Boxをまるっと生成AIで検索！Boxとあわせて100超のSaaSアプリも瞬時に横断検索して、回答生成できる最強の使い方とは

Boxとは

Boxは全世界で10万社以上が採用しているコンテンツクラウドで、日本国内でも既に1万6千社を超える多くの企業に利用されています。

あらゆるコンテンツをBoxにアップロードして、社内のみならず社外とも共有して協働するという使い方は、ビジネス現場でデータをやり取りする全ての人を従来の制約から解放し、シンプルでスマートな仕事の進め方を可能にしています。

Boxを使うたびに、多くの方がその便利さを実感されているのではないでしょうか。

Boxのフル活用に欠かせない「検索」

Boxの利用が進むほど、Box内のコンテンツ量は膨大になっていきます。

共有直後にはすぐにアクセスできたファイルでも、後から探し出そうとすると思わぬ時間を要したり、何度検索しても見つけられない…という経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

アシストが2023年11月にアイティメディア社と共同実施したアンケートでは、Boxを利用している企業が持つ課題として「必要な情報を取得するまでに時間と手間がかかっている」を挙げる回答が最多となり、Boxの検索パフォーマンス向上が今後のBox活用のヒントになることが分かってきています。

SaaSと生成AIで「検索」のパフォーマンスは大きく変えられる

最近では、BoxだけでなくMicrosoft 365やSalesforce、Google Workspace、Slackなど、SaaSをいくつも導入している企業が多いことから、アシストにも下記のようなご相談をいただくことが増えています。

例えば、

• 必要なファイルがBoxで見当たらない。別のクラウドだったかな？とあちこちで検索を繰り返している
• 記憶を頼りに曖昧なワードで検索すると、完全一致の検索では欲しいファイルがヒットしない。
  類似のワードでも確実にファイルを見つけ出したい
• Box内の全コンテンツを対象にまるっと全文を調べたい

という検索のご要望や、

• ChatGPTのような回答生成をBox内のコンテンツも対象にしたい
• Boxのコンテンツからだけではなく、他のSaaSにある情報もインプットデータに含めた回答がほしい
• ただ検索結果を返すだけでなく、個人ごとに最適な結果を生成してほしい

といった生成AIならではの使い方も、ご相談のケースとして増えてきています。

Boxにも、コレクションやBox Notes、Box Relay、Box AIなどを使った検索のための機能が用意されていますが、「検索の精度を上げて、Box内のファイルをもっと簡単に探し出したい。生成AIでもっと高度な検索をしたい」というご要望には、生成AIを採用した検索エンジンと組み合わせることで可能になります。

この記事では、企業向けの生成AI検索エンジン「Glean（グリーン） 」とBoxを組み合わせて、さらにパワフルな検索と回答生成ができる新しい使い方をご紹介していきます。

Gleanなら、Boxをまるっと瞬時に生成AIで検索できる

まずは、Gleanを使うと上述のケースがどのように解決されるかを見ていきましょう。

ここまで、BoxとGleanの使い方をご紹介しました。

「まさにこんな使い方をしたかった！」と共感された解決策はありましたか？

GleanならBoxをまるっと瞬時に検索して、一人ひとりにパーソナライズされた結果や回答を生成するため、これまでにないまったく新しい検索体験と圧倒的な生産性をもたらすことができるのです。

実際の画面で解説！Gleanの使い方

ここからは、具体的な使い方を解説していきます。

まずはウェブブラウザから、Gleanのページを開いて検索します

GleanはSaaSのクラウドサービスですので、ChromeやEdge、Firefoxなどのウェブブラウザからアクセスして簡単に利用可能です。

Googleでの検索と同じように、Gleanの検索窓にワードを入力して検索を開始します。
（虫メガネのアイコンがある白いフィールドが検索窓になっています）

※このページはGleanのトップページになっていて、検索窓の下に様々なウィジェットを配置することができます。
※従業員へのお知らせは「Announcements」、この時間によく閲覧しているファイルは「Suggested」、最近閲覧したファイルは「Recent」、Boxや接続しているSaaS内で自分がメンションされた場合は「Mentions」、カレンダーに登録されている今日の予定は「Today」に表示されます。

