilah :
SPP : Surat Permintaan Pembelian PO : Purchase Order
DN 1 : Delevery Note Customer SP : Slip Penyetoran
DN 2 : Delevery Note Invoice BBM : Bahan Bakar Minyak

Keterangan Flowchart :
: Simbol dokumen
6LPERO WHUPLQDO ³3HUPXODDQ DNKLU
VXDWX SURJUDP´ 6LPERO FRQQHFWRU ³6DPEXQJDQ
dari proses ke proses lainnya
: 6LPERO DUXV ³ MDODQ Q\D DUXV dalam halaman yang saPD´
Suatu proses 2II SDJH FRQQHFWRU ³3HQJKXEXQJ
SDGD KDODPDQ EHUEHGD´
6LPERO PDQXDO ³6XDWX WLQGDNDQ : Arsip, penyimpanan dokumen
(proses) yang tidak dilakukan : Kegiatan manual, membandingkan
.RPSXWHU´
dan memeriksa jenis kegiatan.
: Keterangan komentar memperjelas
pesan yang disampaikan.

Jurnal Ilmiah Cano Ekonomos Vol.2.No.1 Januari 2013 | 55

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BBM PADA SPBU 14.2856118 HJ. ROSNIATI KECAMATAN RAMBAH SAMO

Bagian Administrasi Umum Kepala SPBU

1
2

SPP 1
PO 1

Membuat
purchase Diotorisasi
order Kepala
Diotorisasi
kepala
SPBU
SPBU

5
4 PO 1
3
N
2
PO 1 Memberikan
persetujuan
dengan
komunikasi
N via hp.
4
2
5
3

Manajer

PO
2

Memeriksa
PO
Melakukan
perencanaan
penebusan BBM
PO dan menyusun
planning
2 kedatangan BBM

N
Bendahara

5 8

PO 4
DN 2

Transfer
pembayaran ke
N
pemasok melalui
Rek. bank

SP 1
N

Diserahkan pada
saat pemasok
datang mengirim
BBM
6

5. PENUTUP Rosniati Hsb masih dilakukan secara

manual dan kurang tertata secara rapi.
Kesimpulan 3. Masih terdapatnya rangkap jabatan
Berdasarkan hasil pembahasan dan dan tanggungjawab pada SPBU
hasil pengamatan di lapangan penulis pada tersebut sehingga menimbulkan
SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb, maka minimnya pengawasan internal
penulis dapat menyimpulkan sebagai perusahaan.
berikut:
1. Jaringan prosedur yang membentuk Saran
sistem akuntansi pembelian pada Adapun saran yang ingin penulis
SPBU 14.2856118 Hj. Rosniati Hsb sampaikan adalah sebagai berikut:
terdiri dari prosedur permintaan 1. Agar sistem akuntansi pembelian di
pembelian, prosedur order pembelian, SPBU lebih baik lagi sebaiknya
prosedur penerimaan barang, dan didukung dengan media elektronik
proses distribusi pembelian. seperti komputerisasi dalam
2. Sistem akuntansi pembelian yang penginputan data maupun output
digunakan di SPBU 14.2856118 Hj. dalam menyajikan laporan keuangan
secara tertata, rapi, dan lebih mudah
dipahami pihak pemakai informasi.
2. Sebaiknya sarana dan prasarana
tempat penyimpanan arsip harus
mencukupi sesuai dengan kapasitas
arsip tersebut, sehingga arsip dapat
tersimpan dengan baik.
3. Sebaiknya sarana dan prasarana SPBU
14.2856118 yang belum diselesaikan
pembangunannya agar dilaksanakan
secepatnya karena sarana dan
prasarana tersebut merupakan faktor
pendukung sebuah SPBU.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi

Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

Hall, James A. 2009. Sistem Informasi

Akuntansi, Edisi Keempat. Jakarta:
Salemba Empat.

Mardiasmo. 2000. Akuntansi Keuangan

Dasar, Edisi Kedua. Yogyakarta :
BPFE.

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati, 2011.

Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta : ANDI.

Weygandt Jerry J, Donal E. Kieso, Paul D.

Kimmel, 2007. Accounting
Principles, Edisi Tujuh. Jakarta:
Salemba Empat.

S. R., Soemarso. 2009. Akuntansi Suatu

Pengantar, Edisi Kelima. Jakarta:
Salemba Empat.