1通のメールに、3パラグラフ以上の文章があるとメールを読む気がしない...という人もいます。かといって、常にメールは簡潔にしなければならない、というわけではありません。メールを読む相手の負担を減らすような、読みやすくする工夫が必要なのです。
メールを読みやすくする工夫を説明する前に、この記事のポイントをまとめてみましたので、長文は読みたくないという方は、まずはこちらに目を通してください。
- メールでは要点を簡潔に。
- 可能であれば、メールの件名だけで用件を済ます。
- よっぽどのことがない限り、メールは5行以内に抑える。
要約すると以上のようになります。詳しいテクニックが知りたい方は、続きをどうぞ。
■件名に用件を入れる
普段、メールの件名をメール全体を表すような内容にしている場合は、件名を用件だけにするようにしてみてください。もし、メールの件名だけですべての用件が伝えられるようであれば、件名の最後に＜以上＞とつけて、そのままメールを送りましょう。
これは、メールの件名に＜以上＞が付いている場合は、メールの用件は件名のみで、それに対して返信は要らないという意味で使います。例えば「今日のイベントはみなさんお疲れさまでした！＜以上＞」といった具合です。
これはいわゆるローカルルールのようなもので、親しい人やルールを知っている人同士でのやりとりに使ってください。くれぐれも知らない人に突然送ったり、ビジネスメールで使うことのないようにしましょう。
■メールは5行以内に抑えるメールをもっと簡潔にしたいと思うなら、メールを5行以内に抑える「5行ルール」を、自分に厳しく課してみましょう。英語で5行という意味の、その名も「five.sentenc.es」というサイトに、そのルールが載っていました。
- 問題
返信したくなくなるような長いメールを受け取ると、メールがどんどん溜まっていって、受信箱があふれてしまう。- 解決方法
返信メールを、SMS（ショートメッセージサービス）のように、文字数制限があると思って書く。実際に文字数を数えるのは面倒なので、代わりに5行以内にする。「five.sentenc.es（5行ルール）」は個人的な決め事なので、メール相手やメールの内容に関わらず、とにかく5行以内にすればOKです。至ってシンプル。
このサイトでは、自分のメールがなぜいつも短いかの説明を省くために、自分の署名に「five.sentenc.es」のリンクを入れておくのもいい、とあります。また、もっと短くしたいのであれば、「4行ルール（four.sentenc.es）」でも「3行ルール（three.sentenc.es）」でも良いと思います。
■どうしても長くなったら要約を付けるカメラマンでブロガーのDavid Friedman氏は、メールがあまりにも長過ぎるため、クライアントからメールが長くなる時は、「メールの最初に要約を付けるように」と忠告されたそうです。画像のようなメール要約フィールドが、Gmail Labsの機能に追加されるのはいつになるか分かりませんから、それまでの間は、自主的にこのアドバイスを取り入れてみてください。
毎回メールを5行以内にするなんて、面倒だしバカバカしいと思うかもしれませんから、5行以内にできない場合は、このように要約するという手もあります。要約を付けることは、メールを読む相手にとって分かりやすくなるだけでなく、自分自身がメールで何を言いたいのかが明確になって良いですよ。
いかがでしたか？ 自分のメールはいつも冗長になりがち...という自覚のある人は、ぜひとも取り入れてみてくださいね。
こういうテクニック論ではなくて、メールの文章自体を明瞭簡潔にしたい人は「メールは『わかりやすさ』こそ命！ という基本コミュニケーション術」なども、参考にしてみてください。
Adam Pash（原文／訳：的野裕子）
