使い始めだけど何気に便利してますね。 エージェントに監視させると、メールボックス配下に「タスク」っていうフォルダが自動的に出来て、そこに未完了タスクがある、ということが視認できます。 また、受信箱などのメールのリストから見てもアイコン付きで｛要返信｝とか出てきますね。まさに、メールのやり取りが多方面にわたって頻繁なあっしとか向きの機能だと思います。

メールの量が半端なくて洪水におぼれてます。そんな人も、たった3つのフォルダを作るだけで、必要なメールをしっかりチェックして確実に返信ができるようになる。 PCをうまく活用して、仕事の効率を上げようという本企画。今回から3回にわたって、バリバリPCを使うのが当たり前の職場で働くことになってしまった人に向けて、これを押さえておけば一目置かれるというPC活用法をお伝えしよう。 その1～メールの洪水から浮かび上がる分類法 その2～ファイルの山から拾い出せる書類管理法 その3～作業を早業に変えるPC操作法 メールの洪水におぼれていますか もう15年近く電子メールを使ってきた筆者でも、最近のメールの量は半端でないと思う。よく、「○○の会社社長は1日100通のメールをやりとりしている」なんてニュース記事で見たりするが、「俺のほうが多いぞ！」とひそかに思っている人も多いのでは。 メールは、送ったほうからす

モチベーションとは、分かりやすく言えば、「やりたくないという気持ちを、やろうという気持ちに変える」ことです。モチベーションが難しくなるのは、「やらなければいけない」という気持ちと、「やりたくない」という気持ちが混在してしまう場合がある際です。 例えば ブログを始めなければならないと思っているけど、思い始めて１年。始めてない DV夫と別れたいけど、別れられない 週間行動計画を作らなければいけないとは思っているけど、作っていない もっと部下の意見を尊重しなければならないとは思っているけど、いつも怒鳴ってしまうこのように、一つの行動に対して「やらなければいけない」という気持ちと「やりたくない」という気持ちが同居して存在するようなケースは、実はとても多いのです。「やる気の矛盾」というヤツです。「やる気の矛盾」に陥ってしまうと、行動が前に出ません。 あなたや、あなたの部下にも「やらなければいけないと

先日、知人が「なんか最近仕事が忙しい」と言っていたんですけど、ふと「どのタスクがどのぐらいのボリューム感あって、進捗はどんなカンジで、どの程度忙しいのかを把握しているのかな」なんて思ったのです。 弊社の場合は、昔っから BTS (Bug Tracking System) を使っています。 BTS ってのはエンジニアの人には日頃から馴染みがあるものなので、知らない人ってのは殆んどいないと思いますが、弊社は Bug Tracking だけには使っていなくて、普通に、バグだろうがバグじゃなかろうが、タスクをどんどん登録しています。 こうしておくことによって、どのタスクが放置されてて、どのタスクが進行していて、どのタスクが完了しているのか、あるいは、どのタスクの担当が誰で、誰が一番仕事進めていて、誰が一番仕事を溜め込んでて…、みたいな情報が、この BTS を使ってある程度把握出来るようになっていた

第10回 GoogleもOutlookもPlaxoでカレンダーを同期する：“PCで仕事”を速くする（1/2 ページ） Outlook、携帯電話、Googleカレンダー、そしてMacのiCal……。これらの各種カレンダーアプリケーションのデータを同期して、一元管理できるオンラインサービス「Plaxo 3.0」が登場。 それなりの規模の企業にはグループウェアと呼ばれるイントラネット内で動作するカレンダーが導入されている。これはこれで生産性向上に大きな効果をもたらすサービスなのだが、問題が1つ。ほとんどの場合、予定のデータはそのグループウェア独自のもので、同期（シンクロナイズ）できてもMicrosoft Outlook──だということだ。 ビジネスニーズのカレンダーソフトはOutlookを軸に同期、一方でGoogleカレンダーやYahoo！カレンダーなどのオンラインカレンダー陣営は、Outloo

よく言われることですが、自分でも意識していなかったところがあったので勢いで翻訳してみます。 「11 Causes and Cures for Procrastination」です。「やらなくちゃいけないんだけど・・・なんだかねぇ・・・」というときにいかがでしょうか。どの理由が自分にあてはまるかがわかれば対策もわかってくるのかもしれませんよ。 よろしければ以下からどうぞ。 やろうとしていることが複雑と思い込んでいる 対策：やるべき仕事を書き出して、小さなアクションに分解してみましょう。次にとるべき具体的な行動は何かを想像してみましょう。どんなに小さい仕事でもいいので何かにとりかかってみましょう。 仕事は完璧にすべきだと思い込んでいる 対策：人間は完璧ではありません。また完璧なことよりも速度が大事な時も多いです。とりあえず80%完成させることを目指しましょう。 意思決定の仕方がはっきりしていな

締め切りが迫るまで仕事に手が付けられない。いつも勢いで仕事をするため、大きな仕事だと息切れする──。こんな課題を解消するには、どんな“段取り”をすればいいのでしょうか。 【問題編】で、「勢いだけでは大きな仕事は乗り切れない」という話が出てきたように、勢いに任せて片っ端から仕事に取りかかっていくよりも、きちんと見通しをつけた上で、確実に仕事をこなしていきたい──と誰しもが思うものです。さもないと、締め切りに追われて「やっつけ仕事」をせざるを得なくなってしまうからです。 そもそも「やっつけ仕事」とはどんな仕事でしょうか？　それは、山登りに例えれば、登頂ルートを地図で確認した上で臨むのではなく、何も見ずにいきなり登り始めるような取り組み方といえるでしょう。やみくもに登っていくのでは時間の見通しが立たず、ペース配分や持って行く食糧の量が決められませんから、遭難のリスクが高まります。 「やっつけ仕事

