Accueillez vos nouvelles recrues sans tracas grâce au logiciel d'onboarding RH !

Un logiciel d'onboarding est outil qui vous accompagne dans le process d'intégration des nouveaux collaborateurs. Il permet à ces derniers de prendre plus rapidement leurs marques au sein de la société. Mieux intégrés, ils seront opérationnels en un temps record. Voici les tâches pouvant être gérées par un logiciel d'onboarding :

• planification des étapes de l'intégration ;
• création de listes de tâches à réaliser ;
• coordination des interventions de responsables, formateurs ou intervenants extérieurs ;
• définition d'échéances ;
• centralisation des supports d'intégration ;
• coordination des interventions de responsables, formateurs ou intervenants extérieurs ;
• mise en place d'alertes et d'invitations ;
• planification d'entretiens individuels

Un logiciel d'onboarding offre des fonctionnalités ciblées et regroupées au sein d'un même tableau de bord. Grâce à celles-ci, l'équipe RH, les managers et les nouveaux collaborateurs savent où trouver les informations relatives à toute intégration.

Des documents administratifs et un agenda dématérialisés

Les premiers jours, les équipes RH doivent demander au nouvel employé un certain nombre de justificatifs (pièce d'identité, RIB, numéro de Sécurité sociale, adresse et coordonnées, etc.). Le collaborateur doit aussi remplir plusieurs formulaires : mutuelles ou prévoyances, notamment.

Le logiciel d'onboarding vous permet de :

• dématérialiser la procédure: fini les papiers volants ;
• donner de l'autonomie à votre recrue dès le premier jour : il fournit les informations demandées au moment le plus approprié pour lui en se connectant à son tableau de bord ;
• faciliter les démarches: les formulaires en ligne sont plus agréables à compléter ;
• planifier la visite d'information et de prévention (ou VIP), obligatoire pour tous les recrutements de plus de 45 jours

Des checklists intelligentes

Avec un logiciel d'onboarding, vous allez pouvoir créer des checklists intelligentes. Cette fonctionnalité permet au service RH de jouer le rôle de chef d'orchestre de l'intégration.

Avec des items fondamentaux à insérer :

• pensez à préparer le poste ;
• prévenir l'informatique de préparer un ordinateur ;
• trouver un parrain pour le nouvel arrivant ;
• prévenir les salariés en place des nouvelles arrivées ;
• organiser un entretien une semaine après l'intégration, puis 2 mois plus tard puis au moment de la fin de la période d'essai.

Des alertes et des notifications paramétrables

Le logiciel d'onboarding permet de paramétrer des alertes ou notifications pour les équipes RH, les managers, les intervenants internes ou externes. Tout le monde connaît son rôle. Chaque acteur reçoit un rappel. Le responsable RH peut aussi être notifié en cas de retard sur une tâche.

Un modèle d'onboarding standardisé

Vous accueillez de nouveaux arrivants tous les mois ? Avec le logiciel d'onboarding, vous pouvez créer un modèle d'intégration. Celui-ci s'appliquera à toutes les nouvelles recrues. Vous êtes alors assuré de l'homogénéité des informations fournies.

Le logiciel d'onboarding Eurécia facilite l'intégration des nouveaux salariés dans l'entreprise, en suivant cinq étapes essentielles.
 

La préparation de l'arrivée du nouveau collaborateur

En attendant l'arrivée de votre employé, vous avez quelques préparations à effectuer :

• envoyer un mail pour annoncer l'embauche au personnel ;
• demander au service informatique de préparer tout le matériel nécessaire ;
• préparer le poste de travail (bureau, chaise lampe...)
• demander au service informatique de préparer tout le matériel nécessaire ;
• demander au service informatique de préparer tout le matériel nécessaire ;
• organiser une réunion avec le manager.

L'organisation du planning d'intégration

Vous devez par la suite prévoir un véritable planning sur plusieurs jours pour présenter :

• l'entreprise, son activité, son historique ;
• les différents services et les interlocuteurs privilégiés ;
• les valeurs de l'entreprise.

Il est intéressant de faire intervenir différents interlocuteurs internes ou même extérieurs à l'entreprise. L'objectif est de donner toutes les clés au nouvel arrivant pour prendre en main son poste dans les meilleures conditions. Chaque atelier de l'onboarding doit posséder un support pédagogique pouvant être conservé par l'employé.

La réalisation des tâches administratives

C'est le grand jour. Votre employé arrive. Avant de commencer à se former, il doit réaliser plusieurs formalités administratives :

• fournir des justificatifs (carte d'identité, RIB, numéro de sécurité sociale, etc.) ;
• remplir des formulaires pour la mutuelle, la prévoyance ;
• opter ou non pour le télétravaio ;
• choisir une date pour un rendez-vous à la médecine du travail.

La désignation d'un parrain

L'onboarding ne se termine pas avec les différents ateliers ou formations prévues. Les équipes RH ou le manager doivent planifier des entretiens réguliers pour recueillir le ressenti du salarié. Il sera ainsi possible d'identifier les éventuelles difficultés pour les traiter au plus vite. Le nouvel arrivant doit se sentir accompagné sur le long terme.

