Les logiciels de gestion du télétravail possèdent plusieurs fonctionnalités pour gérer la totalité des aspects RH du travail hybride.
- Déclaration des jours de télétravail : en un clic, le collaborateur indique à son manager les jours où il souhaite travailler à distance. Il est possible de poser un jour de télétravail ou plusieurs par saisie. En fonction du paramétrage choisi, le responsable prend acte ou valide la demande.
- Visibilité des plannings : tous les salariés peuvent consulter les emplois du temps de leurs collègues pour connaître leur statut ; en télétravail ou présent sur un site de l’entreprise. Cette fonctionnalité facilite la collaboration. Les collaborateurs choisissent ensuite le meilleur mode de communication (vidéoconférence, appel téléphonique, réunion en présentiel…).
- Partage des documents : le logiciel de gestion du télétravail possède une fonctionnalité de partage des documents. Les équipes RH, la direction ou les managers sont assurés de voir leurs communications diffusées à tous, même ceux en télétravail. Les documents sont disponibles à tout moment sur l’espace personnel de chaque collaborateur.
- Obtention des feedbacks des collaborateurs : cette fonctionnalité vous permet d’être continuellement à l’écoute des salariés. Les télétravailleurs peuvent exprimer leurs préoccupations sur l’organisation du travail à distance ou envoyer leurs suggestions. Vous garantissez la qualité de vie au travail en écoutant vos collaborateurs.
- Vision par projet : chaque membre d’une équipe projet peut saisir son temps et son avancement pour permettre aux autres d’avoir une vision précise de l’activité réalisée ou restant à réaliser.
- Indicateur de bien-être : chaque collaborateur peut exprimer son ressenti ou son humeur dans son profil personnel. Ses collègues et managers connaissent son état d’esprit. Les responsables peuvent s’assurer du bien-être des télétravailleurs et si nécessaire, traiter une problématique de baisse de motivation ou autres difficultés.
- Annuaire en ligne : la fonctionnalité permet de connaître à tout moment les coordonnées et les différents modes de contact d’un salarié. Les collaborateurs restent joignables facilement à tout moment, peu importe où ils se trouvent.
Les logiciels de gestion du télétravail possèdent un tableau de bord centralisant toutes les informations utiles. En présentiel ou à distance, le salarié accède à toutes les ressources dont il a besoin : planning, bulletins de salaire, dossier RH, création d’une demande d’absence, etc. Le logiciel de gestion du télétravail peut se connecter à votre SIRH (Système d’information des ressources humaines). Il dispose de la base de données centralisée pour fournir des informations à jour.
Il est possible de paramétrer les règles de la charte de télétravail de l’entreprise dans le logiciel de gestion du travail à distance. Vous pouvez ainsi imposer de façon homogène à tous les collaborateurs un circuit de validation des jours de télétravail. Il est possible de limiter le nombre de jours de télétravail à réaliser par mois ou semaine.
