Räätälöity intranet ja extranet

Mitä intranet ja extranet tarkoittavat käytännössä?

Alun perin intranet ja extranet tarkoittivat organisaation sisäistä ja tietyille ulkopuolisille avattua tietoverkkoa. Myöhemmin termit ovat vakiintuneet tarkoittamaan käytännön viestintäkanavana toimivaa verkkopalvelua. Näistä intranet on tarkoitettu henkilökunnan käyttöön ja extranetin kohderyhmää voivat olla esimerkiksi asiakkaat, toimittajat, alihankkijat, jäsenet tai yhteistyökumppanit.

Intranet toteutetaan yleensä erillisenä verkkopalveluna tietoturvasyistä. Extranet voidaan toteuttaa joko erillisenä verkkopalveluna tai osana esimerkiksi yrityksen kotisivuja tai jotakin muuta julkista verkkosivustoa, käyttötarkoituksesta riippuen.

Viestinnän ja vuorovaikutuksen kehittäminen

Sekä intranet että extranet edustavat modernin digitaalisen työympäristön keskeisiä osia. Parhaimmillaan ne mukautuvat saumattomasti organisaation tarpeisiin, sen sijaan että organisaatio sopeutuisi huonoihin työkaluihin. Parhaimmillaan ne mahdollistavat nopean ja järjestelmällisen tavan viestiä, hallita tietoa, kommunikoida ja tehdä päätöksiä, mikä on ensiarvoisen tärkeää nopeasti muuttuvassa maailmassa.

Räätälöity intranet auttaa organisaatiota tehostamaan sisäisiä prosesseja, parantamaan viestintää ja yhteistyötä sekä keskittämään tiedot eri työkaluista ja käytännöistä yhteen helposti saavutettavaan paikkaan. Esimerkiksi työntekijät voivat löytää intranetistä henkilöstökäsikirjan, uutisia organisaation tapahtumista, koulutusmateriaaleja ja itsepalvelutyökaluja.

Extranet puolestaan tarjoaa luotettavan ympäristön, jossa voidaan jakaa tietoja, resursseja ja toimintoja organisaation ulkopuolisten käyttäjien kanssa, esimerkiksi asiakkaiden, toimittajien, kumppanien tai jäsenten hyödyksi. Tämä tekee extranetistä arvokkaan työkalun muun muassa sidosryhmäviestinnässä, myynnissä, tiedon julkaisemisessa, toimitusketjun hallinnassa ja asiakassuhteiden ylläpidossa.

Intranetin rooli modernissa organisaatiossa

1990-luvulla intranetit olivat pääasiassa henkilökunnan usein tarvitsemia tietoja sisältäviä staattisia sivustoja ja dokumenttihakemistoja. 2000-luvun alussa kehiteltiin massiivisia kokonaisvaltaisia intranet-ratkaisuja, jotka sisälsivät erilaisia keskustelu-, kalenteri-, projektinhallinta-, sisällönhallinta- ja tiedostojenjakotoimintoja. 2010-luvun alussa intranet-ratkaisuihin alettiin lisätä myös monenlaisia sosiaalisista verkkopalveluista omaksuttuja ominaisuuksia.

Nykyisin tiettyyn asiaan keskittyvät valmiit SaaS-mallilla tarjottavat työkaluohjelmistot ovat kehittyneet niin pitkälle, ettei olisi järkevää ryhtyä rakentamaan omia ratkaisuja, joiden laatu ja käyttökokemus olisivat huomattavasti heikompia. Sen sijaan joustava ja tehokkuuteen pyrkivä organisaatio valitsee kuhunkin tarkoitukseen markkinoiden parhaat työkalut. Se tarkoittaa usein joko Googlen tai Microsoftin palveluita (Google Workspace ja Microsoft 365), joiden lisäksi valitaan käyttöön sopiva määrä muita työkaluohjelmistoja kattamaan jäljelle jääneet tarpeet.

