La digitalisation RH, ça veut dire quoi ? Numériser ses documents ? Recruter sur Internet ? Proposer le télétravail ? Utiliser des logiciels en ligne ? La thématique peut paraître un peu floue.
Alors que la vie de tous les salariés a été impactée par la digitalisation, les métiers se transforment aussi petit à petit, au rythme des évolutions numériques.
RH, quel est l'impact pour vos métiers ? Les tendances actuelles ? Et les opportunités ? Décryptage en 3 minutes.
Digitalisation RH : définition
La digitalisation RH consiste à utiliser les technologies numériques pour optimiser les processus liés aux ressources humaines d’une organisation.
Grâce à cette approche, les tâches administratives fastidieuses telles que la gestion des dossiers employés, le suivi des congés, la paie, ou bien la gestion des candidatures sont automatisées, permettant ainsi aux professionnels des RH de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le développement des talents, la planification stratégique du recrutement, ou l'analyse des données pour prendre des décisions éclairées.
Nombre de missions des équipes travaillant dans le secteur des Ressources Humaines basculent dans une gestion digitalisée :
- Administration du personnel : dossier du personnel, congés payés, absences, plannings, suivi des temps, notes de frais, paie, etc.
- Recrutement : annonces et réseaux en ligne, marque employeur, e-réputation, marketing RH, etc.
- Gestion des talents : entretiens, formations, suivi des compétences, etc.
- Suivi du bien-être et communication interne
Les tâches administratives les plus chronophages sont automatisées, ce qui permet de gagner du temps. La digitalisation des RH, c’est donc aussi la possibilité de se concentrer sur le sens premier des RH : les ressources humaines.
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Quels sont les enjeux de la digitalisation RH ?
La digitalisation des ressources humaines est aujourd'hui au cœur des préoccupations des entreprises souhaitant rester compétitives. Ses enjeux sont multiples et cruciaux, en voici quelques-uns :
Optimisation des processus RH
La digitalisation permet de structurer les processus RH en automatisant les tâches administratives fastidieuses telles que la gestion des dossiers employés, la paie, et la gestion des congés.
Cette automatisation réduit le risque d’erreurs, accélère les opérations, et libère du temps pour les professionnels des RH, qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de l'expérience collaborateur
La digitalisation offre aux collaborateurs un accès simplifié à leurs informations personnelles, aux avantages sociaux, et aux formations. Cela renforce l'engagement des collaborateurs en leur offrant une expérience plus fluide et personnalisée, ce qui, à son tour, contribue à la rétention des talents.
Prise de décisions éclairées
Les données jouent un rôle central dans la digitalisation RH. En collectant, en analysant et en mettant en évidence des tendances à travers des tableaux de bord RH, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion des ressources humaines, telles que la planification stratégique des effectifs et l'identification des besoins en formation.
Flexibilité et mobilité
La digitalisation RH facilite la gestion de la mobilité et du télétravail avec la possibilité de :
- De suivre et valider les demandes de télétravail, et de respecter les seuils de présence au bureau
- De gérer les congés imposés et chômage partiel (pose, validation, planning)
- De suivre les nombres d'heures d'activité partielle (et éviter des problèmes en cas de contrôle)
- De diffuser par mail les bulletins de salaire
- De suivre le bien-être des collaborateurs, et de s'assurer au quotidien du moral des équipes
Elle permet aux entreprises de mieux répondre aux besoins changeants des travailleurs modernes, favorisant ainsi la flexibilité et l'adaptabilité de l'organisation.
Conformité réglementaire
La digitalisation permet également de mieux gérer la conformité réglementaire en automatisant les processus de reporting et de suivi, ce qui réduit les risques liés aux non-conformités.
Favorise la culture, l’échange et la cohésion d’équipe
Un logiciel de gestion RH va vous permettre de favoriser le bien-être, l’engagement et la motivation de vos collaborateurs ! Comment ? Aujourd’hui, les nouvelles générations de logiciels RH ont intégré des outils qui favorisent les échanges, la communication interne, le bien-être et l’épanouissement professionnel de vos collaborateurs :
- Mesure du bien-être
- Outil de communication interne
- Forum interne
âž¡ï¸ Votre hiérarchie est toujours frileuse quant au projet de digitalisation RH ? On vous donne les clés pour convaincre votre direction de l’importance de digitaliser vos RH.
