「敏腕クリエイターやビジネスマンに学ぶ仕事術」として、これまで20回にわたってお送りしてきた"HOW I WORK"シリーズ。毎回、アプリやツール、タスク管理法など、彼らの仕事術には参考になるところがたくさんありました。そこで、これまでに挙げられた方法を一旦まとめ、3回に分けてオススメのツールやアイデアを選り抜きで紹介します。

第1回は大きく2つのポイントを見ていきます。「人気のあるツール」、「メールとの付き合い方」です。第2回は「タスクと時間の管理術」、第3回は「これまでにもらったベストなアドバイス」を採り上げます。

多忙な彼らから、スマートにやるコツを学んでいきましょう。■人気ツールはやっぱりEvernote

まずは、「これがないと生きられない」というアプリやツールから。人気は断然「Evernote」。

サーストン：Evernoteは、自分のアイデアやGoogleで調べたことなどを保存しておく場所として利用。また、ファイルはデフォルトでDropboxに同期し、すべてのものがどこからでも使えるようにしています。

ポポーワ：「Evernote」は手放せません。メモを取ったり、線を引いたり、引用句を集めたりするのが好きなので、読んだ記事の中から、毎日10～100件ほどの「ノート」を保存しています。どれも細かくタグ付けして整理しているので、あとで記事やトーク内容を検索したり引用したりすることができます。

エリック：Evernoteも使ってます。僕は家族のシェフなので、レシピやメモをEvernoteに保存したり、Evernoteで日記をつけたりしています。自分に語りかけることは大事だと思います。内面とのコミュニケーションを声に出すと「気は確かか？」と心配されてしまうかもしれませんが、タイピングなら賢そうに見えますし、ココロの中でのやりとりも残ります。

「すべてをEvernoteへ集約」というタイプもいれば、特定の用途に使う人もいるようです。いずれにせよ、いつでもどこでも自分の求めている情報にアクセスできる点で、Evernoteは活用のしがいがありそうです。「Reddit」創業者のアレクシス・オハニアン氏は「Evernoteは私の『第二の脳』ですね」と言っていました。Evernoteに関しては、ライフハッカー過去記事「Evernoteって便利？ 何がそんなにすごいの？」も合わせてどうぞ。

また、「Etsy」会長のカテリーナ・フェイクさんと「コードアカデミー」創業者のザック・シムズ氏が挙げた「紙と筆記具」もポイント。

カテリーナ：紙と鉛筆ですね。メモをとるときはField Notes 80-Page Steno Book、ToDoリスト用にクレールフォンティーヌ（Clairefontaine）のノート（4.5インチ×6.5インチ）を愛用しています。私は完了したタスクをカウントしていくのが好きなので、ノートを使い終わる頃には5000番くらいになります。ちなみに、現在のタスクは、ToDoリストの603番目。やり終えたことを追記し、線を引くといったこともします。鉛筆はもっぱらPalomino Blackwing 602を愛用中。よく書き間違えて消すので、消しゴムの替えも持っています。

ライフハッカーでも最近は文房具に注目しています。スマートフォンで簡単にページを取り込めるノート型ホワイトボード「SHOT NOTE Nuboard」をはじめ、今後もさまざまなものを採り上げていく予定です。

■「メールとの上手な付き合い方」を探る

なくてはならないツールとして、Gmailをはじめとしたメールを挙げる人もいました。ただ、メールは使い方次第で時間泥棒にもなりうる困った存在でもあります。上手に付き合うにはどうすればよいのでしょうか。

まずは「受信トレイをキレイにする」こと。未読のメール数も少なくすれば、受信トレイをToDoリストとしても使えるのです。

サヴェッジ：受信トレイにあるメール件数を一桁にキープすること。できるだけ早く返信するようにし、時には延期とリマインダーをお願いすることもあります。未保留分を片付けるのが目的です。一日数回、スマートフォンでチェックしているので、帰宅してから山のようなメールの処理に追われずに済みます。一日あたり、少ないときは10数件、多いときは50件くらいのメールに返信しています。

ジョブソン：大量のメールを受信していますが、受信トレイは20件程度にとどめるようにしています。これが自分のTo Doリストというわけです。

また、メールをチェックする頻度や返信の仕方も、効率化につながります。

カテリーナ：メールは書けば書くほど受信メールが増えるもの。メールは5行以内とするよう心がけています（「5行ルール」については、ライフハッカーでも「メール相手の負担を減らす3つのメール短縮テク」で取り上げました）。

エリック：メールは、GmailとGmail向けのキーボードショートカットが好きなので、他のメールアプリは使いません。Gmailをプロフェッショナルに使いたいなら、キーボードショートカットを有効にして、主要な操作を覚えるのがオススメです（詳しくはライフハッカーアーカイブ記事「活用すればかなり時間が節約できるGmailのキーボードショートカット一覧」をご参考まで）。

フェリス：仕事中にSNSのサイトを見ないように「RescueTime」を使っています。それから、朝一番に90～120分かけてメールをチェックします。一番大事な仕事1つか2つに集中するようにしています。Gmailでメールを処理するのに時間がかかりそうなら、「The Email Game」を使えば半分の時間で済むようになりますよ。

EvernoteにしてもGmailにしても「ツール」であることには変わりません。数多ある道具と同じく、それをいかにして使いこなすのかが大切です。

明日公開予定の第2回では「時間＆タスク管理術」をまとめます。お楽しみに！

（ライフハッカー［日本版］編集部）