Fragen & Antworten – Projektmanagement

Fragen sind 1:1 aus dem Fragenkatalog von Prof. Hellwig übernommen. Die Beantwortung basiert auf dem Skript von www.zingel.de! Für die
Richtigkeit übernhemen wir keine Garantie! Fragen, Kritik, Ergänzungen an uns...
Viel Spaß beim Lernen, Christoph (Teil 1-4) & Steffen (Teil 5-6) !

1. Projektbegriff
1.1 Was verstehen Sie unter den Begriffen Aufbauorganisation und Ablauforganisation?
- Aufbauorganisation ist die Art und Weise, wie statische betriebliche Kommunikations-
und damit Machtstrukturen orientiert sind und zusammenwirken
- Ablauforganisation ist die Art und Weise, wie die Teile des tatsächlichen betrieblichen
Arbeitsprozesses zeitlich (d.h. dynamisch) orientiert sind und zusammenwirken

1.2 Nennen Sie mindestens drei Begriffe durch die ein Projekt gekennzeichnet ist und
erläutern Sie diese kurz.
- Zeitliche Befristung: Projekte sind zeitlich beschränkte Arbeitsvorgänge
- Zielvorgabe: für Projekte existieren bestimmte spezifische Zielvorgaben, diese müssen
nicht unbedingt mit den unmittelbaren Zielen des Unternehmens
übereinstimmen
- Neuartigkeit: Projekte umfassen zumeist neuartige Aufgaben
- Komplexität: Gesamtprojekt besteht aus Mehrzahl von Einzelaufgaben
-Unsicherheit / Risiko: Grad der Ungewissheit, der mit einem Projekt verbunden ist, ist
i.d.R. höher als die Ungewißheit einer Routinetätigkeit

1.3 Was ist der Unterschied zwischen Projekt und Kampagne?

- Kampagne: Fehlen der Eigenschaft „Neuartigkeit“
- kann dabei als Sonderform des Projektes angesehen werden
- BSP: Starten eines Raumfahrzeuges => nicht neue, aber doch zeitl. begrenzte,
individuelle Aufgaben
- „Zusatzwissen“ : ist ein Projekt nicht Neuartig und fehlt es an zeitlicher Befristung, so
handelt es sich um ROUTINE

1.4 Nennen Sie fünf Teilbereiche aus denen Projektmanagement besteht und verbinden Sie
diese mit charakteristischen Fragewörtern.
- Projektstrukturplan : Was?
- Projektablaufplan: Was, wann?
- Terminplanung: Wer, wann?
- Kapazitätsplanung: Wer, wieviel?
- Grundlegende Kostenplanung: wieviel, wann?
- Projektgesamtkostenplanung: wieviel gesamt?
- Qualitätsplan: wie gut?

1.5 Erläutern Sie drei der folgenden Begriffe: Projektstrukturplan, Projektablaufplan,

Terminplan, Projektgesamtkostenplanung, Qualitätsplan.
- Projektstrukturplan:
- Ablauf der Arbeitsschritte wird festgelegt
- wesentliche Tätigkeit ist das Vorwärts – und das
Rückwärtsterminieren
- Ergebnis dieser Tätigkeit sind Aussgaen über Anfangs- und
Endzeitpunkte, Dauer und Pufferzeit von Aufgaben
- Projektablaufplan:
- Aussagen über den zeitlichen Ablauf des Gesamtprojektes
- ist ein Produkt des Netzplanes / Projektstrukturplanes
- wesentliche Darstellungsform: Balken-Diagramm, das sog. Gantt – Diagramm
- Terminplanung:
- wird aus Projektablaufplan abgeleitet
- enthält Aussagen über die Einsatzzeitpunkte betriebliche Ressourcen, die für eine
Produktion erforderlich sind
- Maschinenbelegungsplan als Beispiel
- Projektgesamtkostenplanung:
- enthält Aussage über die Summe aller Kosten, die ein Produkt verursacht
- bilden Grundlage für Verhandlung mit Auftraggeber über den Verkaufspreis
- gibt auch Auskunft, ab welcher Stückzahl die Kosten wieder hereingespielt werden
- Qualitätsplan:
- Aussage über die Produkt- bzw. Ergebnisqualität
- Nutzbarkeit der Projektresultate dür bestimmten, beabsichtigten Zweck

1.6 Nennen Sie fünf Kriterien, weswegen die Projektorganisation zunehmend an Bedeutung
gewinnt.
- höhere Anspüche der Kunden => spezifischere Fertigungsvorgänge
- abnehmende Seriengrößen => mehr Einzel– und Kleinserienfertigung
- hoher Reformdruck (verursacht durch langen Reformstau in Deutschland)
- Globalisierung => zunehmende Bedeutung internationaler Regelwerke
- Verschiebung von Produktions- zur Informationsgesellschaft
- Kosten- und Rationalisierungsdruck

