NQR Qualifikationsregister

Datenschutzerklärung Website, Veranstaltungsanmeldung, Qualifikationsregister

Version: 14.11.2019

Der OeAD-GmbH ist es ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anver-trauen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt wie jeder Bereich einer Organisation einer kontinuierlichen Veränderung, Anpassung und Verbesserung. Es kann daher auch zu Adaptierungen in diesem Dokument kommen. Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung wird an dieser Stelle öffentlich zugänglich gemacht. Deshalb empfehlen wir Ihnen, die vorliegende Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen durchzusehen.

1. Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung), insbesondere:

• EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Datenschutzgesetz (DSG)
• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• NQR-Gesetz
• OeAD-Gesetz

2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung  – Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.

Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, [email protected].

Im Rahmen unserer elektronischen Datenverarbeitung beauftragen wir IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter [email protected] erfragen.

3. Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Datenübertragbarkeit

Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: [email protected]).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte

Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter [email protected] oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z.Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien

Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

4. Allgemeines zu den Online-Services (Websites, elektronische Kontaktaufnahme, Veranstaltungsanmeldung)

4.1 Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität

Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage per E-Mail stellen, Informationsmaterial anfordern oder sich zu einer Veranstaltung anmelden, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir für zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Übermittlung von Informationsmaterial und zur Durchführung und Dokumentation der Veranstaltungen. Ebenso müssen wir Daten zum Nachweis unserer Tätigkeit insbesondere gegenüber unseren Auftraggebern(Europäische Kommission, Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung [BMBWF]) sowie für die allfällige Geltendmachung von Ansprüchen speichern. Nähere Angaben finden Sie unten zu den einzelnen Online-Services.

4.2 Maßnahmen zur Datensicherheit

Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS:-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix “https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln – etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen – können dank SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden.

Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server  mittels TLS verschlüsselt werden.

5. Website: Cookies, Tracking Tools sowie Web-Analyse

5.1 Allgemeines zur Datenerhebung

Bei jedem Aufruf unserer Website wird die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf unsere Websites zugreifen, für die Dauer von 1 Monat gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeit bzw. aufgetretene Fehler zu analysieren und so die Systemsicherheit sicherzustellen.

5.2 Tracking und Webanalyse

Unsere Website verwendet Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics der Fa. Google LLC mit Sitz in den USA. Dazu werden Cookies (kleine Textdateien) verwendet, die eine Analyse der Benutzung der Website durch ihre Benutzer ermöglicht. Die dadurch erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden auf den Server von Google Analytics in den USA übertragen und dort gespeichert. Ihre IP-Adresse wird erfasst, aber umgehend (durch Löschung der letzten 8 Bit) anonymisiert. Dadurch ist nur mehr eine grobe Lokalisierung (Stadt, Land) möglich, die für eine Webstatistikauswertung genutzt wird. Die Beziehung zum Webanalyseanbieter basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission und einem aufrechten „Privacy Shield“. Zudem wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abgeschlossen, sodass eine lückenlose Verantwortung und korrekte Handhabung in der Verarbeitung Ihrer Daten sichergestellt ist.

5.3 Widerspruch gegen Tracking

Sie können das Tracking verhindern, indem Sie Ihren Browser so einrichten, dass keine Cookies gespeichert werden. Sie können hier auch ein Cookie zur Deaktivierung von Google Analytics herunterladen.

5.4 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG, § 5 Abs. 2 und § 10 NQR-Gesetz, § 3 OeAD-Gesetz sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) und/oder f (berechtigtes Interesse) DSGVO. Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Verbesserung unseres Angebotes und unseres Webauftritts.

6. Anfragen per E-Mail

6.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Anfragen per E-Mail werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Die im Mail uns bekannt gegebenen Daten werden ohne Ihre Einwilligung (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) nicht an Dritte weitergegeben, sondern von uns nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

6.2 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG, § 4 NQR-Gesetz, § 3 Z 4 und 7 OeAD-Gesetz sowie Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

7. Versand von Druckwerken

7.1 Bestellung von Druckwerken

Gedruckte Informationsmaterialien der OeAD-GmbH können kostenfrei unter Angabe der für den postalischen Versand nötigen personenbezogenen Daten bestellt werden. Mit der Bestellung willigen Sie ein, dass sämtliche von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich im Zuge des Informationsversands verarbeitet und gespeichert werden. Diese Daten werden nur an Versand- und Druckdienstleister zum Zwecke des postalischen Versands weitergegeben.

7.2 Auftragsverarbeiter

Für den Versand der Publikationen wird ein Dienstleister (Auftragsverarbeiter) herangezogen, welcher Ihre Daten lediglich für den gegenständlichen Versand verwenden darf.

7.3 Abbestellung von Druckwerken bzw. Widerruf

Diese Einwilligung können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen, indem Sie eine entsprechende E-Mail an [email protected] senden. Wir können Ihnen dann keine Druckwerke mehr zusenden.

7.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG, § 4 NQR-Gesetz, § 3 Abs. 2 Z 4, 7, 10 und 12 OeAD-Gesetz  sowie des Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Abonnement der Druckwerke, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht.

8. Anmeldung zu Veranstaltungen

8.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Ihre bei der Online-Anmeldung für Veranstaltungen angegebenen Daten werden zur Vorbereitung, ggf. zur Übermittlung von Veranstaltungsunterlagen, zur Durchführung der Veranstaltung, zur Dokumentation der Veranstaltung (insbes. mittels Listen der Teilnehmer/innen), ggf. zur Übermittlung von Vortragsunterlagen sowie zur Veranstaltungsdokumentation und zur Evaluierung der Veranstaltungen verarbeitet und gespeichert. Mit Ausnahme von Punkt 8.2 werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Mit der Anmeldung erteilen Sie auch die Zustimmung zur Verarbeitung und zur Veröffentlichung von auf der Veranstaltung angefertigten Fotos und Videos zur Dokumentation, in Publikationen der OeAD-GmbH oder im Internet.