Edellä mainittujen työkaluohjelmistojen kehittymisen myötä intranet-verkkopalveluiden rooli on alkanut muistuttaa jälleen enemmän alkuperäistä tarkoitustaan, eli niitä käytetään tyypillisesti ajankohtaisista asioista tiedottamiseen sekä erilaisen pysyvämmän tiedon ja ohjeiden jakamiseen henkilökunnalle, jatkettuna tarvittavilla organisaatiokohtaisilla ominaisuuksilla, sellaisilla joita ei saa helposti hoidettua muiden verkkopalveluiden avulla.

Tulevaisuudessa erilaiset tekoälyratkaisut tulevat olemaan merkittävästi mukana kaikkien organisaatioiden toiminnassa. Ainakin lyhyemmällä aikajänteellä tekoäly tulee täydentämään ja parantamaan nykyisiä työkaluja ja viestintäkanavia, sen sijaan että poistamaan niiden tarpeen.

Extranetin käyttötarkoitukset ja mahdollisuudet

Erilaisia extranet-käsitteen alle mahtuvia ratkaisuja on todella paljon, ja uusien kehittelyssä on lähinnä mielikuvitus rajana. Esimerkkejä näistä voisivat olla:

• Palveluiden hallintaan liittyvät asiakasportaalit
• Projektikansiot tai dokumenttipankit asiakkaille
• Verkkokauppa tai tilausjärjestelmä sopimusasiakkaille
• Ohjeet ja materiaalit yhteistyökumppaneille
• Yhdistyksen jäsenten profiilit tai työnäytteet
• Kolmannen osapuolen tuottaman sisällön hallinta

Extranetin kohdalla kannattaa miettiä, että millä kaikilla tavoilla se voisi auttaa eri sidosryhmiä. Pienellä pohtimisella saatetaan keksiä useitakin asioita, joita kannattaisi siirtää digitaaliseen ympäristöön samalla kertaa.

Toinen huomioitava asia on, että extranetin käyttö on usein satunnaista tai ajoittaista, jolloin aiemmin selvinneet asiat ovat saattaneet unohtua. Näin ollen extranetin käyttöliittymän tulee olla intuitiivinen ja sen tulee selittää auki kaikki tarvittavat asiat.

Paras alusta intranetille ja extranetille

Ilmaiset avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmät, kuten WordPress ja Drupal, sopivat mainiosti intranetin tyypillisiin käyttötarkoituksiin, kuten ajankohtaisista asioista tiedottamiseen, pysyvämmän tiedon ja ohjeiden jakamiseen sekä portaaliksi erilaisten työkalujen ja materiaalien välille. Lisäksi näiden suosittujen järjestelmien kohdalla esimerkiksi kertakirjautuminen (SSO, Single Sign-On) on usein toteutettavissa helposti valmiiden lisäosien avulla.

Avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmät, kuten WordPress ja Drupal, sopivat joustavuutensa ja laajennettavuutensa takia erinomaisesti extranet-ratkaisujen alustaksi. On myös tyypillistä että extranet halutaan rakentaa osaksi olemassa olevaa WordPress- tai Drupal-sivustoa, esimerkiksi kirjautumisen takana olevaksi osioksi yrityksen kotisivuilla, sen sijaan että erilliseksi verkkopalveluksi.

Suosituimmalla intranet-valmistuotteella SharePoint Onlinella on myös omat hyvät puolensa, kuten integraatiot Microsoftin muihin tuotteisiin, sekä edullisuus jos Microsoft 365 on muutenkin käytössä. Toisaalta sillä on useita huonoja puolia, kuten yleinen jäykkyys ja räätälöitävyyden puute, monikielisyyden puute sekä puutteellinen saavutettavuus.

Onnistunut intranet- tai extranet-projekti

Intranetin tai extranetin kohdalla ei kannata ryhtyä säästämään tietoturvassa tai tietosuojassa, eikä myöskään käytettävyydessä tai saavutettavuudessa. Organisaatiolle voi koitua isoja riskejä siitä, mikäli valittu alusta tai toteutettu ratkaisu ei ole tietoturvallinen. Jos taas toteutetun ratkaisun käyttö on vaikeaa tai jotenkin muuten epämiellyttävää, niin sitä käytetään harvoin tai vain pakon edessä, jolloin tavoitellut hyödyt jäävät toteutumatta.

