勉強会の無断欠席はやめよう

勉強会

僕はIT系の勉強会によく参加しているし、主催者として勉強会を開催したこともある。そういう中で、参加者の中に無断欠席する人がいるということが非常に気になっている。ここで言う無断欠席というのは、主催者への連絡なしに欠席すること。

無断欠席は主催者に非常に迷惑をかける行為なので、絶対にやらないでほしい。このあたりどうも主催者と参加者で意識に差があるようなので、主催者の立場でなぜ無断欠席がだめなのか、僕なりの意見を書く。

なぜ無断欠席がだめなのか

まず一番大きな理由が、無断欠席によって本来参加できるはずのキャンセル待ちの人が参加できない、ということだ。ほとんどの勉強会の参加枠には限りがある。定員を超えて申し込んだ場合は、普通キャンセル待ちになって、もしキャンセルが発生したら繰り上がって参加できる。でも、キャンセルの手続きを行っていない場合はこれが発生しないので、キャンセル待ちの人が参加できなくなってしまう。そのせいで、20人の枠に25人が申し込んだのに、当日15人しか参加してない、なんてことになったりする。

主催者はわざわざ開催している以上、一人でも多くの人に参加してほしいと考えている。というか、参加者がいなかったら開催している意味がない。なので、こういうケースは非常に、非常に残念なことなのです。

だいたい、どんな勉強会でも会場選びには苦労しているもので、およそ次のようなポイントを考慮して場所を探してる。

  • 開催日に空きがある
  • 十分な広さがある
  • 予算的に無理がない
  • みんながアクセスしやすい
  • インターネット接続できる環境がある
  • プロジェクタ、スクリーンが備え付けられている

開催する地域にもよるけど、こういう都合のいい会場がそんなに簡単に見つかるわけなくて、ほとんどの主催者は、悩みながら、どこかしら妥協しながら、それでもなんとか探してると思う。

その中でも、会場の定員というのは特に制限が強い。余裕のある部屋が見つかればいいけど、実際には定員を増やそうとすると会場の選択肢は狭くなる。有料の貸し会議室だったら、定員を20人から30人の部屋に変えただけで料金が1万円以上変わることもある。そんな中で、主催者は「15人ぐらい来そうだから、すこし余裕を見て20人入れる会場を探そう」とかいろいろ考えながら、少しでも多くの人が参加できるように工夫してる。

そうやってがんばってるのに、さっきみたいな入れるはずの人が入れないみたいなことが起きるともう悲しくて、やってられない。たぶん、この会場確保の大変さが無断欠席する人に理解されていないんだと思う。

あと、じゃあ定員割れの勉強会だったら無断欠席してもいいのかというと、そんなことはない。

特に懇親会はお店の予約が発生しているので、一人来ないだけでも金銭的な被害が発生してしまう。でもキャンセルの連絡があれば、お店に連絡して人数を減らしたり、代わりに追加の参加者を当日募集したりといった対策がとれる。

懇親会がなくても、部屋によっては備え付けの椅子の数が少なめで、増えそうなら追加で椅子を用意するとかいう場合もある。そういうのは急には用意できないので、主催者としてはなるべく早めに確定した人数を知りたいものだ。

それに、発表者にとっても参加者が何人なのかは重大なことだ。多めの人数だったら中には初心者もいるだろうから序盤は入門的なことを話そうとか、そういう工夫することがある。勉強会の内容を良くするためにも参加人数ははっきり決まっていたほうが良い。

そんなわけで、無断欠席する人は気がついていないだろうけど、勉強会を開催する上で参加人数を確定させるというのは非常に重要なことなのです。

どうしたらよいのか

ただし「絶対にキャンセルをしてはいけない」と言っているわけではないので、注意して欲しい。

たまたま大事な用事が入ったとか、当日急に体調が悪くなったとか、申し込んだのに参加できなくなることは当然ある。それはしょうがない。なので、参加できないと分かった時点で、できるだけ早くキャンセルの処理をしてください。勉強会の申し込みに使っているイベント管理サービスにキャンセルの機能が含まれている場合は、それを使ってください。そういう機能が無い場合は、Twitterやメールなど、何らかの手段で欠席する旨を主催者に伝えてください。

多分実際に無断欠席で多いのは、なんとなく申し込んだけど、忘れたとか興味がなくなったというケースだと思う。IT系勉強会は気軽なものが多いし、ボタンひとつで申し込みできるイベント管理サービスがいっぱいあるし、楽に申し込んでもらうのはいいことだと思う。それでもやっぱり、申し込んだ以上は自分でスケジュール管理して、参加しないときはキャンセルして欲しい。「申し込んだなら参加する」、「参加しないならキャンセルの手続きを行う」、あたりまえのことです。全然難しくないことなので、僕も含めて、みなさん気をつけましょう。