無駄な会議のアンチパターン

会社でおこなわれる会議に共通するアンチパターンを抜粋してみました。

個別の報告だけで解決する
事前の情報共有が出来ていない
会議中に使う資料が不十分である
発言者の力関係により結論が歪められる
「他者の発言を否定しない」などのルールが明確ではない
話題がテーマから外れている
会議を開くことが目的化している

他にもあるかも知れませんね。私が思うのはこんなところです。総じて、会議の目的が見えていない場合、その会議は全くの無駄になりますね。
考えるべきポイントはたったの2つ。

人を一箇所に集めないと出来ないことか？
会議を最も円滑に進めるには何が必要か？

つまり、どうやったら周囲のためになるかを考えることです。

アンチパターンの解決を考えてみる

一つ一つのパターンについて考えてみます。ひとつずつ掘り下げるとそれだけで1エントリー書けるくらいになるので、簡単に。

• 個別の報告だけで解決する

業務報告会議など。個別に上司・部下で報告するだけでいいでしょう。敢えて人を集める理由が見えません。これは会議不要。

• 事前の情報共有が出来ていない

準備不足パターンその１。話しあうべき議題に関して、メンバーが情報を持たずにやってくる場合など。これから新規プロジェクトについて話ますよ、というのにも関わらず、プロジェクトってなんでしたっけ？となると、その説明から入らないといけない。
せめて、会議で話しあう議題の大枠、目的だけは共有しておく必要があります。というかそれが出来て無いとまず会議になんてなりません。メールで会議の内容について一斉送信するなどして情報共有しておきましょう。

• 会議中に使う資料が不十分である

準備不足パターンその２。会議に参加する人は事前準備くらいしておきましょうよ。資料や数値の情報が無い会議は印象論で決定がなされる。時間の無駄どころかマイナス効果が発生します。

• 発言者の力関係により結論が歪められる

最終的に、一番偉い人が決める場合。会議の場に、偉い人が出てきて発言しちゃだめですね、そもそもｗ
序列のあるメンバーで何かを決めないといけない場合、一番地位の低い人から発言するようにした方がいいです。または、発言者が分からないように無記名で紙に書いて司会者が回収して発表するなど。そうしないと、力関係に左右された結果になってしまいます。

• ルールが明確ではない

ブレインストーミングは「他者の発言を否定してはいけない」といったルールがありますね。ディベートなんかもルールはある。これが徹底されていないとただの言い争いになります。まずは話しあう議題・目的に応じてルールを決めること、そして全員で共有することです。

• 話題がテーマから外れている

司会がんばれｗ

• 会議を開くことが目的化している*1

もはや意味不明ですけど。ありますね、とりあえず開いておくことで仕事してる感じが出るのでやってます、というような。もうそれは完全に無駄ですので廃しましょうよ。多くの人間をコミットすることで決定したこと、決定出来なかったことに関する責任を分散させようと言う考え方もありますね。無駄には直結するとは思いませんが、そうやって開かれた会議が実を結ぶことはないかなと思います。

余談ですけれども

日本のサラリーマン30代平均年収を450万とすると、時給は約2,300円。サラリーマンが10人集まって2時間の会議をすると、2,300 * 20 = 46,000円の人件費が飛んでいる。人を集めて何かをすると言うことは、それだけコストが掛かると言うこと。それでいて、会議が非効率で何も結論がでないなんてザラだったりするわけです。なんという無駄なんでしょうね。

個人的には、会議が本当に必要になることなんて早々ないと思っています。私が見てきた会議の9割くらいは全くの無駄だったと思っていますので。

*1:2009/12/29 10:30 Twitterでコメント頂き、追記しました。@biomaxさん、@mktsakaさん、ありがとうございます。