プロジェクト管理作業とは？何をする？必須項目や手順・手法、ツールなどをご紹介
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プロジェクト管理はツール活用がポイント。ガントチャートやカンバンボードなどをフル活用しましょう
プロジェクト管理を始めて任されたときには、「何から手をつければ良いかわからない」と悩んでしまうことも多いでしょう。しかし、プロジェクト管理に必要とされる項目や手順を理解し、ツールを使いこなせれば、プロジェクト管理も怖くはありません。
本記事では、あらためてプロジェクト管理とは何かということや、プロジェクト管理で管理が必要になる項目の一覧、プロジェクト管理の手順やプロジェクト管理におすすめのツールなどをまとめてご紹介します。
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この記事の目次
プロジェクト管理作業とは？何をする？
プロジェクト管理とは、プロジェクトの目的を達成するために、ヒト・モノ・カネを管理することです。プロジェクト進捗に遅延が出ないようにしたり、コストがかかりすぎないようにしたりなど、さまざまな項目を管理しなければなりません。
プロジェクト管理には、PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）という標準があり、IT業界などではPMBOKでまとめられた知識体系やノウハウに基づいてプロジェクト管理がなされます。
プロジェクト管理者は、スケジュールや人員、コストなどを管理するために、プロジェクト管理ツールを駆使しながらプロジェクトを管理します。簡単なプロジェクトではExcelが使われることもありますが、企業においては専門のプロジェクト管理ツールが使われることがほとんどです。
プロジェクト管理の必須項目は？必要なこと
プロジェクト管理には必要な項目は、PMBOKにて定義されています。以下では、そのPMBOKにて定義されている10項目についてご紹介します。
スコープ管理
どんなプロジェクトにも、目的・目標があります。それらを達成してプロジェクトを終わりにできるよう、プロジェクトの最終成果物や作業範囲を決める必要があります。それがスコープ管理です。成果物の定義を明確に定めなければ、プロジェクトはいつまで経っても終わりません。
スケジュール管理
プロジェクトにはすべて、納期が定められています。定められた納期通りにプロジェクトを完結するために、スケジュール管理が必要になります。それぞれの作業を計画書に落とし込むための見積もりの方法などが、PMBOKにて定められています。
品質管理
品質管理の目的は、プロジェクトの結果できる成果物の品質目標を達成することと、低品質の原因を特定しやすくすることです。品質管理のためには、テストをしたり、品質評価をしたりする必要がありますが、その方法についても、PMBOKにて定められています。
要員管理
プロジェクトを推進するには、そのためのメンバーが必要になります。プロジェクトを円滑に推進していくために、必要なスキルを持つメンバーをチームに集め、チーム内で衝突が起こらないように管理していかなければなりません。
ステークホルダー管理
プロジェクトには、プロジェクトメンバーだけではなく、さまざまなステークホルダーがいます。それらのステークホルダーのコミュニケーションを適切に管理することが、プロジェクトの成功につながります。自社や顧客、他の外注業者などとのコミュニケーションを管理します。
コミュニケーション管理
プロジェクトには多様なステークホルダーがいる以上、それらのステークホルダーのコミュニケーションを管理する必要があります。そのため、PMBOKにおいてはステークホルダー管理とはまた別にコミュニケーション管理という分野も定義されています。
コスト管理
プロジェクトには人員やツールなど、さまざまなものが必要になるため、それだけコストもかかってきます。それらのコストをプロジェクトの予算内に収めるために、コスト管理も必要になります。
リスク管理
プロジェクトは必ず成功するわけではなく、リスク要因も当然存在します。プロジェクトの遅延や、プロジェクトの成果物の品質が要求される水準に満たないものであることなど、さまざまです。そうしたリスクを管理することも、プロジェクト管理者の仕事のうちの一つです。
調達管理
調達管理は、プロジェクトに必要とされる人的リソースや物的リソースなどを外部から契約して調達し、それらのリソースがしっかりと納品されているか確認するところまでを管理することです。
統合管理
統合管理とは、これまで挙げてきたスケジュール管理やコスト管理、コミュニケーション管理などのすべての管理項目について、どのように管理していくかを考え、管理を実行するための管理項目です。プロジェクト全体の流れや管理方法などを定義します。
プロジェクト管理の手順は？
プロジェクト全体を管理するためには、プロジェクト管理の手順を踏まえなければなりません。以下、プロジェクト管理の手順についてご紹介します。
目的を決める
プロジェクトを推進するためには、まずプロジェクトの目的を決めなければなりません。より具体的には、プロジェクトで納品すべき最終成果物と、プロジェクト全体の範囲を決定します。つまり、上述したスコープ管理にあたる部分です。
