Vad är en integritetspolicy?

Företag samlar stora mängder data om dig och ditt användande online. Även om det kan låta farligt kan du ofta välja vilken data du delar och vara informerad om vilken data som samlas in om dig. Om du driver en hemsida måste du ha en integritetspolicy som berättar om all data du samlar om dina besökare. I denna artikel ska vi berätta hur du kan skriva en integritetspolicy och vad den måste innehålla för att vara giltig.

Vad är en integritetspolicy?

En integritetspolicy är dokument som tydligt förklarar för användare av en tjänst vilken data som tjänsten samlar, lagrar, hanterar och delar. Den innehåller ofta väldigt många detaljer och kan vara svår att läsa men om du lär dig hur en integritetspolicy är uppbyggd kan den vara förhållandevis enkla att tolka eller till och med skriva.

Behöver alla hemsidor en integritetspolicy?

Det enkla svaret är, ja. Även hemsidor som är mycket restriktiva med vilken data de samlar in och hanterar, behöver en integritetspolicy. Du behöver inte samla kreditkortsinformation eller medicinsk information för en integritetspolicy. Något så enkelt som en användares IP-adress kan vara en anledning att ha en integritetspolicy. Många hemsidor behöver en integritetspolicy för att de har cookies som lagrar data om användare.

Juridiska krav

Den största anledningen till att skaffa en integritetspolicy är att det krävs enligt lag. I Sverige är det GDPR som reglerar behovet av en integritetspolicy. GDPR kräver att all personlig data som samlas måste deklareras tydligt till användare så att de kan ta medvetna beslut om de tjänster de använder och den data de delar.

Är en integritetspolicy samma som GDPR?

Nej. En integritetspolicy är generellt ett krav för att följa GDPR-lagstiftningen men GDPR kräver mycket mer. Det räcker inte att du är transparent med hur du hanterar dina användares data. Det finns också begränsningar i hur du får behandla data, med mera.

Att följa lagen och minimera risk

När du har en bra integritetspolicy kan du följa lagen lättare. Det minimerar risken att en myndighet upptäcker dina fel och straffa dig med tunga böter. En integritetspolicy kan också minimera dina risker gentemot kunder, eftersom alla som är intresserade har en god chans att läsa och förstå hur du hanterar deras data.

Varför är det viktigt att ha en integritetspolicy?

En integritetspolicy behövs för att uppfylla krav i lagen. Du måste därför lägga till en integritetspolicy till din hemsida om du samlar, lagrar, hanterar och delar användardata.

Bortom att du behöver göra vad lagen kräver, är en integritetspolicy viktig för att dina besökare och kunder ska kunna lita på dig. Företag som inte har en integritetspolicy kan uppfattas som misstänksamma och riskerar att gå miste om potentiella kunder.

Vad krävs i din integritetspolicy?

När du skriver din integritetspolicy är det viktigt att du inkluderar alla delar som krävs. Vi har därför sammanfattat de områden du behöver i din integritetspolicy.

Grundläggande delar

Till en början är det viktigt att ha ett datum då din integritetspolicy börjar gälla. Det är det datum då du först publicerar den. På det sättet kan besökare förstå när den började gälla och att den är aktuell.

Det är också viktigt att du skriver namnet på den juridiska person som står bakom policyn. Det kan vara en person, ett företag eller en organisation.

Datainsamling

I denna del ska du tydligt förklara vilken typ av data du samlar. Var så tydlig som möjligt och berätta om all typ av data du samlar.

För att göra det enklare att läsa kan det vara bra att bryta ner den data du samlar in i kategorier. Du kan också beskriva när i dina besökares kundresa olika data samlas in, för att göra din policy enklare att förstå. Här är några vanligt förekommande kategorier som du kan använda:

• Personlig information: Data såsom namn, e-postadresser och telefonnummer som samlas in när någon skapar ett konto eller anmäler sig till ett nyhetsbrev.
• Betalningsuppgifter: Data om till exempel fakturaadress, kortnummer, användarnamn för betalningslösningar och liknande.
• Applikationsdata: Information om hur användare interagerar med din hemsida eller app, såsom vad de klickar på, hur länge de befinner sig på olika sidor och liknande.
• Teknisk data: Detta kan vara IP-adresser, val av webbläsare, installerade tillägg, operativsystem och liknande.
• Känslig data: Detta inkluderar hälsodata, information om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening, sexuella beteenden, genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter. Denna typ av data måste hanteras med särskild varsamhet och det är kritiskt att användare är väl informerad.
• Cookies och spårningsdata: Data som samlas med hjälp av cookies eller spårningsteknik för att möjliggöra vissa funktioner på en hemsida. I denna sektion är det bra att informera användare om hur de kan hantera sina cookiepreferenser.

