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Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

Ausschreibung zum Thema

New Wholesale Template
IFT Rollout NSC Austria
Ausschreibungsunterlagen für Anbieter als Basis für
die Angebotserstellung

Version: 1.0
Datum: 23.11.2015
Status: in Arbeit / vorgelegt / freigegeben
Autor: Jakob Gajdzik
Ablage: ASTRAS

Historie:

Version Datum Autoren Änderung

0.1 2.11.2015 Jakob Gajdzik Initial
0.5 13.11.2015 Jakob Gajdzik Vorabversion
0.9 18.11.2015 Jakob Gajdzik Vorlageversion
1.0 23.11.2015 Jakob Gajdzik Überarbeitung, Finalisierung

IFT-Ausschreibung_Rollout AT_V1.0.docx 24.11.2015

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INHALT
1 ALLGEMEINES 3
1.1 Hintergrund und Gegenstand der Ausschreibung 3
1.2 Beschreibung des Auswahlverfahrens 5
2 AKTUELLER STAND 6
2.1 Bestehende Systeme 6
2.1.1 International Finance Template – Allgemeines und aktueller Stand 6
2.1.2 Werkssystem Steyr und lokale Systemlandschaft 8
2.2 Aktuell laufende Projekte / Unterfangen 8
2.2.1 Aktueller Stand NWT und Zusammenhang 8
2.2.2 Bestehende und geplante Organisation 10
3 ZIELSETZUNG / ANFORDERUNGEN (SOLL) 13
3.1 Allgemeine Zielbeschreibung 13
3.2 Fremdleistungsumfang 14
3.2.1 Abgrenzung des fachlichen Umfangs 14
3.2.2 Rolloutvorgehen und Prototypisches Vorgehen 14
3.2.3 Leistungsumfang 16
3.2.4 Zusammenarbeit bei der Ergebniserstellung 22
3.3 Anforderungen an die Ergebnisse 23
3.3.1 Entwicklungs- und Qualitätsvorgaben 23
3.3.2 Change-Request-Verfahren 23
3.4 Projektvorgehen und Terminvorstellungen 24
3.5 Abnahmeverfahren und Abnahmekriterien 24
4 AUFBAU DER ANGEBOTE 25
4.1 Aufzeigen von Potentialen 25
4.2 Einsatz von Sublieferanten 25
5 ADMINISTRATIVES 27
5.1 Vertraulichkeit, Rückgabe, Copyright 27
5.2 Verteiler der Unterlagen und Bewertungen 27
5.3 Rückfragen zu den Ausschreibungsunterlagen 27
5.4 Abgabe der Angebote und Termine 28
5.5 Kalkulationsbasis, Vergütung und Zahlungsweise 28
5.6 Auswahl 29
5.7 Ort der Leistungserbringung 29
5.8 Bereitstellungen durch BMW 29
5.9 BMW Group Geschäftsbedingungen 30
6 ANLAGEN 31
6.1 Übersicht zentrale Schnittstellen 31
6.2 Übersicht lokale Schnittstellen 31
6.3 Übersicht übliche Migrationsobjekte 32
6.4 Übersicht Add-Ons 32
6.5 Development-Masterliste (DML) 34
6.6 Prozess-Masterliste 34
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1 Allgemeines

1.1 Hintergrund und Gegenstand der Ausschreibung

Das Ressort Finanzen der BMW Group steht vor der Aufgabe, seine Prozesse und IT-
Bebauung den veränderten Anforderungen anzupassen. Veränderte Anforderungen
resultieren aus der Produkt- und Marktoffensive, sowie dem sich verschärfenden
Wettbewerb. In der aktuellen Wholesale Bebauung für die National Sales Companies (NSC)
gibt es redundante SAP und Legacy Lösungen, die parallel gewartet und betrieben werden
müssen. Zur Vermeidung dieser Redundanzen und zur Prozessharmonisierung soll die
Applikationslandschaft in den BMW Vertriebsgesellschaften standardisiert werden.
Ziel des Gesamtprojektes ist die Konzeption und Umsetzung eines Templates für die
Vertriebsgesellschaften „New Wholesale Templates“ (NWT), das die Group weiten Prozess -
und Finanz-Reporting Standards implementiert. Das Gesamtprojekt NWT ist in
Verantwortung von FG-6 und umfasst neben dem Bereicht Finance auch die Bereiche Parts
(Teilevertrieb, Aftersales), Vehicle (Fahrzeugfaktura) sowie Warranty
(Gewährleistungsabwicklung).

NEW WHOLESALE TEMPLATE

TRANSITION TO NEW WHOLESALE TEMPLATE
Migration
As-Is To-Be

Application /
Process Parts Vehicle Finance Warranty

ATLAS
Finance
The current situation is (IFTIFT
based)
IFT characterized by Parts Vehicle
various heterogeneous ATLAS
(ATLAS based) IVS-R, I2C,..
(IFT based)

Int. Inv. / CoR module combinations Warranty

across all markets to NWS
(new application)
WIT support processes in
Parts, Vehicle, Finance
CAESAR/GL/ and Warranty
WMDS, IWS

SAP Instance Strategy Group Reporting

Definition of a scalable and integrated To-Be architecture and

implementation roadmap based on a SAP platform for Finance,
Vehicle, Warranty and Parts.
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Bisherige Projektergebnisse
Die im Rahmen des bereits abgeschlossenen Projekts Joint Reporting entwickelte Finance
Template-Lösung („International Finance Template“, IFT) auf Basis von SAP ERP 2006
wurde bereits in folgenden Ländern und Gesellschaften erfolgreich eingeführt:
 Als Piloten dienten die Vertriebsgesellschaften Belgien und UK/ Irland. Dort wurde
das Template jeweils am 1.1.2007 erstmalig produktiv eingesetzt. Beide
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Vertriebsgesellschaften hatten zuvor auch bereits ein SAP-System im Einsatz (UK/

Irland: EFI, Belgien: lokales SAP-System)
 Am 1.10.2007 wurde das Template in der Vertriebsgesellschaft Niederlande
eingesetzt. Besonderheiten waren hier die unterjährige Produktivsetzung (damit auch
unterjährige Migration) sowie die Berücksichtigung zusätzlicher Finanzgesellschaften,
wie z. B. einer Holding-Gesellschaft.
 Am 1.1.2008 erfolgte die Produktivsetzung der Vertriebsgesellschaft in Japan. Damit
wurde das Template erstmals in einem Markt eingesetzt, der zuvor noch kein SAP-
System im Einsatz hatte.
 Am 1.10.2008 erfolgte die Produktivsetzung in Canada. Dort wurde sowohl die
Vertriebsgesellschaft als auch erstmalig eine Financial-Services-Gesellschaft in IFT
abgebildet. Geplanter Go-Live-Termin war der 1.10.2008.
 Am 1.1.2009 wurden die Vertriebsgesellschaft und Financial-Services-Gesellschaft
(NFSC) der Schweiz in IFT produktiv gesetzt.
 Am 1.1.2009 wurden des Weiteren die Vertriebsgesellschaft und Financial-Services-
Gesellschaft der USA in IFT produktiv gesetzt.
 Im September 2009 starteten die Aktivitäten für den Roll-Out Frankreich. Auch hier
werden sowohl Vertriebsgesellschaft als auch die Financial-Services-Gesellschaft in
IFT abgebildet. Geplanter Go-Live-Termin war der 01.07.2010.
 Zum 01.01.2013 geht der Markt Italien mit der NSC und der NFSC live. Dieser Go-
Live bildet den Abschluss des Projektes Joint Reporting LS2.
 Der Roll-Out Portugal erfolgte im September 2013 als Pilot im Projekt NWT (New
Wholesale Template), basiert jedoch zu 100% auf dem Classic-IFT-Template.
 Am 1.1.2015 erfolgte der Rollout der Region Northern Europe (Schweden,
Dänemark, Finnland, Norwegen) als in integraler Bestandteil von NWT zusammen mit
den zeitgleichen Rollouts von ATLAS und des New Warranty System (NWS).

Die NSC Austria verwendet heute ein SAP System, das vom Werk Steyr betrieben wird, und
ist dort als ein Buchungskreis ausgeprägt. Ziel des hier beschriebenen Vorhabens und
Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Rollout der NSC Austria auf dem IFT Template.