他にも、全体の成果物を達成するためのスケジュールを決めなければなりません。これは上述したスケジュール管理に該当します。最終成果物とスケジュールを決定することが、プロジェクトのスタート地点です。
タスクを決める
プロジェクトの目的が決まったら、次はその目的をスケジュール内に実現するためのタスクを決めます。
上述したスケジュール管理、品質管理、要員管理、ステークホルダー管理、コミュニケーション管理、コスト管理、リスク管理、調達管理、統合管理に関するさまざまなことを決定し、タスクに落とし込む必要があります。
具体的にタスクを決めたら、プロジェクトに必要になるリソースを調達し、プロジェクト開始の準備をします。
進捗を管理する
プロジェクトが開始したら、それまでに決めてきたことに基づき、プロジェクトを推進していきます。プロジェクトを進めていくと、スケジュールが遅延しそうになることもしばしばあります。そうしたときに、プロジェクト開始前にスケジュール管理について考えて決めたルールに基づいて、粛々と対応していきます。
スコープ管理で顧客と合意した（あるいは自社内で決めた）最終成果物が出来上がったら、プロジェクトは無事に終了になります。
プロジェクト管理の手法は？ガントチャートが有名
プロジェクト管理には、有名ないくつかの手法があります。それらの手法について以下でご紹介します。
ガントチャート
ガントチャートとは、作業の進捗率を管理するための表のことです。縦軸に担当する担当者やタスク名などが置かれ、横軸にそれぞれのタスクの進捗率に応じてチャートを描きます。進捗が進んでいくほど、チャートは右に伸びていきます。
ガントチャートはプロジェクトにおけるそれぞれのタスクを見える化してくれるので、プロジェクト全体の進捗をざっくりと把握するのに役立ちます。
カンバン
カンバンとは、それぞれのタスクを「To Do」「進行中」「完了」など、進捗ごとにエリアに分けて配置し、視覚的に見やすくしたツール、あるいは図のことです。さまざまなタスクの進捗度合いを一目に確認することができるので、プロジェクト管理の現場では非常に便利でよく使われます。
チーム内で他のメンバーのタスクの進捗を管理するにも便利です。後述するプロジェクト管理ツールには、ガントチャート、WBSなどとともにカンバンの機能が搭載されています。
プロジェクト管理ツールは無料のものもある？
プロジェクト管理ツールには無料のものもいくつかあります。簡単なプロジェクトやタスク管理では、Excelが使われることもあります。しかし、Excelではガントチャートやカンバン、WBSなどの図は自ら作成しなければならず、どうしても手間がかかってしまいます。一方、後述するプロジェクト管理ツールでは、これらの図はツールが自動的に作成してくれるので手間がかかりません。
プロジェクト管理ツールならBacklog
プロジェクト管理ツールをお探しなら、30日間無料で使える「Backlog」がおすすめです。
「Backlog」は、シンプルで直感的にわかりやすいデザインで、プロジェクト・タスク管理を支援してくれます。簡単に作れるガントチャートで視覚的にプロジェクト全体の進捗を把握したり、個別のタスクについてはカンバンボードで確認したりと、プロジェクトを円滑に進めるためのツールが盛りだくさんです。
IT技術者だけではなく、他の職種の方でも簡単に使えます。その使いやすさから、大手広告代理店や新聞社、商社やメーカーなど、さまざまな企業が利用しています。
30日間無料なので、ぜひ貴社も「Backlog」を試してみませんか。
「Backlog」の導入事例
「Backlog」の導入事例をご紹介します。
スターフライヤー
株式会社スターフライヤーでは、自社の魅力をSNSで発信されています。その「SNS委員会」にはパイロットや客室乗務員、整備士など、さまざまな部署から人員が参加しているため、メールによるコミュニケーションの煩雑さが課題となっていました。
そこでスターフライヤーでは、「SNS委員会」の運営効率化のために「Backlog」を導入。メールを探す面倒さが軽減され、月単位、5時間×20人の工数削減に成功されました。
コニカミノルタジャパン
コニカミノルタジャパン株式会社では、グローバルのWebサイトリニューアルプロジェクト管理において、それまではメールで管理されていたコミュニケーションを「Backlog」ベースに切り替えられました。
その結果として、従来は見つかりにくかったプロジェクトタスクの遅延を早期に発見できるようになり、プロジェクト管理における課題解決アクションを起こしやすくなりました。メールの総量は体感値50%削減されたといいます。
プロジェクト管理はツールを使いこなしましょう
以上、プロジェクト管理の概要や、プロジェクト管理における必要な作業項目、手順、おすすめのプロジェクト管理ツールなどについてまとめてご紹介しました。
プロジェクト管理を成功させるためには、優れたプロジェクト管理ツールが不可欠です。そこでお勧めしたいのが、30日間無料で利用できるプロジェクト管理ツールの「Backlog」です。
プロジェクト全体の進捗がガントチャート、タスクごとの進捗がカンバンボードでそれぞれ容易に確認できることで、プロジェクト管理の進捗遅延を防ぎます。また、メールによるコミュニケーションも激減し、プロジェクト管理の工数が減ります。
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（監修：
株式会社ヌーラボ）
（編集： 創業手帳編集部）