2. Organisatorischer Hintergrund
2.1 Welche Eigenheiten haben sie Stabs – Projektorganisation und die reine
Projektorganisation und wie lautet die Mischform beider Organisationsformen?
- allgemein: Klassifizierung nach Projektgeschwindigkeit und der -bedeutung
Stabs - Projektorganisation Reine Projektorganisation
- „preiswerteste“ Projektorganisation - „kostspieligste“ Projektorganisation
- minimale personelle&materielle Ressourcen - ordnet Projekt maximakle Ressourcen zu
- Projektfortschritt ist allerdings langsamer - erzielt prinzipiell schnellere Fortschritte
==> für Projekte mit geringer Bedeutung ==> für dringende, wichtige Projekte
Mischform: Matrixorganisation (durch mit ihr verbundene Probleme in Praxis eher selten)

2.2 Sellen Sie über der Projektfortschrittsgeschwindigkeit qualitativ den Projektumfang bzw.
die -bedeutung für die drei Organisationsformen dar.

Abb: Skript www.zingel.de Seite -6-

2.3 Welche grundsätzlichen Eigenschaften kann ein Projektleiter haben? Beschreiben Sie
fünf Typen mit einer Kurzcharakteristik.
- Diagnostiker => analysiert Ist – Zustand und das Umfeld zukünftiger Veränderungen
- Stratege => prüft Szenearien künftiger Veränderungen & Einbettung ins Gesamtsystem
- Gruppenleiter => formt aus einer Mehrzahl von Personen ein Team
- Moderator=> leitet Kommunikationsprozesse aufgrund von inhaltlichen und formaler
Vorgaben, ist dabei selbst nicht Mitglied einer Partei
- Konfliktmanager => Lokalisierung, Austragung oder Unterdrückung von Konflikten
- Interviewer => erhebt Informationen von Personen durch Forschungsmaßnahmen
- Berater => außenstehend, unterstützt oder leitet Prozesse
- Lehrer => vermittelt Fähigkeiten, Fertigkeiten, Wissen oder Können
- Change Agent => leitet oder steuert Veränderungsprozess durch aktive Tätigkeit
- Organisationsarchitekt => aufstellt/ konstruiert geplante zukünftige Organisationsstruktur
- Psychologe => befaßt scih mit seelischen Erleben und Verhalten von Menschen
- Sündenbock => wird für Fehlerentwicklung verantortlich gemacht (ggfs. ohne es zu sein)
- Revisor => abschließende Bewertung von Ergebnissen des Projekts

2.4 Durch welche allgemeinen Kriterien ist das Führungsverhalten von Projektmanagern
festgelegt und durch welche grundsätzlichen Anforderungen ist der Bereich der
Führungsaufgaben beschreibbar?
- Führungsverhalten: autokratisch, patriarchalisch, konsultativ, partizipativ
- Anforderungen: Vertrauen, Motivation, Kommunikation, Entscheidungsfindung,
Zielsetzung
{Fragen zu einzelnen Anforderungen und Bewertung der Führungskraft siehe Tabelle Skript Seite -10-}

2.5 Mitarbeiterorientierung und Aufgabenorientierung sind über Führungsstile einander

zugeordnet. Ordnen Sie Führungsstile diesen Variablen zu.

3. Auf dem Weg zur Projektstruktur

3.1 Bei der Erzeugung von Projektstrukturen können Zielkonflikte auftreten. Zählen Sie die
Art dieser Konflikte auf und geben Sie eine kurze Erläuterung.
- Zielidentität => Ziel ist, wenn auch anders bezeichnet, mit einem anderen Ziel identisch
- Zielharmonie => Erreichung eines Zieles fördert auch Erreichung anderer Ziele
- Zielneutralität => Erreichung eines Zieles hat keinen Einfluss auf andere Ziele
- Zielkonflikt => Erreichung eines Zieles behindert die Erreichung anderer Ziele
- Zielausschluss => Erreichung eines Zieles verhindert die Erreichung anderer Ziele
3.2 Die Methoden der Zielfindung sind durch programmierte und nicht programmierte
Situationen gekennzeichnet. Was versteht man darunter?
- programmierte Situationen:
– ist eine Routineaufgabe
– Projekt hat grundsätzlich neue Aufgaben definiert
– Teilvorgänge können dabei programmiert sein, also routinemässig
– typisch dafür sind „Gewohnheit“ , „Büroroutine“ -> standatisierte Verfahren
- nichtprogrammierte Situationen:
– beschreibt grundsätzlich neue Abläufe, keine Standartmethoden vorhanden
– traditionelle Entscheidungs- und Zielfindungsprozesse sind hierbei Instinkt,
Intuition, Kreativitätstechniken oder „Daumenregeln“
– strategische Entscheidung: Instikt oft besser als rationale Zielfindung