Land NSC Bezeichnung Sitz NSC Buchungskreis

Österreich BMW Austria GmbH Salzburg, AT C6

Hinweis: Die BMW Vertriebs GmbH (Buchungskreis L8, ebenfalls Sitz in Salzburg)
ist nicht Gegenstand der Ausschreibung.
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1.2 Beschreibung des Auswahlverfahrens

Die Ausschreibung erfolgt in elektronischer Form über das BMW Bieterportal ASTRAS. Über
das Portal erhalten Sie alle notwendigen Ausschreibungsunterlagen.
Die Angebotsabgabe erfolgt in der von BMW vorgegebenen Struktur unter Offenlegung der
jeweiligen Profile und Preise.
Fragen zur Ausschreibung sind rechtzeitig telefonisch oder per E-Mail an die unten
angegebenen Ansprechpartner zu richten. Unmittelbar nach Ende der Angebotsphase erfolgt
die Prüfung und Bewertung der vorliegenden Angebote. Nur Angebote, die der geforderten
Angebotsstruktur entsprechen, die angeforderten Inhalte umfassen und rechtzeitig bei uns
eintreffen, können berücksichtigt werden.
Die Prüfung und Bewertung der Angebote erfolgt durch einen BMW internen Bewerterkreis.
Dabei werden von BMW festgelegten Kriterien und Gewichtungen herangezogen. Das
gewichtete Ergebnis führt zur technischen Anbieterempfehlung gegenüber dem indirekten
Einkauf.
Es werden keine Angaben zur Gewichtung der Kriterien seitens BMW veröffentlicht. Zu den
Auswahlkriterien wird ergänzt, dass aus Sicht des Projektteams folgende Auswahlkriterien
von besonderer Wichtigkeit für die Vergabe sind:
- Aussagekräftige Referenzen in der Umsetzung ähnlich (hinsichtlich Komplexität und
Größe) gelagerter Projektvorhaben
- Kenntnisse des fachlichen und technischen Umfeldes der Ausschreibung
- Teamkompetenz
- Qualität und Stimmigkeit des dargestellten Lösungskonzepts
- Wirtschaftlichkeit des Angebots
- Erfahrungen in der Implementierung von Projekten auf Basis des ausgewählten
Systems
- Erfahrungen im Umfeld BMW (nachgewiesen durch aussagekräftige Referenzen
und/oder IT-Zertifizierung Join BMW IT).
Weitere Randbedingungen:
- Das Angebot muss der beigefügten Angebotsstruktur entsprechen. Nur so ist eine
schnelle Abwicklung sichergestellt.
- Anbieter werden auf ihre Aufklärungsverpflichtung hingewiesen, d.h. sie sollen alle
Punkte, die sie für unzutreffend, änderungsbedürftig oder fehlend halten, unmittelbar
kommentieren.
- Die eigentliche Vertragsgestaltung übernimmt der zuständige Einkauf bei BMW.

BMW behält sich vor, den Ausschreibungsumfang ohne Angabe von Gründen als Ganzes
oder in Bestandteilen an verschiedenen Bieter zur vergeben.

Ein Vertragsabschluss sowie der Beginn der Arbeiten auf Basis der vollständig vereinbarten
Ressourcen ist für den 1.2.2016 geplant.
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2 Aktueller Stand

2.1 Bestehende Systeme

2.1.1 International Finance Template – Allgemeines und aktueller Stand

Im Projekt Pro-F-IT Joint Reporting wurden mit der Einführung des International Finance
Template (IFT) die Finanzprozesse der BMW Group harmonisiert und automatisiert, die
Berichterstattung standardisiert und die darunterliegende IT-Systemlandschaft erneuert und
konsolidiert. Grundmerkmale des Systems aus Finanzsicht sind die Verwendung des Neuen
Datenmodells mit World Charts of Accounts (WCA) und Clustermodell sowie Nutzung des
Neuen Hauptbuchs (New General Ledger, NewGL). Technisch handelt es sich um eine SAP
ERP ECC 6.0 Umgebung, ausgeprägt sind die SAP-Module FI, CO, PS, MM und SD.

Aktuell sind ca. 60 NSC - und NSFC-Gesellschaften (Buchungskreise) aus 21 Ländern

weltweit auf dem System aktiv, die unter einem gemeinsamen Mandanten auf einer
Produktivinstanz betrieben werden. Es besteht eine 3-System-Landschaft mit Entwicklung
(EFD), QS/Integration (EFI) und Produktion (EFP). Aktuell existieren ca. 380 Add-On- und
ca. 420 Schnittstellen-Objekte, die je nach Gesellschaft bzw. Land verwendet werden.

Die folgende Tabelle listet die existierenden und benötigten Prozesse im IFT-Standard
Template auf. Die Prozesse bilden den funktionalen Umfang für IFT ab bzw. sind für die NSC
AT relevant und im Scope des Rollouts. Für Details siehe Anlage „Masterprozessliste" unter
6.6.

Process Cluster Relevant for NSC AT

Asset Accounting 
Accounts Payables 
Account Receivables inkl. Misc. Invoicing 
Bank Accounting inkl. Treasury Integration 
General Ledger Accounting (Local und Group) 
Period end Closing, Externes Reporting 
Internes Reporting (ERP-basiert, BW-basiert) 
Local Taxes 
Overhead Controlling 
Sales Controlling 
Local Purchasing 
Scanning inkl. x-Flow Integration 
Vehicle Stock Management 
Sales Direct Costs and Revenue (CoS) 

Die übergreifende IT-Architektur ist im IT-Konzept dargestellt. Weitere wesentliche

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Bestandteile des IT-Konzepts sind die Spezifikationen für jegliche Art von
Zusatzentwicklungen (Add-ons, Reports, Formulare, Schnittstellen) sowie der technische Teil
der übergreifenden Konzepte wie Migrationskonzept, Autorisierungskonzept,
Archivierungskonzept.

Wesentliche weitere Elemente des IT-Konzepts sind:

 Einsatz SAP BW zur Abbildung der Reporting-Anforderungen an Management-
Reporting
 Einsatz JCaps bzw. Websphere als EAI-Lösung

Für eine vollständige Übersicht der bestehenden Schnittstellen und Add-ons siehe Anlage
„Development-Masterliste“ unter 6.5

Für die Implementierung des Rollout steht eine Drei-System-Landschaft bestehend aus
 Entwicklungssystem
 Integrationssystem
 Produktivsystem
zur Verfügung.

Die folgende Darstellung gibt einen beispielhaften Überblick über die geplante
Systemlandschaft für Vertriebsgesellschaften:

Abb. 7. Darstellung der Systemlandschaft einer Vertriebsgesellschaft

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2.1.2 Werkssystem Steyr und lokale Systemlandschaft

Aktuell verwendet die NSC AT für ihre Finanzen das Steyr-System „P10“. Es handelt sich
dabei um ein SAP-System, auf dem neben der Produktionssteuerung (PP) für das
eigentliche Werk Steyr (Buchungskreis C5) auch die Finanz- und Einkaufsumfänge (FI/CO,
MM) für das Werk Steyr und die NSC AT betrieben werden.
An das Werkssystem Steyr bestehen heute Schnittstellen zu lokalen Systemen.

Das IFT Template sowie die eingeplanten Systeme ATLAS zur Teileabwicklung bzw. NWS
zur Gewährleistungsabwicklung decken möglicherweise nicht alle Prozessumfänge ab, die
durch die lokalen Systeme zur Verfügung gestellt werden, so dass davon ausgegangen
werden muss, dass einige lokale Systeme beibehalten werden, die über die oben
dargestellten lokalen Systeme (insbes. Local Reporting, Vehicle) hinausgehen. Diese
Schnittstellen müssen entsprechend mit IFT realisiert werden.

Für eine erste Übersicht der bekannten lokalen Schnittstellen siehe Anlage „lokale
Schnittstellen“ unter 6.2.

2.2 Aktuell laufende Projekte / Unterfangen

2.2.1 Aktueller Stand NWT und Zusammenhang

Wie bereits oben dargestellt, ist IFT neben ATLAS, NWS und Invoicing-Lösung eines der vier
Kernbereiche des New Wholesale Templates. IFT stellt gleichermaßen notwendige
Voraussetzung und Datensenke für die Finanzintegration aus diesen Systemen dar. Sollen
daher NWT oder Teile davon in einem Land ausgerollt werden, muss IFT als integraler
Bestandteil zeitgleich oder vorangestellt ausgerollt werden.

Für den Markt Österreich soll Anfang 2016 bereits mit den Rollouts IFT und ATLAS
begonnen werden, der Rollout von NWS wird im Q2/2016 begonnen. Alle drei Systeme (IFT,
ATLAS, NWS) sollen jedoch gleichermaßen im Januar 2017 live gehen. Zwischen diesen
Projekten besteht daher für den IFT Rollout AT eine Abhängigkeit sowohl auf inhaltlicher Art
(Anforderungen von bzw. an NWS bzw. ATLAS) sowie organisatorischer Art (gemeinsamer
Go-Live, gemeinsame Gateway und Synchronisationspunkte).

Parallel laufen in 2016 Rollouts von NWS in Belgien, Luxemburg und Niederlande sowie
Erweiterung der Grundfunktionalitäten von NWS mit Release 3.0. Aktuell in 2015 werden
NWS Release 2.0 und 2.1 implementiert, die in Januar bzw. März 2016 live gehen werden.
Diese werden jedoch auf den IFT Rollout NSC AT voraus. keine größeren Auswirkungen
haben, da es sich um getrennte Länderrollout handelt.
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NWT NSC AUSTRIA HIGH-LEVEL PLAN.