Les aides disponibles pour digitaliser ses RH
De nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), peuvent hésiter à se lancer dans le processus de digitalisation RH en raison des coûts associés. Heureusement, il existe une variété d'aides et de ressources disponibles pour faciliter cette transition. En voici quelques-unes :
France Num
Via son dispositif nommé Diagnostics Numérique Gratuits, France Num permet d’évaluer la maturité digitale d’une entreprise gratuitement. Ainsi, l’entreprise bénéficie non seulement de cet audit, mais également d’un plan d’action proposé par une CCI ou CMA.
🔠Comment en bénéficier ?
Tout se déroule sur le site de France Num, où vous remplissez un formulaire très simple. Celui-ci vous donnera ensuite accès à toutes les aides disponibles, en fonction de la localisation de l’entreprise, de sa taille, ainsi que du montant d’aide au financement recherché.
La Prestation de Conseil en Ressources Humaines (PCRH)
Votre projet de structuration RH concerne une PME de moins de 250 salariés ? Elle est éligible à l’aide de la Prestation de Conseil en Ressources Humaines.
La Prestation de Conseil en Ressources Humaines est un financement par l’état d’une partie des coûts relatifs au service de conseil fournis par un prestataire RH externe.
Grâce à la PCRH, les entreprises peuvent bénéficier de modalités de financement pouvant aller jusqu’à 50% du coût total de la prestation. Ce montant total pris en charge reste toutefois plafonné à 15 000€, et est délivré en 2 ou 3 fois à l’entreprise.
A noter tout de même, le dispositif de la PCRH donne la priorité aux entreprises de moins de 50 salariés qui ne sont pas dotées d’un service RH en interne. Cette priorité a été renforcé face à la crise sanitaire du Covid-19.
🔠Comment en bénéficier ?
Tout se déroule via la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) à laquelle est liée l’entreprise que vous accompagnez. Une fois la DREETS contactée, l’OPCO (Opérateur de Compétences) vérifiera que vous remplissez bien les conditions du cahier des charges de la PCRH.
Les aides régionales
Certaines régions françaises proposent également des aides pour la mise en place d’outils digitaux qui visent à accroître l’efficacité des entreprises. N’hésitez donc pas à aller vous renseigner auprès de la CCI (Chambre de Commerce et de l’Industrie) ou la CMA (Chambre de Métiers et de l’Artisanats) la plus proche de la PME concernée par votre projet.
Selon votre organisation, vous pouvez être concerné par d’autres types d’aides à la transformation numérique RH. Pour tout savoir, veillez à vous renseigner et à vous rapprocher des organismes compétents.
Le ROI de la digitalisation RH
Digitaliser ses RH, cela veut dire s’équiper d’un outil (un SIRH par exemple) qui va nécessiter un investissement pour l’entreprise. Mais quel est le ROI de la digitalisation ? Quels bénéfices peut-on attendre d’un SIRH ?
En digitalisant les processus RH, comme nous l’avons vu plus haut, le service RH gagne du temps sur les tâches les plus courantes (et le temps, c’est de l’argent). Moins de temps passé sur le traitement et la saisie de données, moins d’erreurs, sans parler des économies de papier grâce à la dématérialisation des documents RH du quotidien. Du temps gagné qui sera consacré à des missions à plus haute valeur ajoutée.
Digitaliser ses RH permet également de réinternaliser des fonctions jusqu’alors externalisée par votre entreprise comme la préparation de la paie par exemple.
Mais la digitalisation RH c’est aussi de nombreux bénéfices cachés. La digitalisation contribue à créer une meilleure expérience collaborateur, à améliorer la qualité de vie au travail et in fine la performance de vos collaborateurs. Les salariés passent moins de temps sur les tâches administratives du quotidien et bénéficient d’un accès facilité à l’information.
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