自治体の旅費精算業務は旅費法改正でどう変わるか 民間事例に学ぶ

「１つは、法制度に対応したシステム導入と同時に業務改善を行い、事務処理の負担を軽減した運用を構築すること。２つ目は、システム・データ・AIの活用でガバナンスを強化し、コンプライアンスを遵守した仕組みを構築することです。法制度への対応のために業務変革やシステム刷新を行う場合は、システムを最大限活用し、効率的かつ適正さを担保した業務を新しく構築することが肝要です」（大久保氏）

実際に、電帳法改正に向けて業務やシステムを変革したことで、業務負荷の軽減やガバナンスの向上を実現した民間企業は数多く存在する。従来、民間企業では申請者が領収書などを紙証憑で作成し、システム画面にもデータを重複入力すると、承認者は紙とシステムの双方を確認して承認後、全ての紙証憑を10年間保管する必要があった。しかし、業務変革後は、申請者が紙証憑をデータ化してスマホなどから申請すると、承認者がシステム上で画像とデータを確認して承認をし、証憑はデータで保管するだけで済むようになった。大久保氏によれば、同事例において業務が変革したポイントは、「①ペーパーレスによる業務負荷の軽減」「②モバイルアプリの活用による働き方改革への対応」「③データ活用・分析によるガバナンスの向上」の３点だ。

業務システムを１つに集約し
業務効率化とガバナンス向上へ

現在、公共領域でも様々なDX施策が推進されているが、とある電子請求の事例では「業務処理の負担」「手戻りの負荷」「請求書のやり取りの負荷」の３つの課題があったという。同社シニアコンサルタントの大石陽菜氏は、この事例で３つの課題を踏まえてクラウドツールの活用を検討したことで、電子請求業務を効率化したと説明する。

「クラウドツールを最大限活用する形で『あるべき姿』を検討の上、電子で請求書を受領してデータをそのまま連携し、必要項目だけを職員が埋めて電子承認する形を実施しました。その結果、手戻りが少なく、職員間でのやり取りも短時間で実施できるようになりました」（大石氏）

この事例から読み取れるのは、DX検討や法改正への対応を行う際は、制度・業務・システムの3つの側面を検討することが重要だということだ。まず制度面では、元々の規則にある書面や押印などの文言に縛られず、システムで担保できるよう文言の削除を検討する。業務面では、３層分離を意識して領域間の移動を減らす。システム面では、財務会計システムをカスタマイズするのではなく、クラウドツールを活用して安価かつ簡易になるよう検討することだ。これら３つの側面には、それぞれ留意すべきポイントがある。

「制度面でのポイントは、業務やシステムも並行して検討することと、現状の規則を見直すきっかけとすることです。制度を検討する際、現行の文言に縛られるあまり、業務改善の幅が狭まることが多々あるため、現行の文言も同じタイミングで見直し、より効率的な業務を検討することが重要です。その際は、他自治体の記載方法を参考にすると、短時間での実施が可能となります」（大石氏）

制度改正を踏まえた各自治体における旅費業務の見直し観点（イメージ）

出典：デロイト トーマツ コンサルティング

業務面でのポイントは、ネットワーク領域を考慮し、データ移動が円滑になるような業務フローを検討することだ。民間での効率的な業務フローをベースに、自治体での業務を組み立てることで、効率的な業務を短期間で検討できる。またシステム面では、機能を最大限活用することだ。

「政府の指針でもクラウドツール活用のメリットが記載されているため、各ツールの標準仕様をベースにするといいでしょう」（大石氏）

旅費制度改正では、社会情勢および出張実態を反映した効率的かつ簡素なプロセスの観点で見直しが行われているが、「旅費業務を1つのシステムで完結させ、法人カードの利用や実費支給などに対応することで、業務効率化とガバナンス向上が期待できる」と話すのは、同社コンサルタントの楠木貴也氏だ。

楠木氏は旅費法改正に伴う業務プロセスへの変化を踏まえ、各自治体は次の3つの観点を持つことが重要だと強調する。先ず、「業務効率化・簡素化の余地」である。具体的には、現状のプロセスにおいて重複する情報入力や承認行為など、削減の余地がないかを見直すことが重要だ。次に、「実態に即した経費支給となっているか」。社会情勢や出張実態を踏まえ、経費の適切な支給が実現できているかを見直すことも必要となる。最後に、これらの観点を踏まえ、業務を一元的に管理・分析可能なシステムを検討していくことが重要だ。

最後に、富田氏は「法改正をミニマムな対応で終わらせるのではなく、業務効率改善の契機と捉え、最適な業務システム構築を目指していただきたい」と締め括った。