Tous les mois c’est la même histoire, le service RH ou comptable est sur tous les fronts pour sortir la paie dans les temps !
Et cela passe par la collecte des différentes données liées à la rémunération. Les fameux EVP : les éléments variables de paie qui sont par nature temporaires et font évoluer la rémunération des salariés d’un mois à l’autre (congés, heures supplémentaires, notes de frais, tickets restaurants etc.) Et en cas de nouvelle arrivée, sortie ou changement de poste, la tâche se complique !
Mais comment faire pour réaliser cette mission plus sereinement ? On vous livre quelques pistes pour optimiser ce process dans cet article.
Mais d’abord, revenons sur les enjeux de la collecte des éléments variables de paie
La gestion de ces EVP est un sujet crucial en entreprise et demande une grande vigilance lors de la réalisation des fiches de paie. La préparation de la paie est un sujet complexe soumis à une réglementation qui évolue dans le temps. Une erreur peut entraîner des conséquences négatives pour l’entreprise.
- Insatisfaction des collaborateurs
- Plus de travail pour les services RH ou comptable liés aux correctifs
- Risque pour l’entreprise sur le plan réglementaire en transmettant des informations erronées aux organismes sociaux
- Vision erronée au niveau du service comptabilité qui gère les postes de dépenses de l’entreprise
Mieux gérer la collecte de ces EVP vous permettra donc d’améliorer l’expérience collaborateur (des bulletins de salaire sans erreurs et dans les temps), d’assurer la conformité légale de votre entreprise, et surtout de gagner du temps dans votre quotidien et de passer cette période en toute sérénité !
Préparer la paie avec un Tableau Excel de suivi des EVP
Aujourd’hui vous récupérez les éléments variables de paie de vos collaborateurs par téléphone, email ? Vous devez relancer les manager, saisir, contrôler, corriger la donnée et cela vous prend un temps considérable ?
Une solution pour fluidifier votre process de collecte des EVP : utiliser une fiche navette ou tableau des éléments variables de paie. Ce tableau qui se présente sous format Excel vous permettra de collecter et calculer plus rapidement les heures supplémentaires, primes, indemnités de fin de contrat, congés payés etc.
Je télécharge le tableau de préparation à la paie
Attention cependant, cette fiche navette n’exclue pas le risque d’erreurs lors de la ressaisie (sauf si vous importez directement le document dans votre logiciel de paie). Cette méthode peut aussi entrainer le risque de décentraliser les données et les documents entre les différents services.
La meilleure solution pour collecter ses EVP en toute sérénité … mettre un peu de digital dans ses process.
Préparer la paie avec un logiciel RH ou SIRH
Il existe de nombreux logiciel pour simplifier la collecte des EVP et vous réconcilier avec cette mission. L’avantage du SIRH : toutes les données sont centralisées au même endroit.
Grâce à la dématérialisation des données salariés et processus RH, vos données sont collectées automatiquement dans le logiciel : les congés pris sur la période en cours, le nombre d’heures travaillées, les dépenses professionnelles, les primes etc. Et l’ensemble du processus est fiabilisé grâce à un circuit de validation de ces éléments variables de paie. Vous n’avez pas de ressaisie à faire, ni de fichiers à transmettre ou collecter auprès des différents services.
Vous pouvez exporter vos EVP au format Excel en quelques clics vers votre logiciel de paie ou l’exporter directement si les outils communiquent entre eux. Adieu les ressaisie, les erreurs de paie et vous réduisez le délai entre la date de clôture de la paie et l’émission des bulletins de salaire. Pas mal non ?
Ils ont simplifié leur paie avec Eurécia :
L’export vers la paie est un jeu d’enfant, plus besoin de compter le nombre de titres restaurant à distribuer puisque le logiciel les comptabilise tout seul. Tout est très simple, il n’y a pas de perte d’informations, tout est centralisé au même endroit.
Jean Nicolas Piotrowski – Dirigeant iTrust – Découvrir le témoignage
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