Implémenter un logiciel d'onboarding présente des avantages non négligeables pour l'entreprise qui en fait la démarche :

• Promouvoir l'image de marque de la société : l'intégration sera la première image de vos nouvelles recrues. C'est le moment de mettre en avant vos valeurs, vos actions pour la qualité de vie au travail. De plus, automatiser vos procédures donne une image moderne, innovante de votre société.
• Réduire les coûts financiers liés au turn-over : le départ d'un salarié dans la première année de son contrat de travail est particulièrement coûteux pour l'entreprise. Vous avez donc tout intérêt à investir dans une procédure d'intégration.
• Améliorer la productivité des salariés : grâce aux logiciels d'intégration, vos employés disposent de toutes les informations nécessaires pour prendre en main leur poste. Ils n'ont pas besoin de les chercher. Ils peuvent se consacrer plus rapidement à leurs missions principales.
• Fidéliser son personnel : en utilisant un logiciel d'onboarding, vous montrez votre intérêt pour le salarié. Vous attendez sa venue, vous avez préparé ses premiers jours, vous le formez. Votre procédure bien huilée aide à réduire l'anxiété d'un nouveau poste.

Les avantages du logiciel d'onboarding pour les équipes RH

Le process d'onboarding est une lourde charge pour les équipes RH. Il demande une organisation sans faille. Le logiciel d'onboarding va constituer une aide précieuse :

• Il fait gagner du temps : toutes les tâches récurrentes peuvent être automatisées.
• Il sécurise les procédure administratives : Promouvoir l'image de marque de la société : l'intégration sera la première image de vos nouvelles recrues. C'est le moment de mettre en avant vos valeurs, vos actions pour la qualité de vie au travail. De plus, automatiser vos procédures donne une image moderne, innovante de votre société.
• Il permet de suivre la procédure de façon fiable : les équipes RH créent une procédure automatisée pour l'onboarding, puis assignent chaque tâche à un intervenant. Elles suivent l'avancement de chaque mission, mais aussi la bonne tenue des plannings. Elles deviennent les chefs d'orchestre de l'onboarding. Le logiciel leur fait gagner du temps pouvant être consacré à des missions stratégiques à fortes valeurs ajoutées.

Les avantages du logiciel d'onboarding pour les salariés

Les salariés disposent de leur accès au logiciel d'onboarding. Ils peuvent y télécharger leurs justificatifs ou compléter les formulaires obligatoires. C'est un vrai gain de temps dans leur prise de poste. Ils décident du meilleur moment pour procéder à ces tâches administratives. S'ils oublient, ils reçoivent un rappel cordial. Dès leur premier jour, ils disposent donc d'une autonomie bienvenue.

Le logiciel leur permet également de retrouver tous les supports de formation en un seul endroit. C'est un gain de temps non négligeable. Ils passent moins de temps pour se familiariser avec l'écosystème ou les habitudes de l'entreprise. Tout est disponible en quelques clics.

Les avantages du logiciel d'onboarding pour les managers

Les managers sont aussi avantagés par le logiciel d'onboarding :

• Ils disposent de plus de temps pour gérer les aspects opérationnels de la nouvelle embauche. Tous les aspects administratifs sont pris en charge par le logiciel d'intégration.
• Les nouvelles recrues sont satisfaites. Ils disposent de garanties plus importantes sur leur volonté de rester dans l'équipe.
• Le nouveau collaborateur a reçu toutes les informations nécessaires pendant son intégration. Ils peuvent donc se consacrer à ses activités rapidement.

Avec Eurécia, nous mettons à disposition plusieurs ressources gratuites pour tous nos clients, tels que les des guides pratiques RH, des vidéos explicatives ainsi que des modèles de documents administratifs :

• des fiches de poste préremplies ;
• une grille d'évaluation d'entretien de recrutement ;
• des visiuels d'offre d'emploi pour les réseaux sociaux ;
• un rapport d'étonnement sur le fonctionnement interne de la société ;
• un livret d'accueil remis au nouveau collaborateurs.

Afin de réussir la mise en place ou l'amélioration de l'onboarding, vous pouvez utiliser une ou plusieurs de nos ressources gratuites, téléchargeables depuis notre site internet. N'hésitez pas à consulter nos outils, imaginés par nos équipes et créés pour aider chaque entreprise à simplifier la gestion quotidienne de ses ressources humaines.

Un logiciel d'onboarding gratuit présente des limites techniques par rapport à une application payante. Les services proposés se révèlent généralement moins nombreux et le logiciel n'est pas aussi performant, ni complet. Retrouvez ci-dessous les principaux points à comparer :

Les logiciels d'onboarding vous permettent de simplifier diverses tâches, comme par exemple la répartition des missions à effectuer. Avec le logiciel Eurécia, il vous suffit de créer une tâche et d'indiquer la personne concernée. Cette dernière recevra un e-mail dans lequel elle trouvera les informations renseignées - telles que la mission à réaliser, des détails concernant cette tâche, l'échéance à respecter, etc.

Le collaborateur, chargé de réaliser cette mission, peut changer le statut de la tâche (à faire, en cours ou terminée). Toutes ces étapes sont réalisées directement sur le logiciel. Ainsi, chaque collaborateur dispose d'un tableau de bord regroupant l'intégralité des tâches qui les concernent. Cela permet de faciliter la répartition des missions, mais aussi d'obtenir un meilleur aperçu global des tâches et de leurs échéances.