あいさつ
はじめまして！SmartHR営業サポートのnamizoです。
普段から「どんなことしてるの？」と聞かれることの多い営業サポートですが、今日はそのあまり知られていない営業サポート業務（SmartHR編）について書かせていただくことになりました！
簡単な自己紹介
社会人歴13年間ずっと営業サポートひと筋の、営業サポート大好き人間です。2017年5月にSmartHRに入社しました。
営業サポートの役割
SmartHRでの営業サポートの大きな役割は営業メンバーが営業に集中できるように環境を整えることです。これに尽きます。
現在は2018年2月に入社してくれた なるちゃん との2名体制となっています。
今回は
「Slackを活用して、依頼業務を簡単にした話」
「Slackを活用して、契約書回収をリアルタイムで把握できるようにした話」
の2本立てで紹介します。
見積書 × Slack
顧客情報をもらうまでが大変...
営業サポートの業務は、営業メンバーからお客様の情報をもらうことからスタートします。その情報をもとに見積書を作ったり、発注書を作ったりします。
この「お客様の情報をもらうこと」について、営業メンバーから「この辺が大変なんですよね〜」と相談を受けるようになりました。
- 営業サポートに伝える必要がある項目を思い出せない
- 依頼の種類（見積もり、発注など）によってその項目が変わるから覚えきれない
- 必要な項目を一瞬で知りたい
もらった課題は「たしかに...」と納得するものばかり。
emoji と bot で解決！
Slack は特定のキーワードに反応するbotを誰でも簡単に設定できます。例えば「ありがとう」と書くと「どういたしまして」とbotが返してくれるとか。
この機能を応用して、【カスタムemoji】に反応する【bot】を作ってみました。
- 依頼ごとにSlackのカスタムemojiを作成
- Slackにカスタムemojiを投稿する
- botが発動して依頼用のテンプレを教えてくれる
botを発動させると各依頼に必要な項目が表示されるので、営業メンバーはemojiを投稿して、発動したbotの内容をコピペし、項目を埋めてSlackに投稿するだけで営業サポートへ依頼完了！の状態にすることができました。
なぜemojiを使うか？
テキストをbot発動の条件にした場合、正確な文字列じゃないとbotが反応してくれないという問題や、関係ない会話の中でbotが発動してしまう懸念があったので、emojiをトリガーにしました！あとemojiのほうがかわいい。
「見積書」以外にも emoji と bot がたくさん
また、各emojiの使用方法をまとめた【依頼emoji bot一覧】の記事をQiita:Teamで作成しチーム全体へ共有しています。もちろんこのQiita記事自体も、emoji botで呼び出しできるように設定しています。
開発チームにもマネされました
最近、営業チーム以外でも emoji bot 使われてるんです！営業サポートの真似したよ〜と言ってもらえて個人的にめちゃ嬉しい。
開発チームは、チケット起票するときのテンプレートや記入例、起票先の共有に emoji bot を活用してくれました！
このあとデザインチームでも同じ運用をはじめるようで、今は起票用のテンプレートとカスタムemoji作成中とのこと。
他チームにもほんのちょっとですけど役にたててる感があって嬉しさ倍増です！
電子契約 × Slack
発注書を回収しても気づかない問題...
SmartHRの営業チームでは、お客様との契約にDocuSignという電子契約ツールを使って締結しています。
紙の契約書をつかっていた時には「作成・郵送・返送待ち」と、契約書の回収まで平均1週間ほどかかっていたものが、DocuSignを使うようになってからは、最短で当日中の回収が可能になりました！
DocuSign導入だけでもかなりの工数削減になったのですが、営業サポートが2名体制になったことで、新たな課題が生まれました。
発注書を回収しても気づけないんです。 正確に言うと、DocuSign上で契約書を作成した人にしか通知が飛ばないので、もう1人の営業サポートメンバーが気づくのが遅れてしまいます。
「営業サポート全員が契約書回収完了を、リアルタイムかつわかりやすく把握したい」
Slack の通知機能で解決！
この課題もSlackを活用して解決しました。DocuSignから回収完了メールが届いたら、Slackの専用チャンネルに通知が飛ぶように設定しました。
Slackチャンネルへの通知にすることによって誰でも通知にすぐ気付けるようになったので、完了通知をメールで追っていた時よりも、営業への受注連絡や次の業務への連携が即座に進められるようになりました！
また、該当の契約に対しての対応ステータスやメモもSlack上でコメントを残せるため、営業サポートメンバー内での情報共有や過去案件の検索が楽になりました。
まとめ
仕組み化とか業務効率化って難しいけど本当に大事ですよね。
これからも営業メンバーがもっともっと営業に集中できるような環境を目指して、いろんな機能やツールを使いこなしつつ頑張っていきたいと思います！
ツールを使いこなすと言えばつい最近、新しくSaaSツールを導入するのにとても骨をおった話があるのですが...このお話はまた別の機会に。
営業サポートMeetupやりませんか？
環境を整えていくためには、もっと幅広い知見が欲しい....他社の営業サポートさんがやってる仕組みとか対応フローを聞いてみたい！
というわけでこのブログ作成をきっかけに、計画してみることにしました。営業サポートMeetup！
初回なのでまずはみんなで美味しいご飯と美味しいお酒でも飲みながら、カジュアルに営業サポート職のあるあるとか話したりしたいなぁなんて思ってます。
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こんな話したい、聞きたいなどのご意見もお待ちしています。
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