JOINT PROJECT WITH ATLAS, IFT AND NWS.

2015 2016 2017

NWS R2.0 2.1

Cutov
Build Test HC CI
er Go-liveCI
Process KPIs
Go-live
NWS 3.0
Design Build Test Cutover HC
Go-live
NWS Rollout BE-LU
Fit/Gap Build Test Cutover
HC
Next NWS Rollouts
Go-live

NWS Rollout NLGo-live

Fit/Gap Build Test Cutover HC

NWT AT Joint NWS, ATLAS, IFT Go-live

NWS Rollout
Fit/Gap Build Test Cutover
HC
IFT Rollout
ATLAS Rollout

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Der Rollout NSC AT beginnt mit der ersten Phase (Fit/Gap) und endet mit Cut-Over bzw. Go-
Live und Hypercare / Stablisierung. Es gibt keine landesspez. Ergebnisse aus Vorphasen.
Für den Rollout existieren jedoch folgende, aktuelle Dokumentationen, die mit jedem Rollout
fortgeschrieben bzw. um Derivat-Dokumente (Kontrakte bzw. Landesspez. Version) erweitert
werden:
- System Proposal Dokumente und Data Collection Sheets (Customizing-Spezifikation)
für jedes Prozesscluster
o FI-GL
o FI-AA
o FI-AP
o FI-AR
o MINV (Misc Invoicing)
o FI-BA (Bank Accounting)
o IFT-TRY-Integration
o Data Structures
o Controlling Overhead
o Controlling Direct Costs
o PUR (Purchasing)
- System Proposal REP (Reporting)
- System Proposal SCAN (Scanning)
- Authorisierungskonzept (AUTH) inkl. Rollenmatrix/V-Matrix
- Migrationskonzept (MIG)
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- IT Architektur Konzept (ITA)

- IFT Schnittstellen Dokumente (TIxxx) – aktuell ca. 380
- IFT Add-On Dokumente (TAxxx) – aktuell ca. 350

Der letzte Rollout erfolgte im November 2015 für die Rolls Royce Northern America (BJ)
sowie BMW Technology (FF). Aktuell werden die Dokumente fortgeschrieben für die Rollouts
SF Mexiko und SF Brasilien.
Hinsichtlich der IFT-TRY Integration ist zusätzlich zu berücksichtigten, dass die NSC AT
bereits Teilnehmer der GPP (Global Payment Platform) ist; es müssen daher keine neue
Konten eröffnet und keine neuen/geänderten Prozesse aufgesetzt werden. Die bestehenden
Konten werden weiterverwendet, die Schnittstellen GPP-IFT müssen entsprechend
ausgestaltet/von aktuellen Steyr System umgehängt werden. Eine entsprechende Migration
der Banksalden ist vorzusehen.

2.2.2 Bestehende und geplante Organisation

Ziel der Projektorganisation ist es, die stringente Standardisierung von Prozessen,
Datenstrukturen und IT zu unterstützen und eine optimale Zusammenarbeit zwischen
externen Partner, lokalem Team und zentralem Team zu ermöglichen. Folgende
Projektorganisation ist angedacht:

NWT NSC AUSTRIA.

IFT ROLLOUT – ORGANIZATION - PROPOSAL.

IFT/TRY Rollout Austria

Central Rollout Manager, FG-53

IFT/TRY Rollout Austria

Local Rollout Manager, B1-CS and/or Local IT Manger , FG-63 AT

Process & Standards Process & Standards IFT Template Factory IFT Rollout Team GPP Integration
International Finance Payments and Financial
Market
Ext. Rollout Manager
Process Architect, FR-25 Process Architect, FR-24 TF Design Manager, FG-532 Ext. Process and Solution GPP Design Manager, FG-552
Process Architect, FF-10 TF Build Manager, FG-532 Ext. Consultants Ext. Consultant TRY/FSCM
FI/CO/SD/MM
Ext. Solution Architect

IFT/TRY
B1-CS-F Group Lead and Members
Accounting, Misc Invoicing Controlling Purchasing Cash Management, Payments Reporting

Migration Manager
Ext. Migration Manager

Migration Manager
Local Rollout Manager, B1-CS

Test Manager
Central Test Manager, FG-87

Start Up Manager
Central Startup Manager, FG-822

Abbildung 2: geplante Projektorganisation

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Die Organisation besteht grundsätzlich aus den folgenden lokalen (dunkelgrau) und
zentralen (hellgrau) Rollen und Teams:

- IFT/TRY Rollout Manager: Verantwortlich für den Rollout aus zentraler Sicht. Steuert
die zentralen Gruppen und Teams und berichtet an NWT Gesamtprojekt/Gremien.
Besetzt durch BMW Mitarbeiter; nicht Teil dieser Ausschreibung.
- IFT/TRY Local: Rollout Manager: Verantwortlich für den Rollout aus lokaler Sicht.
Steuert die lokalen Gruppen und Teams und berichtet an lokale Rolloutgremien.
Besetzt durch lokalen Mitarbeiter; nicht Teil dieser Ausschreibung.
- Processes & Standards International Finance Team: Stellt Prozessarchitekten für
Accounting/Controlling und verantwortet den fachlichen Teil der Template
Governance IFT (Processes & Standards).
Besetzt durch BMW Mitarbeiter; nicht Teil dieser Ausschreibung.
- Processes & Standards Payments and Financial Market: Stellt Prozessarchitekten
für Zahlungsverkehr und Finanzmarkt/Cash Management und verantwortet den
fachlichen Teil der Template Governance TRY (Processes & Standards; fachliche
Reviews).
Besetzt durch BMW Mitarbeiter; nicht Teil dieser Ausschreibung.
- IFT Template Factory: Verantwortet den technischen Teil der Template Governance
für IFT sowohl für Design als auch für Build (technische Reviews).
Besetzt durch BMW Mitarbeiter; nicht Teil dieser Ausschreibung.
- IFT Rollout Team: Das Rollout Team verantwortet die Umsetzung des Rollouts. Es
nimmt die Anforderungen auf, erarbeitet Lösungen, dokumentiert diese und setzt
diese um. Das IFT Rollout Team wird vollständig extern besetzt und ist Hauptumfang
dieser Ausschreibung (aus organisatorischer Sicht)
- GPP Integration Team: Verantwortet den technischen Teil der Template
Governance TRY (technische Reviews) für Design und Build. Verantwortliche Stelle
ist besetzt durch BMW Mitarbeiter; dies ist nicht Teil dieser Ausschreibung.
Das Team soll jedoch zusätzlich durch einen Berater für TRY/SAP-FSCM von seitens
des Anbieters verstärkt werden. Letzteres ist Teil der dieser Ausschreibung.
- Local Teams (jeweils durch lokale Teams besetzt; nicht Teil der Ausschreibung)
o Local Accounting, Misc Invoicing: Verantworten die lokalen Anforderungen,
Tests und Verankerung der Accounting und Misc Invoicing (Sonstige Faktura)
Prozesse im Markt.
o Local Controlling: Verantworten die lokalen Anforderungen, Tests und
Verankerung der Controlling Prozesse im Markt.
o Local Purchasing: Verantworten die lokalen Anforderungen, Tests und
Verankerung der Einkaufsprozesse im Markt.
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Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

o Local Cash Management, Payments: Verantworten die lokalen

Anforderungen, Tests und Verankerung der Zahlungsverkehrs- und
Finanzmarkt-Prozesse im Markt.
o Local Reporting: Verantworten die lokalen Anforderungen, Tests und
Verankerung der Berichtserstattung, Business Intelligence Prozesse im Markt.
- Migration Manager: Verantwortet Struktur, Methodik, Durchführung der
Migrationsumfänge. Teil der Ausschreibung.
- Local Migration Manager: Verantworten die lokalen Aufgaben der Migrations
(Bereitstellung, Cleansing) im Markt. Lokal besetzt, nicht Teil der Ausschriebung.
- Test Manager: Koordiniert und strukturiert die Tests. Durch BMW besetzt, nicht Teil
der Ausschreibung.
- Start Up Manager: Verantwortet die Inbetriebnahme und vertritt die
Betriebsorganisation. Durch BMW besetzt, nicht Teil der Ausschreibung.