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「カチカチ」「カチカチ」多色ボールペンの色を変える音、気になりませんか――。ゼブラの3色ボールペン「クリップ-オンG 3C マナー」はノック音を87％低減させるマナーモードを搭載した。 ゼブラは、マナーモード機能を搭載した3色油性ボールペン「クリップ-オンG 3C マナー」を発売した。価格は367円。インクは黒・青・赤の3色で、ボール径は0.7ミリ。軸色は青・白・透明を揃えた。 クリップ-オンG 3C マナーでは、ペンの頭部を左に回して黒ノックに合わせるとマナーモードを利用できる。マナーモードでは通常74dBだったノック音を小声で囁く程度の56dBまで低減。音圧（パスカル）では87％の減少になるという。なお、ペンの頭部を右に回すと通常のノック音に切り替えられるようになっている。 このほか頭部には、可動式バインダークリップの備える。厚みのあるボードなどにもはさめるほか、クリップ折れを軽減させ

マインドマップを作成したいが、どんなツールを使っていいかわからない――。先日紹介したオンラインサービス「Mayomi」に続いて、無料ソフトの「FreeMind」を試してみた。 先日紹介したオンラインサービス「Mayomi」は、ナレッジデータべースなどオンラインならではの試みに興味が沸いたが、現時点では日本語で作成したマインドマップを保存すると文字化けしてしまうことが最大の難点だった。 そこで、はてなブックマークやトラックバックを通じて、無料のマインドマップ作成ソフト「FreeMind」を推薦するコメントがあったので、さっそく試してみた。なお、FreeMindの対応OSは、WindowsやMac OS X、Linuxなど。このほかJavaの実行環境が必要になるので、インストールがまだの方はあらかじめSun Microsystemsのサイトからインストールを済ませておこう。

ブログなどの普及によって入手できる情報量が急増しています。そんな膨大な情報に惑わされないためのポイントをご紹介しましょう。 以前、「“情報を読まない”情報収集術――『未読RSS恐怖症』対策」（7月4日関連記事）というお話を紹介しましたが、インターネットやブログのおかげで手軽に入手できる情報量が急増した結果、逆に日々新しく生まれてくる情報についていけないのが心配という人が増えているようです。 何しろ、米Technoratiの調査によると、今や世界のブログ平均投稿数は1日160万件にものぼると言われています。日本語のブログは全体の31％とのことですので、日本語のブログだけでも毎日50万件前後の投稿があることになります。しかも、ブログの数は3年間で100倍の規模に膨れ上がるという驚異的な変化のスピードでしたから、この数年で私たちの情報処理能力が破綻して、日々の情報についていけないという悩みが増え

By: carmichaellibrary – CC BY 2.0 日頃からせっせと「これは」と思って収集してきた情報も、後から活用できなければもったいないものです。 情報収集の目的は様々だとは思いますが、大まかに以下のような流れがあると思います。 1．とりあえず集める 2．整理する 3．寝かす 4．ふとアイデアがひらめく 5．現実の行動に適用する この5つのステップは、実は『アイデアの作り方』にあるものです（多少言葉を替えています）。 この5つのステップごとに具体的にどうすればいいかを考えてみます。 1．とりあえず集める 目についた物、思い付いたことをとりあえず取っておくという作業です。気になったWebページやブログエントリーをはてなブックマークにクリップしたり、「紙」などのクリップツールに保存したり、という手段があります。 新聞の切り抜きや本への書き込み（あるいはドッグイアー、ポストイ

ドットインストール代表のライフハックブログ

オンラインショップやWebサービスに、友人とのやりとりに使っているアドレスを登録してしまうのは考え物だ。アドレスが汚染されないよう、複数のメールアドレスを使いこなそう。 →後編はこちら 各種のWebサービスを利用するには、普通メールアドレスを登録しなくてはならない。しかし、ところかまわずメールアドレスを登録していると、ある日突然迷惑メールが大量に押し寄せることにもなりかねない。 こうならないためには、プライベートで使うメインのアドレス（アドレスA）と、オンラインのサービスに登録するアドレス（アドレスB）を分けておくのが得策だ。迷惑メールが届くようになったら、アドレスBを削除／読まないようにすればメインアドレスが汚染させることもない。アドレスBからアドレスAへ自動的にメールを転送する設定にしておけば、複数のアドレスをチェックしなくても済む。 Yahoo! JAPANの「セーフティーアドレス」

future planning

GTDってどういうものなのかは分かったが、では実践するにはどうすればいいのかイメージがわかない方もいるでしょう。今回は、GTD初めてのITmediaスタッフが、実際にチャレンジしてみます。 GTDってなんだか良さそうかも……と思っても、実際どうやるのかがわからないとなかなか行動は起こせないものです。そこで今回はITmediaの社員お二人にご協力いただき、GTDを実践してもらいました。GTDをどう実践すべきか、具体例を挙げつつ解説していきたいと思います。 また今回は「初回編」です。GTDは“一回行って終わり”、という手法ではありません。きちんと動かすには毎週の「週次レビュー」が必須です。この週次レビューの詳細については「週次レビュー編」（後日公開）にてご紹介していきます。 それでは早速順を追って解説していきましょう。途中、WさんとMさんからいただいた質問や、それぞれのステップを終えた感想など