3.3 Geben Sie an, wie ein Erwartungswert errechnet wird und kommentieren Sie die
möglichen Ergebnisse.
- Erwartungswert ist ein einfacher rationaler Ansatz zur Zielfindung
- ist definiert als Erlös * Wahrscheinlichkeit – Kosten einer geg. Handlungsalternative
- erlaubt die widerspruchsfreie Beurteilung einer Mehrheit von Handlungsalternativen
- Ergebnisse sind Absolutregel und Relativregel
- Absolut => Wähle nie eine Handlungsalternative mit negativen Erfahrungswert!
- Relativ => Wähle unter mehreren Alternativen die mit dem maximalen Erfahrungswert!

3.4 Geben Sie sieben Folgen mangelnder Zieldefinition an.

- Organisation / Personelles > Projekltleiter / Projekt hat nicht genügend Ressourcen
> Projektleiter / Mitarbeiter fühlen sich überfordert
> Projektgruppen hamonieren nicht
> fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung
> Widerstände der betroffenen gegen das Projekt
- Vorgehen / Methode > Unstrukturierte Vorgehensweise
> „Aktionismus
> Termine und Kostenvorgaben werden nicht eingehalten
> Projekt verläuft im Sande / findet kein Ende
> mangelhafte Information und Kommunikation
> entstehen miteinander inkomplatibler Insellösungen
> unzureichende Dokumentation

3.5 Definieren Sie den Begriff Aufgabe im Sinne von Organisationstheorie und zählen Sie
die Bestimmungselemente von Aufgaben auf.
- Verfahrensanweisung für zielgerichtetes menschliches oder maschinelles Handeln
- Bestimmungselemente sind dabei:
> Verrichtung => was getan werden soll!
> Objekt => Woran die Verrichtung vorgenommen werden soll
> Ort => Wo die Verrichtung vorgenommen werden soll
> Phase => Reihenfolgeposition der Verrichtung im gesamten Leistungsprozess
> Zeit => Wann die Verrichtung ausgeführt werden soll
> Rang => Hierarchische Einordnung der Verrichtung

3.6 Erläutern Sie den Begriff Funktionendiagramm.

- Zeit- und Mengenstudien lassen sich auf vertikaler und horizontaler Ebene durchführen
- vertikale: Aufschluss über Zeitanteil von Aufgaben
- horizontale: Belastung der Aufgabenträger
- Summe der in einer Spalte eingetragenen Symbole ist zugleich Stellenbeschreibung
- Prüfung der Vollständigkeit wichtig, sonst fehlt z.B. oberster Entscheidungsträger
{siehe dazu Skript Seite -15- : Funktionendiagramm in Praxis zur Theorie von oben}

3.7 In welchen typischen Phasen läuft ein Projekt ab, nachdem die Aufgabenstruktur
festgelegt ist?
- Forming => Kennenlernen der Teammitglieder untereinander
- Storming => Bildung einer teaminternen Hierarchie durch Machtkämpfe & Profilierung
- Norming => Entstehung eines Wir – Gefühles durch Binnenbeziehungen
- Performing => erstellen der eigentlichen Leistung, d.h. Aufgabenerfüllung
- Ending => Auswertung und Dokumentation der Ergebnisse

4. Die funktionale Analyse

4.1 Wie ist ein Netzplan aufgebaut? Geben Sie an, was unter den Abkürzungen FAZ, FEZ,
SEZ, SAZ und Puffer zu verstehen ist und wie wird eine Aufgabe dargestellt.
- Netzplan: Aufgaben und Meilensteine sind in ihm ausgewiesen
- Aufbau: Aufgabe, Dauer, FAZ, FEZ, SEZ, SAZ, Puffer
- FAZ => Frühester Anfangszeitpunkt der einzelnen Aufgabe
- FEZ => Frühester Endzeitpunkt der einzelnen Aufgabe
- SEZ => Spätester Endzeitpunkt der einzelnen Aufgabe
- SAZ => Spätester Anfangszeitpunkt der einzelnen Aufgabe
- Puffer => Zeit, die eine Aufgabe verzögert werden könnte, ohne das Gesamtprojekt zu
verzögern
- Aufgabendarstellung: Nummer und Kurzbezeichnung gemäß Aufgabenplan, Verwendung
von Kurzbezeichnungen wird dabei empfohlen