Die Organisation des IFT Rollout NSC AT ist eingebettet in die Gesamtorganisation des
NWT Rollout AT und wird als Teilprojekt neben dem ATLAS bzw. NWS Rollout betrachtet.
Für den Gesamtrollout NWT AT gibt es einen übergeordneten Projektleiter (Thomas
Aichberger, FG-624) sowie einen bereits etablierten Steuerkreis.
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3 Zielsetzung / Anforderungen (SOLL)

3.1 Allgemeine Zielbeschreibung

Die Ziele aus dem Joint Reporting Projekt gelten für IFT Rollouts im Rahmen von NWT als
Fortführung unverändert und finden damit in gleicher Weise für die Finance Anteile im NWT
Anwendung. Diese sind:
• Einführung IFRS als führende Buchungslogik in allen BMW-Gesellschaften
• Implementierung des Konzernkontenplans in allen lokalen Accounting Systemen
• Standardisierung von Rechnungswesen-, Controlling- und lokalen Einkaufsprozessen
• Konsolidierung und Vereinheitlichung der Systemlandschaft
Um diese Ziele zu erreichen, werden Roll-outs in allen Vertriebsgesellschaften auf Basis
einer standardisierten Template Lösung durchgeführt.

Das Projekt NWT beabsichtigt eine skalierbare Lösung (IFT incl. Vehicle-Manager, Parts,
Warranty, etc.) auf Basis des bestehenden IFT; das IFT gilt als Voraussetzung für die
Finanzintegration der anderen System ATLAS (Parts) und NWS (Warranty).

Folgende Rahmenbedingungen sind bei der Durchführung der Rollouts zu berücksichtigen:

• Das Vorgehen erfolgt gemäß ITPM und den Vorgaben der Ressort-IT Finanzen.
Innerhalb des Projektes wurden während der bereits durchgeführten Roll-outs
zahlreiche Erfahrungen gesammelt und Tools sowie Unterlagen entwickelt.
• Für jeden Roll-out/-back wird ein eigener BMW-interner Projektauftrag erstellt, der
detaillierte Angaben zu Ressourcen, Zeiten und Budget enthält und von den
verantwortlichen Projektleitern der einzelnen VGs unterschrieben wird. Dieser
Projektauftrag soll vor Beginn der Phase Fit-to-template-Analyse vorliegen.
• Stringentes Template- und Roll-out Management, das sicherstellt, dass in jedem
Land konsequent das bestehende Template ausgerollt wird. Ausnahmen für die
Umsetzung lokaler Anforderungen sind ausschließlich durch entsprechende lokale
gesetzliche Vorschriften zu begründen.
• Sofern eine Erweiterung oder Abweichung vom Template aus oben genannten
Gründen erforderlich ist, sollen SAP Standardfunktionalitäten verwendet werden.
Add-Ons und Modifikationen sind zu vermeiden.
• Grundsätzliches Ziel ist es, die Roll-outs mittels vorhandener Werkzeuge und
Unterlagen so effizient und ressourcenschonend (interne und externe Ressourcen)
wie möglich durchzuführen.
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3.2 Fremdleistungsumfang

3.2.1 Abgrenzung des fachlichen Umfangs

Diese Ausschreibung beinhaltet sämtliche notwendigen Leistungsinhalt bis einschließlich der

Phase „Stabilisierung“ welche auf Erfahrungen vergleichbarer Rollouts beruhen. Als
Annahmekriterium gilt ein vollständiger IFT Go-Live für die NSC Austria.

Ein Vertragsabschluss sowie der Beginn der Arbeiten ist für den 1.2.2016 geplant.

Die genaue Beschreibung der Inhalte entnehmen Sie bitte den nachfolgenden weiteren
Detaillierungen. Für alle ausschreibungsrelevanten Inhalte ist eine verbindliche
Kostenkalkulation zu erstellen mit präzisen Angaben zu Aufwand, Skill Level sowie
möglichen anfallenden Reisekosten (vgl. BMW Preisblatt im Anhang).

3.2.2 Rolloutvorgehen und Prototypisches Vorgehen

Der Rollout erfolgt in einem bewährten Phasenmodell, das auf ITPM basiert und
entsprechend für die IFT Rolloutbedarf angepasst wurde; dieser ist hier idealtypisch
dargestellt. Die Ausprägung für NSC AT ist unter 3.4 dargestellt.
Dabei überlappen einige Phasen (z.B. Fit-To-Template und System Proposal/Design sowie
Implementation und Functional Test), um eine Parallelisierung – insbes. von unabhängigen
Umfängen (z.B. Test von Accounting während Reporting noch implementiert wird) zu
ermöglichen.

Scope Freeze !

A 1 2/3 4 5a 5b
Training / UAT /
Preparation / Fit-to-Template Implementation
Integration Test Stabilisation
Setup System Proposal /
Functional Test/Regr Test Migration / Cut Over
System Design

…. … … … …

Es sind folgende Gateways-Vorgesehen, zu denen die jeweiligen Deliverables der Phasen

zu liefern sind.
- GW A – Preparation / Setup  Projektvorbereitung (nicht Teil dieser Ausschreibung)
- GW 1 – Fit-To Template  Anforderungserhebung und Delta-Analyse
- GW 2/3 – System Proposal/Design  Kombinierte Fachkonzept-/IT-Konzept Phase
- GW 4 – Implementierung (Entwicklung, Customizing Lokalisierung)
- GW 5a – Migration und Cut-Over; Go-Live Entscheidung
- GW 5b – Übergang in Wartung/Betrieb, Projektentlastung.

Während der Phasen Fit-To-Template, System Proposal/Design und Implementation soll ein
Prototypisches Vorgehen zur Validierung der Anforderungen angewandt werden. Zum GW 1
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soll der Prototyp I (erste Umsetzung des Customizing, Demonstration der

Standard/Template-Funktionalität in grob lokalisierten Umfänge, z.B. mit dem Buchungskreis
und der Landeswährung) fertiggestellt und präsentiert werden, zum Ende der Phase
Implementation hin soll der Prototyp II (Vorab-Version von etwaigen Add-Ons/Entwicklungen,
Validierung der lokalisierten Umfänge) fertiggestellt und präsentiert werden.

Nachfolgend sind die Ergebnisse pro Phase dargestellt, die Fremdleistungsumfang dieser
Ausschreibung sind.
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3.2.3 Leistungsumfang

Phase Zeitraum Prämissen

Fit-To- Jan – Mär 2016 ca. 15 Schnittstellen zu zentralen Systemen

Template (Anpassung/Erweiterung für C6), siehe 6.1
ca. 25 neue Schnittstellen zu anzubindenden
lokalen Systemen, siehe 6.2
ca. 50 Add-Ons (Anpassung/Erweiterung),
siehe 6.4
ca. 10 neue Add-Ons
2x2 ganztägige Workshops vor Ort bei NSC AT

Erwartete Ergebnisse Abnahmekriterien

 Requirement Liste  Vollständig vorliegende

(vollständig, abgenommen) Ergebnisse/Dokumentationen
 System Proposals (fachlicher Teil) und Data  Erfolgreiches Gateway 1
Collection Sheets für alle benötigten
Prozesscluster
- FI-GL, FI-AA
- FI-AP, FI-AR
- MINV (Misc Invoicing)
- FI-BA bzw. IFT-TRY-Integration
- Data Structures
- Controlling Overhead, Direct Costs
- PUR (Purchasing)
- REP (Reporting)
- SCAN (Scanning)
 Prototype I
 Neue bzw. aktualisierte Add-On
Spezifikationen (Fach-Anteile)

Verantwortung Dienstleister Zuleistung BMW

 Einarbeitung und Strukturierung der  Fachlicher/technischer Input für Prozesse,

vorhandenen Dokumentationen Strukturen, vorhandene Lösungen
 Lösungs- und Prozessberatung  Entscheidungen im Rahmen
 Erstellen der notwendigen Prozessgestaltung, Standardisierung,
Dokumentationen Lösungsalternativen

 Organisieren, moderieren und  Bereitstellung vorhandener Dokumentationen

dokumentieren der notwendigen und Rollout-Kit
Workshops zur Erarbeitung der Inhalte  Abnahme der Spezifikationen und Ergebnisse
 Kommunikation mit Fach- und IT-Stellen  Einsteuerung in BMW-interne Gremien und
 Aufsetzen und Präsentieren des Prototyps Kreise
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Phase Zeitraum Prämissen

System Mär – Mai 2016 Migrationskonzept umfasst die üblichen

Proposal / Migrationsobjekte, siehe 6.3. In der Kalkulation sind
Design zwei weitere Migrationsobjekte vorzusehen.
2 ganztägige Workshops vor Ort bei NSC AT

Erwartete Ergebnisse Abnahmekriterien

 Add-On Spezifikationen (IT-Anteile) gemäß  Vollständig vorliegende

Fit-To-Template Ergebnisse/Dokumentationen
 Schnittstellen Spezifikationen (IT-Anteile)  Erfolgreiches Gateway 2/3
gemäß Fit-To-Template
 Authorisierungskonzept (AUTH) inkl.
Rollenmatrix/V-Matrix
 Migrationskonzept (MIG)
 IT Architektur Konzept (ITA)
 Aktualisiertes IT-Sicherheitskonzept, sofern
Überarbeitung notwendig
 Aktualisiertes Notfallkonzept, sofern
Überarbeitung notwendig
 Aktualisiertes Archivierungskonzept, sofern
Überarbeitung notwendig
 Change Requests

Verantwortung Dienstleister Zuleistung BMW

 Einarbeitung und Strukturierung der  Fachlicher/technischer Input für Prozesse,

vorhandenen Dokumentationen Strukturen, vorhandene Lösungen
 Lösungsberatung  Entscheidungen im Rahmen
 Erstellen der notwendigen Prozessgestaltung, Standardisierung,
Dokumentationen Lösungsalternativen

 Organisieren, moderieren und  Bereitstellung der vorhandenen

dokumentieren der notwendigen Dokumentationen
Workshops zur Erarbeitung der Inhalte  Abnahme der Spezifikationen und Ergebnisse
 Kommunikation mit Fach- und IT-Stellen  Einsteuerung in BMW-interne Gremien und
 Überprüfung und Überarbeitung IT- Kreise
Sicherheitskonzept, Notfallkonzept und
Archivierungskonzept
 Strukturierung, Ausarbeitung und
Bewertung von Change Requests
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Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

Phase Zeitraum Prämissen

Implementierung, Mai – Okt 2016 Entwicklertest wird vom Entwickler durchgeführt.

