Alles. Jederzeit. In einem Kalender.
Gruppenkalender TimeFleX
Die Organisation und Planung von Terminen ist oftmals ein echter Zeitfresser und alles andere als effizient.
Mit dem TimeFleX Gruppenkalender wird das jetzt endlich anders: Durch die flexiblen Ansichten und die einfache Funktionsweise sparen Sie künftig Zeit, Ressourcen und Geldmittel bei der Terminverarbeitung.
TimeFleX - Gruppenkalender
Der Outlook Teamkalender ist in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken, stößt jedoch schnell an seine technischen Grenzen. Eine komfortable und uneingeschränkte Terminplanung ist daher nicht möglich. Das Modul „Gruppenkalender“ der TimeFleX Solutions, kompensiert diese Einschränkungen in Outlook / Exchange, bzw. Exchange Online (Microsoft 365).
„TimeFleX Solutions ist einer der führenden Anbieter im Bereich Gruppenkalender für Outlook.“
8 gute Gründe für unseren Gruppenkalender
Individualisierbarkeit
6 verschiedene Ansichten machen TimeFleX zum persönlichen Planer für jeden Nutzer- Skalierbarkeit
Bis zu mehrere Hundert Kalender anlegen und gleichzeitig in einer Ansicht darstellen lassen - Internationalität
Zugriff auf alle verbundenen Kalenderdaten weltweit mit automatischer Anpassung an die jeweilige Zeitzone - Extras
wie z.B. bestimmte Zeitfenster auch innerhalb einer Gruppe anzeigen lassen und dadurch die Übersicht erhöhen
- Suchfunktionen
Im Gegensatz zu Outlook oder Exchange kann TimeFleX alle Kalender global mit einer Anfrage durchsuchen - Freigaben
Optimiertes Rechte- und Rollen-Management. Zugriffsrechte für alle Mitarbeiter anlegen und zentral verwalten - Übersichtlichkeit
Farbliche Darstellung nach Kategorien, Mitarbeitern und Verfügbarkeiten - Sonderfunktionen
Kalenderschablonen, übergeordnete Freigaben, automatische Kalendererstellung und vieles mehr
Die perfekte Real-Time Ãœbersicht
Mit dem TimeFleX Gruppenkalender steht Ihnen eine perfekte Real-Time Übersicht über die Outlook/ Exchange Kalenderdaten von Personen, Räumen und Ressourcen zur Verfügung. Dies kann beispielsweise eine abteilungsübergreifende Transparenz bei der Verfügbarkeit und Planung von Terminen schaffen. Nutzen Sie die flexiblen Ansichten nach Abteilungen, Standorten, Berufsbezeichnungen etc., um für eine klare Darstellung Ihrer Kalender zu sorgen. Profitieren Sie von einer Zeitersparnis bei der Erstellung und Verwaltung aller anstehenden Termine.
„Mit dem TimeFleX Gruppenkalender wird Outlook zu einem professionellen Planer.“
Umfangreiche Filterfunktionen
Als Administrator können Sie innerhalb von Sekunden alle Ihre Abteilungen mit vordefinierten Gruppenkalendern versorgen. Parallel dazu können sich die Nutzer Ihre persönlichen Kalender mit den favorisierten Personen, Räumen und Ressourcen sowie Ansichts- und Filteroptionen gestalten.
Die vielfältigen Möglichkeiten des Gruppenkalenders verschaffen Ihnen z.B. einen sofortigen Überblick über Home-Office, Urlaube, Projekte und Raumbelegungen. Unterschiedliche Ansichten ermöglichen Ihnen einen detaillierten Blick auf einen Tag bis hin zu Wochen und Monaten.
Immer auf dem neusten Stand
Parallel dazu können die Zugriffe auch über den TimeFleX Gruppenkalender realisiert werden, welche einen höheren Detaillierungsgrad zulassen.
Auf Wunsch werden Sie per E-Mail durch unseren integrierten Workflow über jede Änderung, Erstellung oder Löschung, die eine Person in Ihrem Kalender vornimmt, informiert.
„Mit der Integration der Fluent-UI, bleibt TimeFleX Solutions auch in Zukunft mit dem Look & Feel der Microsoft Produkte verbunden.“
Einfache Nutzung dank Fluent UI
Durch die Anpassung an die Microsoft Fluent UI, wird dem Nutzer eine nahezu gleiche Anwendung wie im Outlook Kalender geboten. Durch den hohen Wiedererkennungswert haben Nutzer einen nahtlosen Ãœbergang in die Anwendung.
Übersichtlicher Aufbau der Nutzeroberfläche
Entdecken auch Sie die vielfältigen Möglichkeiten der TimeFleX Solutions
Haben Sie Fragen zum Produkt?
Sprechen Sie uns an!Gerne können wir Ihnen auch in einem Webinar die Funktionalitäten der Gruppenkalender detailliert zeigen und auf Ihre Fragen persönlich eingehen.
FAQ zum Gruppenkalender
Welche Vorteile bringt ein Gruppenkalender?