4.2 Was ist unter einem Meilenstein zu verstehen und welche Arten von Meilensteinen gibt
es?
- Meilenstein ist keine Verrichtung, sondern das Erreichen eines bestimmten Zustandes
- dieser wurde durch Aufgabe herbeigeführt oder wird noch herbeigeführt
- Anfangsmeilenstein => ist immer erforderlich, wenn keine Vorängeraufgaben waren
- Endmeilenstein => ist immer erforderlich, wenn keine Nachfolgeaufgabe mehr kommt
- Binnen-Meilenstein => innerhalb eines Projektes, wenn mehrere Aufgaben auf mehrere
Aufgaben folgen

4.3 Was versteht man unter einem kritischen Pfad?

- im Projekt mehrere Aufgaben, bei denen die Pufferzeit = 0 ist
=> verzögert sich eine Aufgabe, verzögert sich das ganze Projekt
=> diese Aufgaben nennt man kritische Aufgaben
=> deren Reihenfolge wird im Netzplan durch fette Linie dargestellt
=> diese nennt man den kritischen Pfad
=> kann sich gabeln, parrallel Verlaufen, hat aber immer genau einen End-
und einen Anfangszeitpunkt

4.4 Erläutern Sie den Begriff „Gantt – Diagramm“. Was wird dargestellt, welche besonderen
Darstellungsmöglichkeiten gibt es, welchen Vorteil hat diese Darstellung im Vergleich
zum Netzplan?
- Gantt – Diagramm ist ein Projektablaufplan
- gibt Auskunft über Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Duchführung einzelner Aufgaben
- einfachste Form: x-Achse: Zeit, y-Achse: einzelnen Aufgaben
- mindeste Angaben: Dauer, FAZ, FEZ, Pufferzeiten, nicht unbedingt SAZ und SEZ
- Gantt ist primäres Instrument der Zeitplanung <=> Netzplan zeigt Reihenfolge einzelner
Aufgaben
- moderne Software erstellt aus Daten des Netzplanes selbstständig das Gantt – Diagramm

4.5 Nennen Sie fünf Faustregeln zur Aufstellung eines (Maschinen-) Belegungsplanes und
geben Sie eine kurze Erläuterung.
- Verzugszeitregel
- Aufträge mit größtem zeitlichen Verzug werden zuerst eingeplant
- es wird also zuerst gemacht, was am meisten Verspätung hat
- Dynamische Werteregel
- Erzeugniswert vor Ausführung des nächsten Produktionsabschnittes bestimmt die
Ausführungsreihenfolge
- Maßstäbe können dabei versch. betriebl. Maßgrößen sein
- Leistungsgradregelung
- Aufträge werden nach Deckungsbeitrag/Reingewinn geordnet ausgeführt
- ist Sonderfall der dynamischen Werteregel
- FIFO - Regel
- am Längsten „wartende“ Auftrag wird als nächster Ausgeführt (FirstIn – FirstOut)
- Vorteil ist hierbei gerechte Reihnenfolge, „Warteschlangenprinzip“
- Belegungszeitregel
- Aufträge, die am schnellsten ausgeführt werden können, gehen vor
- Folge: Großaufträge bleiben länger liegen
{5 weitere Faustregeln sind im Skript auf Seite -20- zu finden}

4.6 Mit welcher mathematischen Methode können Belegungspläne erstellt werden und in
welchen Schritten läuft diese Arbeitsmethode an?
- Maschineneinsatzplanung ist aus math. Sicht ein lineares Optimierungsproblem
- es gilt: Zielvariable unter Berücksichtigung linearer Nebenbedingungen zu optimieren
- Lösungsverfahren ist der Simplex – Algorithmus, alternativ Gauß'sches Verfahren
- 1.Schritt => Aufstellung aller möglicher Maschinenbelegungspläne, die die gewählte
Projektaufgabe erfüllen
- 2.Schritt => Aufstellung eines Gleichungssystems auf Grund der möglichen
Produktionsvarianten, das die lineare Beschränkung abbildet
- 3.Schritt => Aufstellung einer Simplex – Basistabelle mit Hilfe der Dualkonversion
- 4.Schritt => Auflösung des Optimierungsproblemes durch die Rechenschritte des Simplex
– Verfahrens
- 5.Schritt => ev. Interpretation der Ergebnisse mit einer Ganzzahligkeitsbetrachtung
{Ein Zahlenbeispiel dazu findet man im Skript auf Seite -20- f. }