Entwicklertest, Funktionstest ist ein Einzel-Modultest (z.B.
Funktionstest, einzelne Transaktion) und wird durch das
Key-User- Rolloutteam zusammen mit den
Training Prozessarchitekten durchgeführt.
Max. 2000 Testfälle für Template Test, davon
max. 200 vollständig neue Testfälle
Key-User Training richtet sich an die Key-User
(Lokale Teams zzgl. ausgewählte User) und wird
vom Rolloutteam durchgeführt. End-User-Training
ist in Verantwortung des Marktes.
4 Trainingstage vor Ort bei NSC AT

Erwartete Ergebnisse Abnahmekriterien

 Customizing und Entwicklungsobjekte  Vollständig vorliegende

(Transportaufträge im Entwicklungs- Ergebnisse/Dokumentationen
/Testsystem) gemäß System Proposal  Kriterien für Test-Entry Gateway für Template
 Releasenotes Test erfüllt
 Testfälle für Template Test
 Testkonzept
 Nachweis/Dokumentation Entwicklertest
und Funktionstest
 Nachweis/Dokumentation Codereview
 Testbereites Testsystem inkl. aktivierter,
berechtigter Benutzer und vollständiger
Testdaten für Template Test
 Aktualisierte bzw. neu erstellte
Schulungsunterlagen für neue oder
geänderte Funktionalitäten
 Prototyp II

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 Durchführung des Customizings und der  Testkonzept (projekt-übergreifendes

Entwicklungsleistungen Testmanagement)
 Durchführung Entwickler- u. Funktionstests  Fachlicher Input für Testfallerstellung
 Durchführung notwendiger Aktionen im  Unterstützung Funktionstest
Rahmen des Change Managements  Bereitstellung vorhandener Testfälle. Es
(Anstoßen von Transporten, ..) existieren ca. 2000 Testfälle.
 Strukturierung, Überarbeitung/Erstellung  Bereitstellung der Testdaten (für Upload)
Fachlicher Testfälle und Erfassung in HP
ALM (Template Test)  Abnahme der Ergebnisse
 Strukturierung sowie Bereitstellung (Upload)  Bereitstellung der Entwicklungs- und
von Testdaten Testlandschaft
 Administration Benutzer/Berechtigungen für  Verantwortung Changeprozess, Prüfung und
Template Test Freigabe von Changes/Transporten
 Kommunikation mit Fach- und IT-Stellen  Durchführung Codereview
 Vervollständigung von Schulungsunterlagen,  Bereitstellung Schulungsunterlagen (Basis-
ggf. Erstellung Schulungsunterlagen für Schulungsunterlagen sind für jedes
neue Inhalte, markt-spez. Prozesse Prozesscluster vorhanden)

 Vervollständigung und Präs. Prototyp II

BMW Group Seite 19
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Phase Zeitraum Prämissen

Template Test Jul – Okt 2016 Templatetest umfasst Integrationstest

(Schnittstellen) und Regressionstest (Absicherung
Funktionalität bestehender
Prozesse/Gesellschaften). Diese werden durch die
Prozessarchitekten durchgeführt.
Testfälle aus Templatetest können auch für UAT
verwendet werden. Sie können/müssen ggf. in
andere Anordnung/Struktur gebracht werden.

Erwartete Ergebnisse Abnahmekriterien

 Dokumentierte Defects  Vollständig vorliegende

 Nachweis/Dokumentation Templatetest in Ergebnisse/Dokumentationen
HP ALM  Alle kritischen/high-prio Defects geschlossen
 Migrierte Stamm- und Bewegungsdaten  Erfolgreiches Gateway 4
(gemäß Migrationskonzept) auf Testsystem
 Aktualisiertes/optimiertes
Migrationskonzept für Produktivmigration
 Testbereites Testsystem inkl. aktivierter,
berechtigter Benutzer und vollständiger
Testdaten für UAT
 Testfälle für UAT
 Berechtigungs-Matrix/V-Matrix,
eingerichtete Rollen/Berechtigungen in IBV

Verantwortung Dienstleister Zuleistung BMW

 Technische Testdurchführung (Ausführung  Fachliche Durchführung Testfälle (Buchung,

von Jobs, Überwachung Schnittstellen, ..) Erfassung, Validierung)
 Defectbehebung  Bereitstellung der Testdaten (für Upload)
 Strukturierung und Upload von Testdaten  Bereitstellung projekt-übergreifendes
 Kommunikation mit Fach- und IT-Stellen Testmanagement: Durchführung des Overall
Testkoordination und Testreporting
 Aufbereitung für Testreporting,
Kommunikation mit Testmanagement
 Deployment der Rollen/Berechtigungen im
IBV, Durchführung der initialen
Rollenanträge für Benutzer für UAT
BMW Group Seite 20
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Inhalt Zeitraum Prämissen

UAT Sep – Okt 2016 UAT ist Abnahmetest und wird durch die lokalen
Teams durchgeführt.
Sizing-/Performancetest bestätigt die quantitativen
u. nicht-funktionalen Anforderungen an die
Umsetzung in IFT ab und wird vom Rollout-Team
durchgeführt.
2x5 Tage Test-Workshops vor Ort bei NSC AT

Erwartete Ergebnisse Abnahmekriterien

 Dokumentierte Defects  Vollständig vorliegende

 Nachweis/Dokumentation UAT Inkl. Ergebnisse/Dokumentationen
Bewertung und Maßnahmenvorschläge aus  Alle kritischen/high-prio Defects geschlossen
Sizing und Performancetest  Erfolgreiches Gateway 4

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 Technische Testdurchführung (Ausführung  Fachliche Durchführung Testfälle (Buchung,

von Jobs, Überwachung Schnittstellen, ..) Erfassung, Validierung)
 Defectbehebung  Vervollständigung von Testdaten
 Kommunikation mit Fach- und IT-Stellen  Bereitstellung projekt-übergreifendes
 Durchführung Sizing und Performancetest Testmanagement (Durchführung Overall
Testkoordination und Erstellung Overall
 Aufbereitung/Zuleistung für Testreporting, Testreporting)
Kommunikation mit Testmanagement
BMW Group Seite 21
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Inhalt Zeitraum Prämissen

Cut-Over, Okt 2016 – Mär 2017 2 ganztägige Migrations-Workshops vor Ort bei
Migration, Go- NSC AT
Live Vor Ort Betreuung bei NSC AT in den ersten
beiden Wochen nach Go-Live
Vor Ort Betreuung bei NSC AT 2 Tage für Februar
Abschluss
Vor Ort Betreuung bei NSC AT 4 Tage für März
Abschluss und Übergabe

Erwartete Ergebnisse Abnahmekriterien

 Migrierte Stamm- und Bewegungsdaten  Vollständig vorliegende

(gemäß Migrationskonzept) auf Ergebnisse/Dokumentationen
Produktivsystem  Go-Live Freigabe, Erfolgreiches Gateway 5a
 Aktive Jobs und Jobketten Rel. 1
 Customizing und Entwicklungen auf  Erfolgreicher Monatsabschluss Februar und
Produktivsystem incl. Man. Cut-Over Monats-/Quartalsabschluss März
 Go-Live-Check Plan  Erfolgreiches Gateway 5b Rel. 1
 Nachweis/Dokumentation Prüfung
BizRights/Approva One
 Nachweis/Dokumentation der Übergabe an
Wartungs- und Betriebsorganisation

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 Durchführung manueller Cut-Over  Bereitstellung Inbetriebnahme-Management

 Durchführung Produktivmigration, techn. (Erstellung Cut-Over-Plan, Koordination von
Aufbereitung/Prüfung Cut-Over Aktivitäten, Verankerung in Betriebs-
und Wartungsorganisation)
 Durchführung notwendiger Aktionen im
Rahmen des Change Managements  Durchführung Go-Live Checks
(Freigabe/Anstoßen von Transporten, ..)
 Behebung von Defects/Incidents
 Bereitstellung Inhalte für Cut-Over Plan
 Kommunikation mit Fach- und IT-Stellen
 Know-How Transfer an Wartungs- und
Betriebsorganisation
 Sicherstellung Monatsabschlüsse
 Deployment der Rollen/Berechtigungen im
IBV, Durchführung der initialen
Rollenanträge für Benutzer für Produktion
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3.2.4 Zusammenarbeit bei der Ergebniserstellung

Für die Projektsteuerung wird ein wöchentliches Reporting durch den Rollout Manager
erstellt und mit Lokalen Rollout Manager abgestimmt. Hierzu ist der Ext. Rollout Manager
bzw. das Rollout Team aufgefordert, entsprechenden Statusreport zeitgerecht zu befüllen.
Weiterhin wird ein Projektplan auf Ergebnistyp-Ebene erstellt der in Verantwortung des
Rollout-Teams wöchentlich aktualisiert wird.