検索を開始すると、検索ワードに関連した結果が瞬時に生成されます

検索結果は、このように表示されます。

BoxやMicrosoft 365などあらゆるSaaSを一瞬のうちに横断検索して、わずかな時間で結果が生成されました。
ファイル形式がアイコンで表示されるので、どのSaaSのコンテンツなのかひと目で判別することができます。

また、コンテンツのタイトル、作成者や更新者、更新日付、概要を読むことで、ファイルの内容をある程度つかむこともできます。

ここで注目していただきたいポイントは、次の5つです。

ポイント1	Box内のコンテンツ全件を検索した結果が表示されている
ポイント2	Box以外のSaaSのコンテンツも含めて結果が生成されている
ポイント3	Similar resultsとして、検索したワードに関連するコンテンツも提案されている
ポイント4	検索ワードでヒットしたコンテンツの数が各SaaSごとに分かる
ポイント5	検索結果をさらに日付、作成者、ファイル形式などで絞り込める

Gleanは「企業内Google」を目指して開発されており、まさにこのコンセプトのとおり、従来のエンタープライズサーチの域を大きく超えた高い検索性を発揮します。

Chatで質問してみましょう

チャットの画面から、Gleanに質問や依頼をすることができます。
使い方はChatGPTとまったく同じです。

質問を解析し、複数のSaaSから収集した情報で回答が生成されます

知りたいことを入力するだけで、Gleanはその質問を解析して、接続している全てのSaaSを横断検索して情報を取得、そこから文章を作成してくれます。

回答を読むと、質問に対する回答の精度がとても高いことがわかります。

日本語の完成度も高く、用語の使い方や文脈、文章の構成にも問題がないことも見て取れます。

一般的な検索エンジンでは、検索ワードのクエリと正確に一致させる「語彙検索」を採用していますが、Gleanでは語彙検索にさらに「セマンティック検索」をプラスすることで、クエリを要約して類似性を計算しスコアリングするアルゴリズムを使用しています。

Gleanは、ハイブリッドな検索システムを独自に構築し完成させたことで、これまでどの検索エンジンでも実現できなかった理想的な検索体験を企業向けに提供できるようになりました。

私たちはGleanに質問をするにあたって、どのファイルを使って回答を作れるのか、そのファイルがどのSaaSに保存されているのか、そもそも回答となり得るファイルが存在するのかさえ気にする必要はありません。

知りたいことを尋ねれば、Gleanは社内のナレッジ（その企業が利用しているSaaSに蓄積されたデータ、組織情報、これまでのGleanの利用履歴など）から、尋ねた人にとって有益な情報としてまとめ直して回答を提供してくれます。

Gleanを相手に壁打ちを繰り返します

回答を修正をしていきたい場合は、仕上げたい精度になるまで質問を繰り返して壁打ちを続けます。
このサンプル画面では、上記の長文を読みやすく書き換えたいため、箇条書きに直してもらえるように依頼しています。

採用事例が続々！Box利用企業のGlean導入が急増しています

まとめ

ここまで、BoxとGleanの使い方をご紹介してきました。GleanによりBoxをますます便利に利用できるイメージをお持ちいただけたでしょうか？

Boxの検索性を上げてもっと高度なコンテンツ活用をしたい、というエンタープライズサーチの観点からGleanを採用いただくケースや、各社で利用が進む多数のSaaSのさらなる有効活用、社内のナレッジマネジメント、ワークスタイル変革やデジタルワークプレース推進の観点からもGleanの導入が進んでいます。

皆様の組織のミッションや課題に合わせてGleanをご提案させていただきますので、詳しく知りたい方はぜひアシストのセミナーにご参加ください！お問い合わせもお待ちしております。

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