När du informerar om din datainsamling med hög detaljrikedom kan du vara trygg med att användare känner sig informerade om vad du gör med deras data.

Syftet med datainsamlingen

I nästa del behöver du förklara varför du samlar den data du samlar. Även här kan det vara bra att bryta ner din förklaring i punkter som sammanfattar olika aspekter av din datainsamling. Här är några exempel:

• Personlig anpassning och marknadsföring: Förklara att persondata kan användas för att anpassa material, innehåll och marknadsföring i form av nyhetsbrev och erbjudanden på din hemsida.
• Analys och prestandaförbättringar: Berätta hur data kan användas för att analysera användares beteende och förbättra prestanda på din hemsida.
• Kundtjänst: Berätta vilken data som används av kundtjänst för att förstå kunders problem och assistera med teknisk support.
• Lag- och säkerhetskrav: Du kan tvingas behandla data som ett krav ifrån en annan lag. Det kan till exempel vara för bokföring eller för att skydda din hemsida och ditt företag mot säkerhetshot.

Dela data

Om du delar data med en tredje part är det viktigt att du förklarar hur du gör det och till vem. Här är några exempel:

• Tjänsteleverantörer: Förklara vilka leverantörer du använder, vilken data du delar och varför. Det kan till exempel vara betaluppgifter eller kunders e-postadress.
• Analys- och annonsnätverk: Om du till exempel använder Google Analytics behöver du informera om det. Samma gäller annonsnätverk som ofta samlar data ifrån användare. Det är viktigt att du informerar om det.
• Lagkrav: Om du delar uppgifter med till exempel en myndighet på grund av ett lagkrav behöver du berätta det.

Användares rättigheter

Användare i EU har stora rättigheter när det gäller persondata. Det är viktigt att du berättar vilka rättigheter dina användare har. Det inkluderar att få sin data raderad om de önskar det. Det är viktigt att du inkluderar kontaktuppgifter som gör det enkelt för användare att kontakta dig.

Får du skriva din egen integritetspolicy?

Ja! Du får skriva din egen integritetspolicy men det betyder inte att det är enkelt. Om du till exempel har en stor webshop med många funktioner kan det vara svårt att sammanställa en korrekt integritetspolicy. Om du känner dig osäker kan du rådfråga en advokat men det kan snabbt bli dyrt. Det finns som tur är andra lösningar.

En bra lösning är Termly. De kan generera en integritetspolicy för din hemsida. Du behöver bara besvara några frågor, så kan de skapa en korrekt integritetspolicy som dessutom uppdateras automatiskt. De skannar till exempel kontinuerligt din hemsida för att identifiera cookies och uppdatera din policy så att den stämmer med den insamling du faktiskt har.

Exempel på integritetspolicy

Nu ska vi sammanställa alla delar för att ge ett exempel på hur en integritetspolicy kan vara strukturerad:

• Introduktion – överblick över syftet med din integritetspolicy
• Datainsamling – vilken data samlar du in?
• Dataanvändning – hur hanterar du data?
• Datadelning ­– till vem, varför och vilken data delar du?
• Säkerhet – vad gör du för att skydda användares data?
• Rättigheter – vilka rättigheter har dina användare?
• Kontaktinformation – hur kan man kontakta dig?

Om du får med dessa delar, har du en integritetspolicy som innehåller de viktigaste delarna som krävs för att du ska kunna följa lagen och vara transparent gentemot dina besökare och kunder.

Skydda kunders integritet

En integritetspolicy ser till att dina kunder är informerade om hur deras integritet kan påverkas och skyddas av din hemsida. En välskriven integritetspolicy gör att dina kunder kan känna sig trygga hos dig med full förståelse för hur och varför du samlar data om dem. Det minimerar dina risker och ökar dina chanser att få fler nöjda kunder.