Effiziente Koordination: Ein Gruppenkalender ermöglicht es Teammitgliedern, Termine und Ereignisse zentral zu planen und zu koordinieren. Dadurch wird die effiziente Nutzung von Ressourcen erleichtert sowie Terminüberschneidungen frühzeitig erkannt.
Transparenz: Teammitglieder haben einen klaren Überblick über die geplanten Aktivitäten und Ereignisse der Gruppe. Dies fördert die Transparenz und erleichtert die Planung von Besprechungen und anderen Aktivitäten.
Zusammenarbeit: Ein Teamkalender fördert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder Termine und Ereignisse gemeinsam planen können. Er erleichtert auch die Kommunikation über geplante Aktivitäten und ermöglicht es, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind (real time).
Automatisierte Benachrichtigungen: Automatisierte Benachrichtigungen über erstellte, geänderte oder gelöschte Kalendereinträge.
Ressourcenmanagement: Bei der Planung von Meetings oder Veranstaltungen können Gruppenkalender auch die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Besprechungsräumen oder Ausrüstungen berücksichtigen. Dies erleichtert das effiziente Management von gemeinsam genutzten Ressourcen.
Die Kombination der genannten Vorteile und viele mehr, tragen dazu bei, die Teamkoordination zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Kommunikation innerhalb der Gruppe zu erleichtern.
Wie richtet man einen Gruppenkalender ein?
Die Einrichtung eines Gruppenkalenders beginnt mit der Auswahl einer geeigneten Plattform oder Anwendung, die den Bedürfnissen Ihrer Gruppe entspricht. Beliebte digitale Optionen umfassen Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple Kalender. Nach der Auswahl der Plattform erstellt ein Administrator den Kalender und lädt dann alle Gruppenmitglieder ein, sich zu beteiligen. Es ist wichtig, dass alle Mitglieder Zugriffsberechtigungen erhalten, die ihren Bedürfnissen entsprechen, sei es als Betrachter oder als Personen, die Termine hinzufügen und bearbeiten können.
Wichtigste Informationen:
- Auswahl einer Plattform, die den Bedürfnissen des Teams entspricht.
- Ein Administrator erstellt den Kalender und lädt Mitglieder ein.
- Zugriffsberechtigungen müssen entsprechend den Bedürfnissen der Gruppe verteilt werden.
Wie können Termine im Gruppenkalender effektiv koordiniert werden?
Effektive Terminplanung in einem Gruppenkalender erfordert klare Kommunikation und Regeln. Es ist empfehlenswert, Richtlinien für die Art der Ereignisse festzulegen, die hinzugefügt werden sollten, und dafür, wie Details wie Zeit, Ort und Beschreibung angegeben werden. Außerdem kann die Verwendung von Farbcodes für verschiedene Arten von Ereignissen oder für unterschiedliche Gruppenmitglieder helfen, den Kalender übersichtlich und verständlich zu halten. Regelmäßige Überprüfungen und Updates des Kalenders sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
Wichtigste Informationen:
- Klare Kommunikation und Richtlinien für das Hinzufügen von Ereignissen.
- Verwendung von Farbcodes zur Unterscheidung von Ereignisarten oder Mitgliedern.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Kalenders.
Welche Herausforderungen können bei der Nutzung eines Gruppenkalenders auftreten?
Herausforderungen bei der Nutzung eines Gruppenkalenders können die Überlastung mit zu vielen Details, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen und die Integration von individuellen Kalendern umfassen. Zu viele Einträge können es schwierig machen, wichtige Informationen schnell zu finden, während unterschiedliche Zugriffsrechte zu Verwirrung darüber führen können, wer berechtigt ist, Änderungen vorzunehmen. Die Synchronisation individueller Kalender mit dem Teamkalender kann ebenfalls eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn verschiedene Plattformen verwendet werden.
Wichtigste Informationen:
- Risiko der Überlastung durch zu viele Einträge.
- Verwaltung unterschiedlicher Zugriffsberechtigungen.
- Integration und Synchronisation mit individuellen Kalendern.
Wie kann die Nutzung eines Gruppenkalenders optimiert werden?
Die Optimierung der Nutzung eines Gruppenkalenders erfordert regelmäßige Pflege und die Anpassung an die sich ändernden Bedürfnisse der Gruppe. Ein Best-Practice-Ansatz ist die regelmäßige Überprüfung der Kalendereinträge, um veraltete oder nicht mehr relevante Termine zu entfernen. Die Etablierung eines "Kalender-Champions" innerhalb der Gruppe, der für die Überwachung und Aktualisierung des Kalenders verantwortlich ist, kann ebenfalls hilfreich sein. Darüber hinaus können regelmäßige Feedback-Sitzungen mit den Mitgliedern der Gruppe dazu beitragen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen.
Wichtigste Informationen:
- Regelmäßige Pflege und Anpassung des Kalenders.
- Etablierung eines verantwortlichen "Kalender-Champions".
- Durchführung von Feedback-Sitzungen zur kontinuierlichen Verbesserung.