私たちはみな、賢く働きたいと思っています。でも、ときどき、前に進んでいるのか、ただ空回りしているのかわからなくなります...。プレッシャーがあるほうが仕事ができるんだ、という人がいます。しかしそれは、先延ばしを正当化しているだけかもしれません。今回は、私たちを助けるというよりはむしろ邪魔をしている、「生産性にまつわる勘違い」を紹介します。
トレーシー・フォークス氏（Get Organised South AfricaのCEO）は、私たちの多くが「忙しさという仕事に忙しい」状態にあると言います。
「私たちはいつも会議から会議へと駆け回り、仕事に忙殺されています」と彼女。「多くのことをこなすのが大切なのではありません。大切なのは賢い選択をすることです」
生産性コンサルタントであるフォークス氏は、さまざまな企業の社員たちの前で、仕事の管理について話すそうです。「よく、自分は組織にとって価値ある存在だと思っている人がどれくらいいるかを確かめます。そう思う人は手を挙げてくださいと頼みます」と彼女。「続いて、自分は企業に価値を付け加えていると思う人は手を挙げたままにしてくださいと言います。ほとんどの手は挙がったままです。そこで、すべての仕事を期限通りにやれている人は？ と尋ねます。とたんに手が下がり始めます」
「自分は価値を付け加えていると思っていても、やるべきことをやっていないなら、本当は価値を付け加えられていないのです。あなたが企業にとって価値があるのは、あなたがそのために雇われたことをきちんとこなしているかぎりにおいてです」
「生産性のウソ」が邪魔をする、とフォークス氏は言います。以下、彼女が本来の実力を発揮する上で邪魔となる、よくある5つの勘違いを教えてくれました。
1. プレッシャーがあるほうが仕事ができる
これは、よくある先延ばしの言い訳であり、やらないことを正当化しているだけです。そういう人はストレスとアドレナリンを取り違えている、とフォークス氏は言います。
「追い込み型の人は、自分はプレッシャーがあるほうが仕事ができると思っています」と彼女。「実態は、時間がなく、選択肢もなくなったため、自分のおしりを蹴飛ばさざるをえなくなり、がむしゃらになっているだけです」
そうするかわりに、タスクを小さな断片へと分解し、早めの締め切りを自らに与え、プロジェクトにかかる時間を予想の3倍に見積もっておくように、とフォークス氏は言います。「締め切り間際に最後のパートが残っているのはOKです。しかし、プロジェクト全体が最後の瞬間まで残っていることのないように」
2. 仕事を家に持ち帰るしかない
優れたビジネスリーダーはハードに働くものだと教えられます。そして、ハードに働くとは遅くまで働くことを意味するのだと聞かされます。しかし、フォークス氏によれば、数々の研究が、休息をとるほど創造性が高まり、仕事もスピードアップすることを示しているそうです。
「家に仕事を持ち帰る人はオフの時間がありません。仕事の時間は8時から5時ではなく、もっと長くなります」
「仕事を頼むなら、忙しい人に頼め」という格言は真実です。忙しい人はすべての仕事を、「時間枠」（仕事用にとってある一定量の時間）に押し込みます。そして、決められた時間の中で生産性を高めようとします、とフォークス氏は言います。
「家に仕事を持ち帰る人はあまり生産性が高くありません」と彼女。「そうした人は、勤務時間中に効率的に働くかわりに、家でも仕事ができるという事実に甘えます。その結果、あらゆることがスローになります」 たまに超過勤務が必要なときがあったとしても、それを当たり前にしてはいけません、とフォークス氏は話しています。
3. ToDoリストはすべて達成されるべきである
ToDoリストをすべて片付けることが重要なのではありません。正しい時に正しいことをするのが重要なのです。フォークス氏によると、人はよく、優先度が高く、見返りも大きい仕事を午後の遅い時間までとっておくそうです。その時間のほうが邪魔が入らないと思っているからです。そして、すぐできる簡単なタスクを朝の時間に片付けようとします。ToDoリストに完了マークをつけると気分がいいという理由からです。しかし実際は、それを逆にしたほうが効果は高くなります。
フォークス氏は、やるべきだと感じるタスクをすべて紙かデジタルのToDoリストに書き出すことを勧めています。「たくさんのタスクが頭の中にあると、脳がスパゲティー状態になります。つまり、大混乱です」と彼女。「タスクで脳がいっぱいだと、実行能力が低下します。遅いコンピューターで仕事をしているようなものです」タスク全体について十分に情報を得た上で決断をすれば、収益を生み、中核的な責務を果たせるでしょう。あなたがする必要があるのはまさにそれらのことです。すぐにできる簡単なタスクは、延期したり、人に任せたりしても構いません。
4. 会議は朝に開くべきだ
基本的に、会議は価値の低いタスクと言えます。フォークス氏は、価値の低いタスクは午後に回すべきだと主張します。「朝一番で会議に参加すれば、集中力と思考力をさほど必要としない活動に、貴重な時間帯を費やすことになります」
フォークス氏は、効果的に会議を実施するには、午後にスケジュールするといいと話します。「私たちのクライアントで、実際にスケジュールを入れ替えた企業の報告によると、週に丸一日分の時間が浮くほど生産性が上がったそうです」と彼女。「さらに、社員たちは仕事を家に持ち帰らなくて済むようになりました。これが生産的になるということであり、効率的に働くことと、ハードに働くことの違いでもあります」
5. 壊れていないものは直さない
ほとんどの企業が、標準的な業務のやり方を変えようとしません。その理屈は単純です。「時間とエネルギーは、壊れたものを直すのにとっておけ」です。しかし、このやり方はひとりよがりの満足になりかねません。
チームのコミュニケーション手段が良い例です。フォークス氏によると、多くの企業が、ずっとそうしてきたからという理由でメールに頼り続けているそうです。しかし、『Basecamp』や『TeamworkPM』など、コミュニケーションをさらに効果的にしてくれるツールはほかにもあります。
どの部分がもっと改善できるのかを知るには、リーダー自ら、チームメンバー全員に、最適ではない業務フローを挙げてほしいと話してください。そして、優先度が高く、見返りも大きいポイントを見極め、ほかにどんなやり方ができるか探ってください。
「すばやい対応力と、新しく見つけた知恵をもってすれば、今うまくいっているものが、さらに良くなるかもしれません」とフォークス氏。
このような、生産性にまつわるウソや勘違いに足を取られないように気をつけてください。間違った認識に対してマインドフルになれば、優先度に基づいた最善の選択ができるようになるでしょう。
Five Productivity Lies We Tell Ourselves | Fast Company
Stephanie Vozza（原文／訳：伊藤貴之）
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