FileMakerがリリースしているデータベース管理アプリBentoは、
小さく散らかりがちなデータをカードをまとめるようにコレクションし
検索や集計が簡単にできるアプリケーションです。
最近は、iphoneやipadからも同期できるようになり、より便利になりました。

入力も設定も直感的にできる、とっても便利なアプリケーションなのですが
データベースの基本知識がないと、すこしだけとっつきにくい部分があります。

とりあえずこれだけは抑えておきたい、Bentoでのデータベース管理の方法について
すこしだけお話してみたいとおもいます。

Bentoの概要



Bentoでは、「ライブラリ」エリアで各データのまとまり（１冊の１つのテーマのファイルのようなもの）を作成し、
作成したライブラリのなかで「フィールド」（入力できる項目）を作成
レコードエリアもしくは、入力フォームから「レコード」（１枚のデータシートのようなもの）

を作成していき、データを貯めていきます。

フォームはある程度自由にレイアウトが可能で
フィールドとして定義したものを表示している「フィールド一覧」から
入力フォームにドラッグ＆ドロップして、レイアウトすることが可能です。

レコードの検索エリアから、任意の文字列でレコードエリア内を検索できます。




Bentoと使うと、何が便利になるの？


検索や、情報のソート、抽出が便利になります。


ネット上で販売・配布されているアプリケーションでは対応できないような
「自分だけの入力フィールド」をつくり、
「この事業の、この人たちだけにしか対応できない選択項目」をつくり
管理していくことができます。

これによって、たくさんのデータをスムーズに管理し
忘れたくないものを忘れないように
お客様に対して正しいレスポンスを行えるようにすることが可能です。



Bentoの使い方は、受注管理から、宝石の管理、
扱っている本の管理など、さまざまな方法があります。
詳しくは、Bentoカスタマ・ストーリーでどうぞ。




フィールド・レコード・データの型


まず、Bentoでデータ迷子にならないように
フィールド・レコード・データの型
この定義をきちんと分かっていることがだいじです。

フィールドエリア周辺はExcelや、Numbersににていますが、
Excelや、Numbersのように
データの順序的に「縦にも、横にも進んでも良い」という訳ではなく、
行ごとに１つのデータを管理するイメージ。

列で管理するのは「フィールド」
行で管理するのは「レコード」

これを覚えておきましょう。



フィールドと、データの型について




フィールドには、「金額」「お客様名」など
小さな単位で管理できるような定義をします。
「お金も、お客様名もここに入る」といった定義をすると
あとから金額を集計したい、お客様名を検索したいといったときに苦労してしまいます。

わたしはフィールドエリアで右クリックしてフィールドを追加してしまい、
定義したフィールド名の上で右クリック「変更先」からデータの「型」を決めます。

データの型は、後から変えると他のレコードに影響を与えたり、
変更しづらくなること、データを入力する場所に迷うことがあるので
慎重に選ばなくてはいけません。

変更しなければ、通常のテキストになるので、
よく使うのは、「数字」「日付」「選択」です。

「選択」って表現はわかりづらいですが、先に定義を決めておいたデータを
ブルダウンメニューで選択できるようになります。

「日付」の型にすると、カレンダーから日付が選べるようになります。




レコードの考え方


これは、たとえばMac上の「アドレスブック.app」の中の
一つの友人のデータと同じようなものです。

１つのレコードには、だれか一人の情報を書き込み、
別の人の情報を書き込みたい場合は、どんどん追加していくイメージ。

だれかユニークな個人とつながる情報や、
ひとつの受注情報（ユニークな受注IDが中心となった情報）
ひとつのタスク

といった、小さなデータを管理していきます。

１枚のカードに対しては、一つのテーマしかかけず、
同じ項目が並んだシートを重ねていくような感じです。



フィールドの定義を絞りすぎない、余裕のあるデータを一つ以上持つ。


・受注番号
・お客様名
・注文日

など、ユニークである定義も大事ですが、
「メモ」フィールドなど
ちょっとしたことを書き込む場所があると、データが整頓されやすくなります。
テキストフィールドでかまいません。
検索する用のフィールドと、データ自身の補足情報を書くフィールドを区別すれば
データを管理しやすくなります。



フィールドをあまりたくさん定義しないこと


せっかく作ったデータベースと、フィールドの定義なのに
長く使えないと意味がないですよね。

長く使うためには、欲しい情報（欲しい目的）と、
それに紐付くデータを最小限に抑えるようにすること。

たとえば私の場合は
「受注情報」自身はすでに他のショップシステムで管理しているので
「受注番号」を同じにしておき、
顧客情報である住所や、電話番号などは省くといったことです。

たくさん入力フォームがあると入力の手間がかかり
単純に面倒になっていくっていうのもあります。





データの定義は自由自在で、何でもできるがゆえに
使いやすくするのも使いにくくするのもその人次第です。

自分のわかりやすいようにフィールドやフォームを定義できたら、
今度は他の人に使って貰ってもわかりやすいように
定義してみるのもおもしろいですね。



いかがでしょうか。
データベースを使って、あなたの仕事がすこし快適になりますように。



Bento（for Mac,iPhone,iPad）
http://www.filemaker.co.jp/products/bento/

iphone,ipad版はmacとも同期でき、またスタンドアロンとしてもつかえるようです。

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