Tiimillämme on syvällistä asiantuntemusta verkkosivustojen suunnittelusta niin palvelumuotoilun, viestinnän, markkinoinnin, graafisen suunnittelun, käytettävyyden kuin saavutettavuudenkin näkökulmista. Selvitämme aina asiakkaan toiveet ja tavoitteet sekä kohderyhmien tarpeet ja käyttäytymisen huolellisesti suunnittelutyön pohjaksi. Samalla perehdymme aihepiiriin siltä osin kuin mitä laadukkaan sivuston suunnittelu edellyttää.

Tiimillämme on myös vahvaa osaamista ja kokemusta vaativien verkkosivustojen toteuttamisesta, julkaisujärjestelmistä ja muusta aiheeseen liittyvästä tekniikasta. Toteutamme sivustot parhaiden käytäntöjen mukaan ja suosituimmilla teknisillä ratkaisuilla. Varmistamme tietoturvan käyttämällä luotettavaa valmista koodia ja toteuttamalla sivustot hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Suhtaudumme henkilötietojen suojaamiseen vakavasti ja huolehdimme tietosuojasta asianmukaisesti. Tarjoamme myös luotettavat ylläpito-, hosting- ja tukipalvelut, joka pitävät sivuston ehjänä ja tietoturvallisena jatkossa.

Onnistuneen lopputuloksen ohella takaamme sen, että projektien kustannukset ja aikataulut muodostuvat sovitun mukaisiksi.

Lue lisää suunnittelupalveluistamme

Lue lisää ohjelmistokehityspalveluistamme

Lue lisää ylläpito-, hosting- ja tukipalveluistamme

Saavutettava intranet tai extranet

On äärimmäisen tärkeää, että digitaaliset palvelut ovat kaikkien saatavilla. Saavutettavuuden huomioimien verkkosivustojen ja verkkokauppojen rakentamisessa on näin ollen arvovalinta, jonka tekemällä edistät ihmisoikeuksia sekä kaikkien osallisuutta ja yhdenvertaisuutta yhteiskunnassa. Se on siis vastuullista ja yksinkertaisesti oikein.

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta velvoittaa julkista sektoria sekä osaa yksityisen ja kolmannen sektorin organisaatioista noudattamaan saavutettavuusvaatimuksia. Esimerkiksi, jos järjestö saa julkista avustusta vähintään puolet koko rahoituksesta, se katsotaan julkisoikeudelliseksi laitokseksi, ja saavutettavuusvaatimukset koskevat kyseistä järjestöä. Tai jos jonkin organisaation verkkosivustoa kehitetään tai ylläpidetään vähintään puoleksi julkisella tuella, se kuuluu saavutettavuusvaatimusten piiriin.

Hyvä saavutettavuus vaatii tapauskohtaista suunnittelu- ja toteutustyötä sivuston rakennusvaiheessa, sekä lopputuloksen huolellisen saavutettavuustestauksen arviointityökaluilla sekä ruudunlukuohjelmilla ja näppäimistöllä. Mikäli tilaat meiltä saavutettavan verkkosivuston, nämä työt sisältyvät sen rakennusprojektiin.

Lue lisää saavutettavista sivustoista

Intranetin tai extranetin hinta

Hinnoittelemme sivustoprojektit työmääräarviomme mukaan. Työmäärään vaikuttavat sivuston ominaisuudet ja muut vaadittavat tehtävät.

Tarjoamme kokonaiset intranet- tai extranet-projektit WordPressillä tai Drupalilla alkaen 7 425 €.

Tarjoamme kaikki palvelumme samaan hintaan 99 €/h.

Kysy lisää myynniltämme!

Hintoihin lisätään ALV 25,5 %.