Für die Template Test und UAT Phasen wird ein projekt-übergreifendes Testmanagement
seitens BMW aufgesetzt. Der Anbieter ist angehalten, die Vorgaben hinsichtlich Struktur,
Qualität der Testfälle sowie Tooleinsatz zu erfüllen und dem Testmanagement in geforderter
Weise und Aktualität über den Teststatus zu berichten.

Für die Phasen Migration sowie Cut-Over und Go-Live ist eine enge Zusammenarbeit mit
dem Inbetriebnahme-Management für die Rollouts ATLAS und NWS notwendig. Ggf. wird für
den Gesamt-Rollout ein übergreifendes NWT Migrations-Management bzw. Startup-
Management aufgesetzt.

Für die BMW Umfänge stehen ausreichende Ressourcen der relevanten Stellen des
Fachbereichs, der betroffenen Vertriebsgesellschaften sowie IT-Stellen nach Absprache zur
Verfügung. Die interne Qualitätssicherung im Projekt und die Durchführung des Reviews
obliegen dem Qualitätssicherungsbeauftragten im Projekt (QSP), der seitens BMW gestellt
wird.

Die Eskalationswege verlaufen mehrstufig, d.h. in einem ersten Schritt werden Probleme an
die Rollout Manager bzw. Projektleitung im Jour Fixe herangetragen und dort bearbeitet. Im
Falle einer weiteren Eskalation wird in einem zweiten Schritt der Joint Reporting Steuerkreis
angesprochen. Bei einer Eskalation ist das Problem mit Konsequenzen für Kosten,
Ressourcen, Termine und Qualität im Projekt aufzubereiten. Mögliche Alternativen oder
Lösungsansätze sind aufzuzeigen und ggf. mit einer Empfehlung zur Entscheidung
vorzulegen.
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3.3 Anforderungen an die Ergebnisse

3.3.1 Entwicklungs- und Qualitätsvorgaben

Alle genannten Arbeitsergebnisse sind vom Anbieter selbstständig zu erarbeiten. Die

Ergebnisse haben dem Stand der Technik und den anerkannten Grundsätzen des
Projektmanagements, insbes. dem festgelegten Projektvorgehensmodell (siehe 3.2.2), sowie
den Vorgaben von BMW zu entsprechen. Dokumentenlenkung (Versionierung) ist
verpflichtend. Änderungen an den Dokumenten müssen immer erkennbar sein (z.B. durch
MS WORD Überarbeitungsmodus).

Die formale Leistungsabnahme erfolgt durch den Projektleiter auf Basis der Begutachtung
der Ergebnisse im Rahmen der Gateway wie oben dargestellt. Fachliche Abnahmen
(Begutachtungen) nach ITPM sind durch den Lieferanten vorzubereiten, die Review-Termine
sind zu begleiten und etwaige Mängel sind binnen festgelegter Frist zu beseitigen. Es gilt
allgemein die Vorgehensweise nach ITPM (verbindliches QM-System für die IT Community
in der BMW Group http://itpm.muc). Dies bedeutet insbesondere, dass die vom Anbieter
erarbeiteten Ergebnisse (Architekturen und Lösungen) konform zum BMW-Blueprint und
nach den Vorgaben des ITPM dokumentiert sein müssen. Entwicklungsrichtlinien und BMW
Guidelines sind einzuhalten.

Für die Testfallplanung-, durchführung und –dokumentation ist HP ALM (ehemals Quality
Center) zu verwenden.

Sämtliche Dokumente und Unterlagen sind generell in Englisch zu erstellen. Projektsprachen

sind Deutsch und Englisch. Daher ist fließend Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
zwingende Projektvoraussetzung aller beteiligten Mitarbeiter.

BMW behält sich die Durchführung eines Lieferantenaudits vor.

3.3.2 Change-Request-Verfahren
Werden im Zuge des Projektes seitens BMW zusätzliche Leistungen angefordert, so werden
diese als Change Request beschrieben, vom Anbieter mit den Konditionen dieser
Beauftragung bewertet und von BMW dann als CR beauftragt.
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3.4 Projektvorgehen und Terminvorstellungen

Geplanter Realisierungszeitraum ist grds. Januar 2016 (Kick-Off) bis Dezember 2017, die
ersten Workshops mit dem Anbieter sollen im Februar 2016 stattfinden. Als Go-Livetermin
wird der 01.01.2017 angestrebt. Nach Stabilisierung zwischen Januar und April, bei der
insbes. die Monatsabschlüsse betreut und stabilisiert werden müssen, soll das Projekt im
April 2017 abgeschlossen und in die Linienorganisation übergeben werden.

Year 2015 2016 2017

Month Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Apr

Preparation GW A Project Brief signed off, Kick Off done

Fit Gap
Analysis GW1 Business Proposal

System
Design GW 2&3 System Proposal & Design

Localisation,
Dev and Unit
Test
Int and Reg
Test GW 4 Construction & Test

Training

UAT

Migration and GW 5
Cutover Go Live
GL and
Hypercare

3.5 Abnahmeverfahren und Abnahmekriterien

Die Abnahme der einzelnen Ergebnisse und Phasen erfolgt im Rahmen der dargestellten
Gateways anhand der in 3.2.3 dargestellten Kriterien.
Der Anbieter kann auf Basis dieses Abnahmeverfahrens einen Zahlungsplan vorschlagen.
Das Gesamtgewerk gilt nach erfolgreicher Übergabe in Betrieb/Wartung (GW 5b) als
abgenommen.
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4 Aufbau der Angebote

Die für die Erstellung erforderliche Struktur der Angebote ergibt sich aus dem Template
Angebotsstruktur (siehe Anlage). Diese definierte Angebotsstruktur muss eingehalten
werden. Unbegründete Abweichungen von dieser Struktur führen zur Ablehnung des
Angebots.
Aus dem Angebot müssen der Lösungsansatz und die Vorgehensweise im Projekt klar
hervorgehen. Dabei ist der Anbieter explizit aufgefordert, die präferierte Ziellösung auf Basis
der fachlichen Anforderungen im Angebot zu skizzieren. Die Zukunftsfähigkeit der Lösung ist
im Angebot zu bewerten, ebenso die fachlichen Grenzen.
Im Angebot muss ein Hinweis enthalten sein, dass alle Anforderungen dieser
Leistungsbeschreibung im Angebot enthalten sind. Bei etwaigen Abweichungen von
Anforderungen, die in der Leistungsbeschreibung enthalten sind, muss im Angebot explizit
darauf hingewiesen werden.
Im Angebot sind sowohl die spezifischen Kompetenzen des Anbieters pro Arbeitspaket
darzustellen, als auch der Integrationsansatz über die angebotenen Arbeitspakete hinweg.
Für den Fall, dass der Anbieter nicht das Gesamtvolumen anbietet, ist eine klare
Abgrenzung der Leistungen und Ergebnisse auf Arbeitspaket-Ebene vorzunehmen.
Zusätzlich ist die Kalkulation im Preisblatt entsprechend der vorgegebenen Struktur
darzustellen. Das Preisblatt ist im xlsx-Format abzugeben. Die Struktur des Preisblatts darf
nicht verändert oder angepasst werden.
Die Angebote müssen in deutscher Sprache eingereicht werden und sind im BMW
Bieterportal ASTRAS zur Verfügung zu stellen.
Alle Leistungen sind als Festpreis anzubieten.

