メールのテンプレート

対象：Outlook Express 6

仕事でメールを使ってらっしゃる場合、決められた日時に定型的なメールを送らなければいけないということがあります。

例えば、
営業で外回りに出て直帰するときに報告書をメールで送るようなケース
出向などに出ていて毎週末には会社に報告をメールで行なうようなケース
などです。

報告書の内容は毎回変わるでしょうが、送信先・メールのタイトル・メールのはじめに書く文章・署名といったものは基本的には同じはずです。こういった場合にそのメールの作成をどうしていますか？

以前に送信したメールからコピー＆ペーストですか？

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古いメールからのコピー＆ペーストよりも、メールに名前を付けて保存しておいて、そのファイルをテンプレート（ひな形）として利用する方が便利じゃないかと思っています。

▼操作手順：メールのテンプレートを作成する
メニュー［ファイル］−［新規作成］−［メールメッセージ］をクリック
　↓
［メッセージの作成］ウィンドウで、テンプレートとしたい［送信者］［宛先］［件名］［本文］などを入力
　↓
メニュー［ファイル］−［名前を付けて保存］をクリック
　↓
［メッセージに名前を付けて保存］ダイアログで、［保存する場所］［ファイル名］を指定し［保存］ボタンをクリック

上記の方法で拡張子が「.eml」というファイルが保存されます。

保存したファイルをテンプレートとして利用するには以下の操作を行なってください。

▼操作方法：保存したファイルをテンプレートにしてメールを作成・送信する
上記の方法で［保存する場所］に指定したフォルダを開く
　↓
保存しておいたファイルをダブルクリックなどして開く
　↓
メールを作成するウィンドウが表示されるので、メールを完成させ、メニュー［ファイル］−［メッセージの送信］をクリック

Outlook Expressの［署名］機能を、テンプレート的に使っているという方もいらっしゃるでしょうが、［署名］ではあくまで本文しか用意できませんが、上記の方法ならば宛て先やタイトルまで指定して保存しておけるという点が便利だと思っています。

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