8.2 Weitergabe von Daten an Referent/innen, andere Veranstaltungsteilnehmer/innen, Kooperationspartner und Auftraggeber

Im Sinne der optimalen inhaltlichen Vorbereitung der Referent/innen und des fachlichen Austauschs der Teilnehmer/innen untereinander werden Name, Institution an die Referent/innen bzw. anderen Teilnehmer/innen (geschlossener Personenkreis) weitergegeben. Ebenso müssen diese Angaben, ergänzt um Ihre Unterschrift zur Bestätigung Ihrer Teilnahme, an unseren Eigentümer (Republik Österreich) und den jeweiligen Auftraggeber der Veranstaltung (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission) zum Nachweis über die Durchführung und Beteiligung an der Veranstaltung übermittelt werden. Zur Vorbereitung und Abwicklung der Veranstaltung kann es auch erforderlich sein, die Teilnehmer/innenliste an Kooperationspartner, mit welchen die konkrete Veranstaltung abgewickelt wird, weiterzugeben.

8.3 Widerruf zur Zustimmung zur Nutzung von Fotos

Wir weisen darauf hin, dass auf den Veranstaltungen Fotos zur Dokumentation der Veranstaltung und zur Veröffentlichung in Publikationen und elektronischen Medien angefertigt werden. Wenn Sie nicht auf diesen zur Veröffentlichung bestimmten Fotos abgebildet sein  wollen, teilen Sie dies bitte direkt auf der Veranstaltung dem Fotografen/der Fotografin mit oder halten Sie sich in Bereichen auf, wo nicht (einzelne Personen erkennbar) fotografiert bzw. gefilmt wird.  Die Verwendung dieser Fotos kann jederzeit durch Nachricht an [email protected] widerrufen werden. Unsere Veröffentlichung der betroffenen Fotos wird umgehend nach Eintreffen des Widerrufs eingestellt oder die betroffenen Fotos werden nach Eintreffen des Widerrufs von uns so bearbeitet, sodass keine Identifizierung mehr möglich ist. Bis zum Zeitpunkt des Eintreffens des Widerrufs erfolgte Veröffentlichungen bleiben davon unberührt.

8.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis § 3 Abs. 2 Z 4, 7, 10 und 12 OeAD-Gesetz sowie Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO. Die Daten werden zur Nachweiszwecken gegenüber den die Veranstaltung finanzierenden Stellen bzw. für Kontrollen des österreichischen Rechnungshofes 10 Jahre ab Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht.

9. Datenverarbeitung im Zuge der Führung des Qualifikationsregister und der Bearbeitung von Zuordnungsersuchen

9.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Wenn Sie als Vertreter für Ihre Institution oder als NQR-Servicestelle für einen von Ihnen betreuten Qualifikationsanbieter ein Zuordnungsersuchen stellen oder ein bevorstehendes Zuordnungsersuchen anmelden, werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Zugehörigkeit zur Institution oder zur NQR-Servicestelle erfasst und gespeichert. Dies gilt auch jeweils für die Kontaktpersonen und -daten von Qualifikationsanbietern sowie der NQR-Servicestellen, die nicht direkt die Zuordnung gestellt haben oder das bevorstehende Ersuchen gemeldet haben, sondern vertreten werden. Ihre Daten werden lediglich für Rückfragen im Zuordnungsprozess verwendet und an die gemäß NQR-Gesetz zuständigen Gremien (NQR-Beirat, NQR-Steuerungsgruppe) und sachverständigen Personen (deren Expertise zum Antrag von der NQR-Koordinierungsstelle eingeholt werden) weitergegeben. Die Mitglieder der Gremien und die sachverständigen Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihre persönlichen und Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht.

9.2 Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis § 4 NQR-Gesetz sowie Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse). Ihre personenbezogenen Daten werden solange aufbewahrt wie die konkrete Zuordnung der Qualifikation aufrecht ist.

10. Verarbeitung von Daten Sachverständiger Personen

10.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Wenn Sie sich als sachverständige Personen bewerben oder von einem Mitglied der NQR-Steuerungsgruppe nominiert werden und unser Bewerbungsformular ausgefüllt haben, werden alle auf dem Bewerbungsformular angegebenen personenbezogenen Daten bei uns aufbewahrt. Die Liste der Namen aller sachverständigen Personen (ohne weitere personenbezogene Angaben) wird an die NQR-Steuerungsgruppe zur Genehmigung übermittelt aber sonst nicht veröffentlicht. Wenn Sie mit der Abgabe von Expertisen beauftragt werden, kommen die abgegebenen Expertisen und Vertrags- und Auszahlungsdaten hinzu.

10.2 Widerruf bzw. Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen, worauf Sie von der Liste der sachverständigen Personen gestrichen werden. Sofern Sie zu diesem Zeitpunkt bereits Expertisen abgegeben haben, bleibt die abgegebenen Expertisen und Ihre darin genannten personenbezogenen Daten sowie die Vertrags- und Auszahlungsdaten weiterhin gespeichert solange die betroffene Zuordnung aufrecht ist.

10.3 Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis § 5 Abs. 1 und 3 NQR-Gesetz sowie Artikel 6 Absatz 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie Sie auf der Liste der sachverständigen Personen aufscheinen. Zur Löschung Ihrer Daten siehe Punkt 10.2.