4.1 Aufzeigen von Potentialen

Die Umsetzung der beauftragten Werkleistung hängt im Wesentlichen davon ab, ob BMW
interne Zielsetzungen bezüglich der Wirtschaftlichkeit des Projektes erreicht werden können.
Wie bereits dargestellt, besteht der Gesamt-Rollout des NWT in Austria neben den Finance-
Umfängen (IFT) auch ein Rollout der Systeme ATLAS sowie NWS. In vielen Fällen werden
Sie – aufgrund der Überlappung der Anbieter im Sourcing sowie Hinzunahme weiterer
Anbieter – auch Angebot zu diesem Umfängen erhalten, auch wenn diese zeitlich
nachgelagert erfolgen. Sie werden daher explizit aufgefordert, Synergiepotentiale
aufzuzeigen, die dadurch entstehen, wenn Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt für weitere
Umfänge, auch Teile, neben den Umfängen aus dieser Ausschreibung den Zuschlag
erhalten. Es ist aufzuzeigen, wo diese Synergien entstehen und wie diese bewertet werden.

4.2 Einsatz von Sublieferanten

Der Anbieter kann die Ergebnisse in Eigenleistung erbringen oder in der Rolle eines
Generalunternehmers (GU) weitere Sublieferanten in die Leistungserbringung einbinden. Als
GU ist er für die Leistungserbringung, auch die seiner Subunternehmer, verantwortlich.
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Der Einsatz von Sublieferanten ist nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der
verantwortlichen BMW Fachabteilungen in Abstimmung mit dem Indirekten Einkauf zulässig.
Information über die Einbindung von Sublieferanten und notwendige Kooperationen bezogen
auf den Ausschreibungsumfang unter Angabe der Firma, Leistungsumfang, Wert und
Leistungsort. Des Weiteren sind Referenzen bzw. Know How für dieses Projekt zu nennen.
Der Lieferant verpflichtet sich, vor Weiterleitung der Ausschreibungsunterlagen an Dritte, die
Genehmigung von BMW einzuholen. Information über die Einbindung von Niederlassungen
oder Beteiligungsgesellschaften des Lieferanten mit Angaben zum Leistungsumfang, Wert
und Leistungsort. Diese Leistungen sind in der Kostenstruktur gesondert und transparent
darzustellen.
BMW Group Seite 27
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5 Administratives

5.1 Vertraulichkeit, Rückgabe, Copyright

Für alle Informationen dieser Ausschreibung, das in dieser Ausschreibung betroffene Projekt
sowie sonstigen die BMW AG betreffenden Informationen gilt die im ASTRAS hinterlegte
Geheimhaltungsvereinbarung. Dies gilt neben den schriftlichen Unterlagen insbesondere
auch für telefonische Auskünfte. Die BMW AG wird Informationen und Angebote ebenfalls
vertraulich behandeln.
Die Geheimhaltungspflicht erstreckt sich auch auf sämtliche Mitarbeiter, Beauftragte des
Partners und Unterlieferanten ohne Rücksicht auf die Art und rechtliche Ausgestaltung der
Zusammenarbeit. Der Partner verpflichtet sich, diesem Personenkreis und ggf. beteiligten
Unterlieferanten entsprechende Geheimhaltungspflichten eigenverantwortlich aufzuerlegen.
Diese Ausschreibungsunterlagen (und alle Informationen und Anlagen) dürfen nur den
Stellen der Firma zugänglich gemacht werden, welche an der Angebotserstellung beteiligt
sind. Übernehmen Drittfirmen Teile des Angebots, so sind diese zu melden.
Die BMW AG behält sich jederzeit ein Lieferantenaudit vor.
Die vom Anbieter unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung ist vom Anbieter auf dritte
Dienstleister eigenverantwortlich anzuwenden.

5.2 Verteiler der Unterlagen und Bewertungen

Die Angebotsbewertung erfolgt durch das Projektteam und die Verantwortlichen bei FG-6
und FG-5 unter Einbeziehung des verantwortlichen Einkaufs der BMW AG. Zu diesem
Zweck werden die eingehenden Angebote der Anbieter diesem Kreis zur Verfügung gestellt.
Der zuständige Einkauf übernimmt die kaufmännischen Verhandlungen und die
Vertragsgestaltung.

5.3 Rückfragen zu den Ausschreibungsunterlagen

Rückfragen zu den Ausschreibungsunterlagen können gestellt werden an:

Fachliche/inhaltliche Fragen:
- BMW AG, Jakob Gajdzik, FG-532
[email protected]
+49 89 382 - 14440
- BMW AG, Thomas Aichberger, FG-624
[email protected]
+49 89 382 - 35326
Kommerzielle Fragen
- BMW AG, Elke König-Lesch, MG-42
[email protected]
+49 89 382 - 45173
BMW Group Seite 28
Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

5.4 Abgabe der Angebote und Termine

Die Angebote sind im BMW Bieterportal ASTRAS spätestens zum angegebenen

Rundenende in elektronischer als auch unterzeichnet in dokumentenechter Form (Scan des
Angebotes) einzustellen. Zusätzlich ist das Preisblatt in Excel abzugeben.
Der Umfang sollte fünfzig Seiten nicht übersteigen. Es können ausschließlich unterzeichnete
und vollständige Angebote berücksichtigt werden.
Sollten Sie nicht anbieten wollen, bitten wir Sie ebenfalls bis spätestens zu diesem Zeitpunkt
um Rückmeldung.
Sollten Sie Anhänge zum Angebot zur Verfügung stellen wollen (z.B. CVs, Referenzen, etc.),
fassen Sie diese bitte in einer gepackten Datei (ZIP) zusammen.
Auf eine Papierversion des Angebots wird verzichtet.
Die Bindungsfrist des Angebots soll mindestens zwölf Wochen betragen.
Nach Abgabe der Angebote wird BMW ggf. Anbieter zur Präsentation Ihres jeweiligen
Angebotes, des methodischen Vorgehens und der geplanten Projektmitarbeiter einladen.
Die jeweilige Terminplanung entnehmen Sie jeweils dem ASTRAS. Aktuell gehen wir von
folgender Terminplanung hinsichtlich des Ausschreibungsverfahrens aus:

Versand der Ausschreibungsunterlagen via ASTRAS 24.11.2015

Q&A Sessions 25.11 – 4.12.2015
Abgabe der Angebote via ASTRAS 11.12.2015
Fachliche Sichtung der Angebote 11.12. – 13.12.2015
Anbieterpräsentationen 14.12. – 18.12.2015
2. Runde Abgabe Angebote 13.1.2016
Fachliche Anbieterbewertung abgeschlossen 20.1.2016
Einkaufsverhandlungen Anbieterentscheidung 21.1. – 29.1.2016
und Bestellung
Projektbeginn (für Dienstleister) 1.2.2016

5.5 Kalkulationsbasis, Vergütung und Zahlungsweise

Für die angebotenen Umfänge ist ein Festpreis anzubieten, dieser ist nach Jahresscheiben
und Arbeitspaketen zu trennen. Änderungen von Inhalten und/oder Zeitvorgaben sollen im
Change Request Verfahren vereinbart. Für Mehrumfänge ist ein verbindlicher CR-Satz
anzugeben.
Die Aufwandskalkulation ist in Personentagen (PT) differenziert nach Fähigkeiten/Skills mit
Tagessätzen anzugeben. Die Struktur gemäß beigefügtem Preisblatt ist anzuwenden.
Sollte der Anbieter für die Leistungserbringung im Rahmen der angebotenen Kostenstruktur
spezifische Prämissen setzen, sind diese im Angebot explizit zu benennen und zu
begründen.
BMW Group Seite 29
Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

Die ermittelten Festpreise beinhalten alle Nebenkosten, inkl. ggf. notwendige Anfahrt zum
jeweiligen Leistungsort. Auf Seiten des Anbieters anfallende Reisekosten werden von BMW
nicht übernommen, es sei denn, diese Reisen erfolgen auf expliziten Wunsch von BMW.
Reiseaufwand, welcher im Vorfeld des Projektes nicht konkret und verbindlich festgelegt
werden kann, muss mittels eines Pauschalwertes ausgewiesen werden. Reiseaufwand,
welcher im Vorfeld des Projektes konkret und verbindlich festgelegt werden kann, ist als
eigener Bestandteil des Projektumfangs detailliert und als Festpreis auszuweisen.
Anbieter, für die eine Sourcing-Rahmenvereinbarung für Design bzw. Build geschlossen
wurde, sind die vereinbarten Sourcing-Konditionen verbindlich.

5.6 Auswahl

Die Anbieter werden vom indirekten Einkauf über die Vergabeentscheidung bzgl. des zu
beauftragenden Dienstleiter informiert.
Anbieter, deren Angebot keine fachliche Freigabe erhält, werden von der bewertenden
Fachstelle über die Entscheidung informiert.

5.7 Ort der Leistungserbringung

Die Leistung ist primär in den Räumlichkeiten des Lieferanten zu erbringen.

