仕事仲間のExcelスキルを知って衝撃を受けたのでブログに書かずにいられない

Excelの間違った使い方 

 

先日ボクが書いた記事を覚えていますか？

 

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今日はそれよりも、はるかに驚くことがありました。

 

次のExcelを見てください。

 

 

上記のB8セルには878という数値がありますが、これは、B2からB7の合計です。

さて、あなたはB2からB7の合計を出す場合、電卓を使いますか？

違いますよね。それだと何のためのExcelか。

 

そうです。下記の図が正解です。

 

 

B8セルには、B2からB7の合計を計算するための関数が入力されています。

こうすれば、B8には自動的に合計が表示されるわけです。

これはExcelの基本中の基本です。

Excelはキレイな表を作成するのが目的のアプリではありません。

作業を自動化して人間の仕事を減らすのが目的のアプリです。

自動化することによって、

• 正確に
• 速く

仕事を進めることができるわけです。

 

ところが、ボクのチームメンバーは、上記のB8セルを電卓をたたいて計算していました。

完全に手入力で数値を打ち込んでいました。

それって、圧倒的に仕事が遅く、しかも間違えるリスクも飛躍的に高まります。

 

しかも、そんなことをしていると、例えばB3セルを変更した場合、自分で再度計算し直して、B8セルも自分でまた書き換える必要があります。

あまりにも手間だし、間違いも増えます。

セルの数が増えれば、それらもすべて手動で書き換える必要があります。

計算式を入れておけば、B3を書き換えた瞬間、下図のように自動的にB8セルも書き換わります。

 

 

ITスキルの目的とは

 

人間の作業が最小限なので間違いも最小限ですし、時間も最小限ですし、人間の疲労も最小限です。

 

いや、ここまで書いたことはボク的には当たり前だと思っていました。

しかし違ってたんですね。

 

ボクは今のメンバーの中では一番後から入社したんですが、少なくとも先に在籍している複数のメンバーは、上記のように手計算でExcelを使っています。

つまり、Excelの機能を使わずに、単なる表作成アプリとして使っているだけです。

 

結果として、同じ仕事をするのに、ボクは数倍早く終わります。

いや、逆です。

彼らが数倍遅いのです。

 

いや、ホント、計算結果の手入力には衝撃を受けてしまいました。

何という非効率。会社にとってもコスト高です。

今まで何年もそれでやってきたのです。

悲しいかな、教える人がいなかったんですね。

 

これって、世の中的にはどうなんでしょう？

ボクが少数なのか。それともボクが普通で彼らが少数なのか。

 

少なくとも明日から彼らにExcelの基本的な概念を教えていこうと思います。

そうしないとチームとして非常に生産性が低い状態が続いてしまいますから。

 

そして何より彼ら自身がとても損をしています。残業が多いですから。まさにそれが原因ですよ。

 

別に高度なスキルは不要です。

合計を求める関数と、他のセルを参照するという概念だけでOKなんです。

それを身につけるだけでも仕事は数倍速くなるでしょう。

 

ITのリテラシーというのは、パソコンを使いこなす能力だと思われがちですが、それは手段なんです。

目的はあくまでも人間の負担を減らすこと。

 

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あまりにも印象に残ったので、いてもたってもいられず、ブログに書くことにしました。

 

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posted with ヨメレバ

吉田 拳 技術評論社 2014-10-23

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翌日、追記しましたよ。

 

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