Sollte, z.B. für Abstimmungen, die Anwesenheit einzelner Brückenköpfe bei BMW vor Ort
nötig sein, so stellt BMW hierfür ausgewiesene Arbeitsplätze zur Verfügung. Sofern der
Einsatz solcher Brückenköpfe vom Anbieter als sinnvoll und notwendig angesehen wird, ist
dies im Angebot explizit auszuweisen.
BMW weist darauf hin, dass der Anteil der Brückenköpfe nicht tätigkeitsprägend sein soll.

5.8 Bereitstellungen durch BMW

Die ausgeschriebene Werksleistung erfordert grundsätzlich keine dauerhafte Anwesenheit

bei BMW vor Ort. Der Zugang zu relevanten BMW-Systemen von extern kann z.B. über das
B2B-Portal erfolgen. BMW erstattet keine durch die Remote-Technologie bedingten Kosten.
Sofern dies notwendig ist, stellt BMW Arbeitsplätze für Brückenköpfe, Infrastruktur und den
Zugang zu den benötigten Systemen zur Verfügung. Für die Verbindung zu den Büros des
Anbieters ist der Anbieter zuständig.
BMW stellt sicher, dass die zur Leistungserbringung nötigen Ansprechpartner seitens BMW
zur Verfügung stehen. Die Einarbeitung der eigenen Mitarbeiter oder ggf. eingebundener
Sublieferanten übernimmt der Lieferant.
BMW stellt sicher, dass der Anbieter seine Netzwerk-Infrastruktur an die von BMW anbinden
kann. Dazu ist im Angebot ein IT-Ansprechpartner des Anbieters zu benennen. Anfallende
Kosten (z.B. für VPN-Token, etc.) übernimmt der Lieferant.
BMW stellt die notwendige System-Infrastruktur, bestehend aus Entwicklungs- und
BMW Group Seite 30
Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

Testsystem zur Verfügung.

Weiterhin stellt BMW die notwendigen Vorlage-Dokumente („Rollout-Kit“) sowie ein
Projektlaufwerk/SharePoint für die Projektkollaboration zur Verfügung.
Für die Testadministration, -koordination und –dokumentation wird das HP ALM Testtool zur
Verfügung gestellt.

5.9 BMW Group Geschäftsbedingungen

Es gelten die derzeit gültigen Allgemeinen Vertragsbedingungen für IT-Projektleistungen
(Stand 03/2012) bzw. die Allgemeine Vertragsbedingungen für den Kauf/Miete von
Standardsoftware (Stand 07/2012) der BMW AG.
Sofern eine gültige Rahmenvereinbarung zwischen BMW und dem jeweiligem Anbieter
besteht, kann diese ggf. zur Anwendung kommen.
Vertragsbedingungen des Anbieters kommen nicht zur Anwendung.
BMW Group Seite 31
Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

6 Anlagen

6.1 Übersicht zentrale Schnittstellen

DML-ID Description Type Main contact Process SAP Program

Process person from
( ACC, CON, project
PUR) (Module
owner)

TI011 Joint Reporting Interface ACC FI-account data

group
consolidation
TI012 ZKDB Interface ACC Exchange Rates /BMW/EFI_ZICIZK01

TI013 COPAS Interface CON Overhead

TI014 JKKB Interface CON Extension of
/BMW/EFI_JKKB_PURCH
ASEITEMS
/BMW/EFI_JKKB_INVOIC
ES
/BMW/EFI_JKKB_FINAN
CIALS

TI016 Finance Kit Interface ACC GL

TI023 Reporting BW connection Interface CON Reporting
TI034 IVS Interface ACC Vehicle
TI055 Standard COPAS - EFI BW Interface CON CO-PA
TI086 ATLAS Interface Parts
TI179 GWK Interface Interface ACC Warranty

6.2 Übersicht lokale Schnittstellen

IFT
Schnittstelle/System, 2016 Kommentar Area lokal/zentral
IVS 4.4 Aufwandstreiber Händlerkonten Invoicing lokal
DMS Incadea (Werkstatt) lokal
DMS Incadea (Niederlassung) lokal
DMS Incadea (Wholesale DMS) incl. BMWi zentral
Fuhrparksystem (FPK AT) Used Car, Ex-AG lokal
IWS Ablöse durch NWS Warranty lokal -> zentral
IPS Ablöse durch ATLAS Parts lokal -> zentral
Connected Drive Connected Drive zentral
SF Working Capital Factoring lokal
BSI BSI lokal
FMS Frachtkosten zentral ?
BMW Group Seite 32
Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

6.3 Übersicht übliche Migrationsobjekte

DML-ID Description Type Main

Process
( ACC, CON,
PUR)

TM002 Asset Master Migration ACC

TM003 Customer Master Upload Migration ACC

TM004 Vendor Master Upload Migration ACC

TM005 Open items accounts AP / AR / GL Upload Migration ACC

TM006 Purchase orders Upload Migration PUR

TM007 Saldo (balanced accounts) Upload Migration ACC

TM008 Material Master Upload Migration PUR

TM010 Asset Balances Migration ACC
TM009 WBS Upload Migration CON
TM011 Mass Generation of IBAN for vendors Migration ACC

6.4 Übersicht Add-Ons

DML- Description Type Main Process SAP Program

ID Process
( ACC,
CON,
PUR)

TA001 Simple PR list Report PUR One time /BMW/EFI_LBANFR

buys
TA002 PR list with G/L Account Nr. Report PUR One time /BMW/EFI_LPR_R
buys
TA003 PR list with Material Group Report PUR One time /BMW/EFI_LPR_R
buys
TA004 PR list with WBS Element Report PUR One time /BMW/EFI_LPR_R
buys
TA005 Evaluation Purchasing Report PUR One time /BMW/EFI_TA005_ME80FNR
buys
TA006 Savings and Purchasing Report Report PUR One time /BMW/EFI_TA006_MMVENDPO_R
buys
TA007 Cost savings Report PUR One time /BMW/EFI_TA006_MMVENDPO_R
buys
TA008 Authority-Check Purchasing User PUR One time /BMW/EFI_CHECK_LINE (not in
Group Exit buys EFI 2006 Development SAP )
BMW Group Seite 33
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TA009 Authority-Check Cost Center, User PUR One time /BMW/EFI_PROCESS_PO (not in
Purchasing Group, Document Exit buys EFI 2006 Development SAP )
Type
TA010 Authority-Check Cost Center, User PUR One time /BMW/EFI_PROCESS_REQ (not in
Purchasing Group Exit buys EFI 2006 Development SAP )

TA011 Copy project plan level to cost Add- CON Overhead /BMW/EFI_BPSCCR
cent On
TA012 Forecast Redistribution Add- CON Overhead /BMW/EFI_BCPSRDR
On
TA013 Result Month f. 99 Report CON Direct RESMONTH99 ( Transaction KE30
Costs )
TA014 Result Quartal f. 99 Report CON Direct RESQUART99 ( Transaction KE30
Costs )
TA015 Result Year for 99 Report CON Direct RESYEAR99 ( Transaction KE30 )
Costs
TA018 Form Dunning Form ACC AR
TA019 Form Invoice Form PUR
TA024 G/L Account Posting with Add- ACC GL /BMW/EFI_EXCELUPL_ACC
EXCEL-Upload On
TA026 Cluster Derivation User ACC GL /BMW/EFI_BTE1120_DERIVATION
Exit
TA028 Master data maintenance of User CON Master
additional cluster fields in cost Exit Data
centers
TA030 release strategy workflow Add- PUR AP
On
TA034 additional characteristic User CON Direct EXIT_SAPCOPA0001
derivation CO-PA Exit Costs
TA035 Validation for WBS master data User CON Direct Aus UKV
Exit Costs,
Overheads
TA039 Customer Fields for WBS- Add- CON Overheads n.a., wird von TA029 benötigt,
Elements On Großteil aus UKV

TA040 Cost Element Validation for User CON Overheads Solution from UKV, input from UK
different WBS-Elements types. Exit outstanding.
TA041 CO-PA characteristic validation Add- CON Direct
On Costs
TA045 Adjustment of regrouping report Report ACC FI FAGL_CL_REGROUP
TA051 Miscellaneous Invoicing (SD Add- ACC Misc.
Upload) On Invoicing

TA054 Validation in PO PR Sales Order User CON

Exit
TA057 Inventory Report Report DSR /BMW/EFI_TA057
TA092 Workflow maintenance Add- PUR
On
TA113 CR044 Restrict changes in call of User PUR MM
orders Exit
TA114 Cost Center report Report CON
TA115 Direct Costs Report CON
TA116 WBS report: Report CON
Actual/Commited/Budget/Forecast
BMW Group Seite 34
Ausschreibung zum Thema NWT IFT Rollout NSC AT von 34

TA117 WBS report: Report CON

Actual/Commited/Plan
TA168 FI/CO consistency report AddOn ACC ACC

6.5 Development-Masterliste (DML)

 Anlage IFT_ITA_DML_Development_Master_List.xlsx

6.6 Prozess-Masterliste

 Anlage_Übersicht_Master_Process_List.xlsx